Come iniziare un’email (suggerimenti + modelli)

Con oltre 300 miliardi di e-mail inviate e ricevute ogni giorno, l’e-mail è un mezzo essenziale di comunicazione. Capire come iniziare un’email aziendale in modo professionale – soprattutto quando si sta scrivendo a qualcuno che non si conosce – può essere una sfida per i marketer, i venditori e i rappresentanti del servizio clienti.

Infatti, il modo in cui inizi la tua email può fare la differenza tra il tuo destinatario che potrebbe chiudere subito l’email (e la cancella) o che potrebbe continua a leggerla. Il seguente articolo fornisce alcuni consigli su come iniziare un’email insieme ad alcuni dei più comuni saluti e inizi di email che puoi usare nella tua corrispondenza commerciale. Dalle e-mail di transizione a quelle di networking, avere a disposizione il modello giusto può essere una benedizione. Ci occupiamo anche di modelli finali per le e-mail aziendali.

Cosa includere all’inizio delle tue email

1. Saluto o augurio

Comincia con un saluto appropriato a seconda di quanto devi essere formale. Includi sempre il nome del destinatario (se lo conosci) per rendere il saluto più personale. Infine, ma non meno importante, controlla di aver scritto correttamente il nome del destinatario. Il nostro consiglio professionale? Copia e incolla il loro nome come visto nelle email precedenti, nelle firme email o nei siti web per assicurarti di non fare alcun errore di battitura.

2. Introduzione e motivo della scrittura (se necessario)

Quando scrivi a qualcuno per la prima volta, presentati e includi una frase concisa sull’obiettivo della tua email. Questa frase può determinare se il destinatario leggerà la tua email o la ignorerà, quindi assicurati che il tuo scopo sia chiaro e convincente.

Se hai amici comuni, colleghi o conoscenti, menzionali perché questo può aumentare le tue possibilità di ottenere una risposta. Per esempio, potresti fare un sottile name drop come questo: “Ciao [nome], ho incontrato il nostro comune amico Richard (di [azienda]) durante il fine settimana e mi ha detto che hai bisogno di un nuovo strumento di help desk, dato che il tuo attuale fornitore non è più all’altezza…”

3. Una frase di apertura/augurio (opzionale)

Se non scrivi al destinatario da molto tempo o se hai una relazione casuale con il destinatario, sarebbe appropriato includere una nota veloce e positiva come “Spero che tu stia bene”. Questo può dare il tono giusto per il resto della tua email.

In alternativa, se il destinatario ha condiviso alcuni aggiornamenti su LinkedIn o altri social media, sentitevi liberi di congratularvi con loro per i loro ultimi successi (sia personali che professionali). Potresti dire qualcosa come “Congratulazioni per la tua promozione” o “Congratulazioni, è emozionante vedere [l’azienda del destinatario] acquisire un cliente così importante come [azienda]”.

4. Una riga di ringraziamento (opzionale)

In base al contesto, puoi aggiungere una breve linea di “grazie” alla tua corrispondenza via e-mail. Per esempio, se il tuo prospect/cliente ti ha contattato con una richiesta, “Grazie per aver raggiunto” o “Grazie per aver contattato [Azienda]” è un must. Tuttavia, ogni volta che si inserisce una nota di ringraziamento, è importante renderla personalizzata, in quanto le note di ringraziamento standard (come quelle che trovi sopra) sono un po’ troppo generiche e possono risultare fredde o scontate.

Aggiungendo semplicemente un nome prima della tua linea di ringraziamento, il messaggio suonerà così più caldo e invitante. Ecco un esempio: “Emily, grazie mille per aver contattato [azienda] e per aver sollevato questo problema. Hai assolutamente ragione…”

Esempi e modelli per iniziare un’email

Saluti professionali via e-mail

“Ciao [nome]” è probabilmente il saluto via e-mail più comune e più usato nel mondo degli affari. Questo saluto è generalmente raccomandato per stili di comunicazione semi-formali e informali. Se vuoi essere leggermente più formale, ” Ciao “ può essere sostituito con ” Buongiorno “.

