Come iniziare un’email (suggerimenti + modelli)

Con oltre 300 miliardi di e-mail inviate e ricevute ogni giorno, l’e-mail è un mezzo essenziale di comunicazione. Capire come iniziare un’email aziendale in modo professionale – soprattutto quando si sta scrivendo a qualcuno che non si conosce – può essere una sfida per i marketer, i venditori e i rappresentanti del servizio clienti.

Infatti, il modo in cui inizi la tua email può fare la differenza tra il tuo destinatario che potrebbe chiudere subito l’email (e la cancella) o che potrebbe continua a leggerla. Il seguente articolo fornisce alcuni consigli su come iniziare un’email insieme ad alcuni dei più comuni saluti e inizi di email che puoi usare nella tua corrispondenza commerciale. Dalle e-mail di transizione a quelle di networking, avere a disposizione il modello giusto può essere una benedizione. Ci occupiamo anche di modelli finali per le e-mail aziendali.

Cosa includere all’inizio delle tue email

1. Saluto o augurio

Comincia con un saluto appropriato a seconda di quanto devi essere formale. Includi sempre il nome del destinatario (se lo conosci) per rendere il saluto più personale. Infine, ma non meno importante, controlla di aver scritto correttamente il nome del destinatario. Il nostro consiglio professionale? Copia e incolla il loro nome come visto nelle email precedenti, nelle firme email o nei siti web per assicurarti di non fare alcun errore di battitura.

2. Introduzione e motivo della scrittura (se necessario)

Quando scrivi a qualcuno per la prima volta, presentati e includi una frase concisa sull’obiettivo della tua email. Questa frase può determinare se il destinatario leggerà la tua email o la ignorerà, quindi assicurati che il tuo scopo sia chiaro e convincente.

Se hai amici comuni, colleghi o conoscenti, menzionali perché questo può aumentare le tue possibilità di ottenere una risposta. Per esempio, potresti fare un sottile name drop come questo: “Ciao [nome], ho incontrato il nostro comune amico Richard (di [azienda]) durante il fine settimana e mi ha detto che hai bisogno di un nuovo strumento di help desk, dato che il tuo attuale fornitore non è più all’altezza…”

3. Una frase di apertura/augurio (opzionale)

Se non scrivi al destinatario da molto tempo o se hai una relazione casuale con il destinatario, sarebbe appropriato includere una nota veloce e positiva come “Spero che tu stia bene”. Questo può dare il tono giusto per il resto della tua email.

In alternativa, se il destinatario ha condiviso alcuni aggiornamenti su LinkedIn o altri social media, sentitevi liberi di congratularvi con loro per i loro ultimi successi (sia personali che professionali). Potresti dire qualcosa come “Congratulazioni per la tua promozione” o “Congratulazioni, è emozionante vedere [l’azienda del destinatario] acquisire un cliente così importante come [azienda]”.

4. Una riga di ringraziamento (opzionale)

In base al contesto, puoi aggiungere una breve linea di “grazie” alla tua corrispondenza via e-mail. Per esempio, se il tuo prospect/cliente ti ha contattato con una richiesta, “Grazie per aver raggiunto” o “Grazie per aver contattato [Azienda]” è un must. Tuttavia, ogni volta che si inserisce una nota di ringraziamento, è importante renderla personalizzata, in quanto le note di ringraziamento standard (come quelle che trovi sopra) sono un po’ troppo generiche e possono risultare fredde o scontate.

Aggiungendo semplicemente un nome prima della tua linea di ringraziamento, il messaggio suonerà così più caldo e invitante. Ecco un esempio: “Emily, grazie mille per aver contattato [azienda] e per aver sollevato questo problema. Hai assolutamente ragione…”

Esempi e modelli per iniziare un’email

Saluti professionali via e-mail

“Ciao [nome]” è probabilmente il saluto via e-mail più comune e più usato nel mondo degli affari. Questo saluto è generalmente raccomandato per stili di comunicazione semi-formali e informali. Se vuoi essere leggermente più formale, ” Ciao “ può essere sostituito con ” Buongiorno “.

“Caro [nome]” è anche appropriato sia per comunicazioni formali che informali. Per tua comodità, abbiamo preparato un’intera lista di altri saluti generici che puoi scegliere quando inizi la tua email professionale. Controllali:

Frasi generali di apertura delle e-mail

Dopo il saluto, puoi includere una breve frase di apertura per dare il via alla tua email. Tuttavia, è meglio evitare frasi come queste se stai scrivendo un’email formale o se stai scrivendo un’email a freddo ad un potenziale cliente, in quanto possono risultare troppo amichevoli. Dovresti anche fare attenzione al tono che usi, ad esempio, in una lettera di scuse di un’azienda. Ecco alcuni degli esempi più comuni di apertura delle e-mail:

Frasi di apertura delle email di follow up

Se non sei sicuro di cosa scrivere all’inizio della tua email di follow-up, considera di includere una delle seguenti frasi di apertura dell’email che possono rompere il ghiaccio:

Frasi di apertura delle email di risposta

Quando si risponde a un cliente o a un potenziale cliente, una breve linea di “Grazie” è appropriata in molti casi. Se non sei sicuro di come incorporare un “Grazie” o hai bisogno di più ispirazione, guarda alcune delle nostre alternative:

Come iniziare una vendita a freddo con le e-mail

Quando si scrive un’email a freddo ad un potenziale cliente, il primo paragrafo determina se il tuo potenziale cliente troverà il tuo messaggio degno di essere letto, quindi è importante impressionarlo e distinguersi. Ecco alcuni esempi di ciò che puoi includere nel tuo paragrafo introduttivo:

Se vuoi saperne di più, controlla i modelli di email di vendita a freddo.

Come iniziare un’email di follow up delle vendite

Seguire un potenziale cliente, specialmente se non ha risposto al tuo messaggio precedente, può essere difficile. Se questo è il caso, provate una di queste efficaci frasi di apertura per un’e-mail – potrebbero essere utili!

Se vuoi saperne di più, controlla i modelli di email di follow-up per le vendite.

Come iniziare un’email di benvenuto al cliente dopo l’acquisto

Ogni volta che qualcuno compra il tuo prodotto o si iscrive al tuo servizio, dovresti ringraziarlo, o dargli il benvenuto nella ‘famiglia’ per assicurarti che la tua relazione sia partita alla grande. Il modo migliore per farlo è scrivere un’email di benvenuto che includa una nota di ringraziamento, una breve introduzione e qualsiasi informazione utile.

Sentiti libero di controllare altri modelli di email post-acquisto e i modelli per le email di benvenuto.

Come iniziare un’e-mail per il servizio clienti

Quasi tutte le e-mail del servizio clienti dovrebbero iniziare con una nota di “Grazie“, sia che si tratti di rispondere a una semplice richiesta del servizio clienti o che si tratti di rispondere a un reclamo del cliente. Ecco come può essere:

Se vuoi saperne di più, controlla i modelli del servizio clienti.

Come iniziare un’email di scuse al cliente

Quando rispondi a clienti arrabbiati o scontenti, assicurati di mostrare empatia e di inviare un’e-mail di scuse a nome della tua azienda. Ecco come fare:

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Guarda come si scrivono le Email In Inglese – Formali, Semi-Formali o Informali

Topics

• Differenze tra email formali, semi-formali e informali
• Esempi di email formali, semi-formali e informali
• L'importanza della cultura aziendale e culturale nella scelta dello stile di email

Video summary

In this video, the speaker explains the differences between formal, semi-formal, and informal emails in business settings. He provides examples of each type of email and discusses when to use each one. The speaker also emphasizes the importance of considering company culture and the culture of the countries you work with when deciding on an email style. Finally, he provides additional examples of typical phrases used in each type of email.