“Caro [nome]” è anche appropriato sia per comunicazioni formali che informali. Per tua comodità, abbiamo preparato un’intera lista di altri saluti generici che puoi scegliere quando inizi la tua email professionale. Controllali:

Frasi generali di apertura delle e-mail

Dopo il saluto, puoi includere una breve frase di apertura per dare il via alla tua email. Tuttavia, è meglio evitare frasi come queste se stai scrivendo un’email formale o se stai scrivendo un’email a freddo ad un potenziale cliente, in quanto possono risultare troppo amichevoli. Dovresti anche fare attenzione al tono che usi, ad esempio, in una lettera di scuse di un’azienda. Ecco alcuni degli esempi più comuni di apertura delle e-mail:

Frasi di apertura delle email di follow up

Se non sei sicuro di cosa scrivere all’inizio della tua email di follow-up, considera di includere una delle seguenti frasi di apertura dell’email che possono rompere il ghiaccio:

Frasi di apertura delle email di risposta

Quando si risponde a un cliente o a un potenziale cliente, una breve linea di “Grazie” è appropriata in molti casi. Se non sei sicuro di come incorporare un “Grazie” o hai bisogno di più ispirazione, guarda alcune delle nostre alternative:

Come iniziare una vendita a freddo con le e-mail

Quando si scrive un’email a freddo ad un potenziale cliente, il primo paragrafo determina se il tuo potenziale cliente troverà il tuo messaggio degno di essere letto, quindi è importante impressionarlo e distinguersi. Ecco alcuni esempi di ciò che puoi includere nel tuo paragrafo introduttivo:

Se vuoi saperne di più, controlla i modelli di email di vendita a freddo.

Come iniziare un’email di follow up delle vendite

Seguire un potenziale cliente, specialmente se non ha risposto al tuo messaggio precedente, può essere difficile. Se questo è il caso, provate una di queste efficaci frasi di apertura per un’e-mail – potrebbero essere utili!

Se vuoi saperne di più, controlla i modelli di email di follow-up per le vendite.

Come iniziare un’email di benvenuto al cliente dopo l’acquisto

Ogni volta che qualcuno compra il tuo prodotto o si iscrive al tuo servizio, dovresti ringraziarlo, o dargli il benvenuto nella ‘famiglia’ per assicurarti che la tua relazione sia partita alla grande. Il modo migliore per farlo è scrivere un’email di benvenuto che includa una nota di ringraziamento, una breve introduzione e qualsiasi informazione utile.

Sentiti libero di controllare altri modelli di email post-acquisto e i modelli per le email di benvenuto.

Come iniziare un’e-mail per il servizio clienti

Quasi tutte le e-mail del servizio clienti dovrebbero iniziare con una nota di “Grazie“, sia che si tratti di rispondere a una semplice richiesta del servizio clienti o che si tratti di rispondere a un reclamo del cliente. Ecco come può essere:

Se vuoi saperne di più, controlla i modelli del servizio clienti.

Come iniziare un’email di scuse al cliente

Quando rispondi a clienti arrabbiati o scontenti, assicurati di mostrare empatia e di inviare un’e-mail di scuse a nome della tua azienda. Ecco come fare:

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Riassunto

L’inizio della tua email aziendale (il saluto, la linea di apertura e la prima frase) è la prima cosa che il destinatario vede quando apre la tua email. Iniziando la tua email in modo professionale, è più probabile che tu crei un’impressione positiva su di loro. Il saluto che usi e le prime frasi che scegli per l’inizio delle tue email professionali dipenderanno dal tuo pubblico e dal contesto della tua comunicazione. Usa i saluti e le frasi di apertura che trovi sopra come suggerimenti ogni volta che non sei sicuro di come iniziare la tua prossima e-mail a un cliente o una prospettiva fredda.

Ricordati di ricontrollare le tue email per qualsiasi errore ortografico o grammaticale, e assicurati di scrivere sempre correttamente il nome del destinatario. Il nostro ultimo consiglio è di essere conciso e cordiali, perché nessuno vuole leggere delle email lunghe e sgarbate. Arriva velocemente al punto usando il giusto tono di voce, e sei a cavallo.