hi everybody and welcome back to english
for professionals i'm derek and i'm here
with another short lesson for you busy
people in this business english emails
lesson i'm going to show you the
differences between formal
semi-formal and informal emails
[Music]
before we get started if you need
english for work and you're interested
in short lessons to help you with your
business english then subscribe to my
channel now hit the red button and don't
forget to click on the little bell that
way you'll be notified every time i
upload a new lesson and now
let's get started
we're going to do three things in this
lesson
first of all we'll talk about the
different kinds of people we write
emails to and we'll categorize them into
formal semi-formal and informal after
that i'll show you example emails in
each style and at the end of the lesson
i'll show you lots of extra example
phrases in each style
let's start with formal emails we
usually use a formal style when we write
to new customers suppliers and business
partners and also to people who are in
higher positions managers bosses and
directors
we usually use a semi-formal style with
colleagues we know but not very well and
also with existing customers suppliers
and business partners
we use an informal style when we write
to friends and family and also to
colleagues or business partners we know
very well and work with on a regular
basis
the most common style to use in business
is the semi-formal style but of course
there are exceptions
for example it's quite possible that we
could use an informal style to write to
a customer or a supplier but only if we
know that person very well and if we
have a good and long relationship with
them and one more thing the style you
use also depends on the culture in your
company as well as the business culture
in the countries you work within so you
need to be aware of those factors
and now it's time to look at some
examples we'll start with the formal
style and the email we're going to look
at is a follow-up email after a formal
business meeting with a potential new
business partner
we start with a formal greeting dear
miss amir
first of all i would like to thank you
for the productive meeting on monday it
was lovely to meet you and learn more
about your business here we have formal
phrases like i would like to and it was
lovely to meet you
as discussed in the meeting i am sending
you the additional information about
that you requested i have attached a
document with all of the details and
here we have more examples of very
formal phrases as discussed in the
meeting
that you requested and so on if you
require any further information please
do not hesitate to contact me again a
typical formal style
i look forward to our next meeting on
january 10th
best regards derek callum
i look forward to and best regards our
typical phrases we use to close a formal
email
so there we have the formal style now
let's compare that one to a semi-formal
version of the same kind of email
in this case it's a follow-up email
after a less formal meeting with a
potential new business partner and as
you'll see in a moment we're already
using first names
dear nidra first of all i just wanted to
say thanks for the productive meeting on
monday it was great to meet you and find
out more about your business so here you
can already see a big difference first
of all first names so imagine that first
meeting was less formal and by the end
of the meeting we were using first names
also in that first line we don't have
the i would like to we have i just
wanted to say
and also rather than saying it was
lovely to meet you and learn more about
your business we have the less formal it
was great to meet you and find out more
about your business
i've attached a document with the extra
information about
that you asked for here we see more
examples of a less formal style instead
of i have attached we use the short form
i've attached we don't use words like
additional information or that you
requested we use less formal style extra
information
that you asked for
and now let's look at the last part of
the email please let me know if you need
any more information looking forward to
our next meeting on january 10th regards
derek so again much less formal
please let me know instead of the very
formal please do not hesitate to contact
me if you need any more information
instead of if you require any further
information and also in the closing part
looking forward to instead of i look
forward to
and then we have regards which is
slightly less formal than best regards
so there we can see the differences
between the very formal and the
semi-formal
and as i said before the semi-formal is
the one we use most often in business
correspondence but of course as i said
earlier it always depends on who you're
writing to company culture the business
culture those are things you need to be
aware of
now let's take a look at the comparison
between the semi-formal and the informal
style
this time we have another follow-up
email but it's after a very informal
meeting with a colleague you know very
well
hi tom just a quick mail to say thanks
for the meeting on monday and to send on
that extra info you asked for
see attachment
the first difference we can see here is
in the greeting hi tom hi is less formal
than
deer and then also in the start of that
first sentence just a quick mail to say
this is a typical way to start an
informal email
when you're giving someone information
and then we also have phrases like to
send on that extra info very informal
let's continue if you need anything else
just get in touch so again very formal
expression here just get in touch
see you at the next meeting cheers derek
so typical way to end an informal email
see you at the next meeting
cheers cheers can mean goodbye it can
also mean thank you this is just one
possibility if you want to see more ways
to end an informal email check out my
other lesson
17 ways to end an email
now it's time for the last part of the
lesson where i show you more examples of
typical email phrases for formal
semi-formal and informal emails
let's start with friendly openings it's
often a good idea to use one of these
after you're greeting and before you say
why you are writing
i hope everything is going well
semi-formal
i hope all's well
and in the informal version
hope all's well or nothing we don't
always need to include a friendly
opening especially to people who we are
writing to on a daily basis or who we
write to
very often
and now an example for saying why you
are writing
i am writing to update you on
semi-formal i just wanted to update you
on
and in the informal version
just wanted to keep you in the loop on
keep you in the loop is a very informal
phrase which means to keep somebody
informed about the latest information
about something
requests
formal style
would it be possible too
semi-formal
is there any chance you can
and the informal can you
making arrangements
i was wondering if you would be
available for a meeting next
semi-formal would you be available for a
meeting next
and informal
can we meet next
confirming arrangements i would like to
confirm our meeting
just want to confirm our meeting
i'll be there
giving information i am afraid i will
not be able to
i'm afraid i won't be able to
and sorry but i won't make it to
and one more example closing line
referring to next contact
i look forward to hearing from you soon
looking forward to hearing from you soon
and
talk to you soon
so that brings us to the end of another
short lesson i hope you liked it and i
hope you found it helpful don't forget
to check out all of my other email
lessons here on youtube
i'll leave a link in the description if
you did like the lesson hit the like
button and share with your friends and
colleagues subscribe to my channel if
you haven't done that and don't forget
to join my email list every two weeks i
send out my free vocabulary email with
additional business english words in the
news and everyday english for you to
learn the link is also in the
description below thanks a lot for
watching and talk to you soon

Riassunto

L’inizio della tua email aziendale (il saluto, la linea di apertura e la prima frase) è la prima cosa che il destinatario vede quando apre la tua email. Iniziando la tua email in modo professionale, è più probabile che tu crei un’impressione positiva su di loro. Il saluto che usi e le prime frasi che scegli per l’inizio delle tue email professionali dipenderanno dal tuo pubblico e dal contesto della tua comunicazione. Usa i saluti e le frasi di apertura che trovi sopra come suggerimenti ogni volta che non sei sicuro di come iniziare la tua prossima e-mail a un cliente o una prospettiva fredda.

Ricordati di ricontrollare le tue email per qualsiasi errore ortografico o grammaticale, e assicurati di scrivere sempre correttamente il nome del destinatario. Il nostro ultimo consiglio è di essere conciso e cordiali, perché nessuno vuole leggere delle email lunghe e sgarbate. Arriva velocemente al punto usando il giusto tono di voce, e sei a cavallo.

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