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Come iniziare un’email (suggerimenti + modelli)

Con oltre 300 miliardi di e-mail inviate e ricevute ogni giorno, l’e-mail è un mezzo essenziale di comunicazione. Capire come iniziare un’email aziendale in modo professionale – soprattutto quando si sta scrivendo a qualcuno che non si conosce – può essere una sfida per i marketer, i venditori e i rappresentanti del servizio clienti.

Infatti, il modo in cui inizi la tua email può fare la differenza tra il tuo destinatario che potrebbe chiudere subito l’email (e la cancella) o che potrebbe continua a leggerla. Il seguente articolo fornisce alcuni consigli su come iniziare un’email insieme ad alcuni dei più comuni saluti e inizi di email che puoi usare nella tua corrispondenza commerciale.

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Cosa includere all’inizio delle tue email

1. Saluto o augurio

Comincia con un saluto appropriato a seconda di quanto devi essere formale. Includi sempre il nome del destinatario (se lo conosci) per rendere il saluto più personale. Infine, ma non meno importante, controlla di aver scritto correttamente il nome del destinatario. Il nostro consiglio professionale? Copia e incolla il loro nome come visto nelle email precedenti, nelle firme email o nei siti web per assicurarti di non fare alcun errore di battitura.

2. Introduzione e motivo della scrittura (se necessario)

Quando scrivi a qualcuno per la prima volta, presentati e includi una frase concisa sull’obiettivo della tua email. Questa frase può determinare se il destinatario leggerà la tua email o la ignorerà, quindi assicurati che il tuo scopo sia chiaro e convincente.

Se avete amici comuni, colleghi o conoscenti, menzionateli perché questo può aumentare le vostre possibilità di ottenere una risposta. Per esempio, potresti fare un sottile name drop come questo: “Ciao [nome], ho incontrato il nostro comune amico Richard (di [azienda]) durante il fine settimana e mi ha detto che avete bisogno di un nuovo strumento di help desk, dato che il vostro attuale fornitore non è più all’altezza…”

3. Una frase di apertura/augurio (opzionale)

Se non scrivi al destinatario da molto tempo o se hai una relazione casuale con il destinatario, sarebbe appropriato includere una nota veloce e positiva come “Spero che tu stia bene”. Questo può dare il tono giusto per il resto della tua email.

In alternativa, se il destinatario ha condiviso alcuni aggiornamenti su LinkedIn o altri social media, sentitevi liberi di congratularvi con loro per i loro ultimi successi (sia personali che professionali). Potresti dire qualcosa come “Congratulazioni per la tua promozione” o “Congratulazioni, è emozionante vedere [l’azienda del destinatario] acquisire un cliente così importante come [azienda]”.

4. Una riga di ringraziamento (opzionale)

In base al contesto, potete aggiungere una breve linea di “grazie” alla vostra corrispondenza via e-mail. Per esempio, se il vostro prospect/cliente vi ha contattato con una richiesta, “Grazie per aver raggiunto” o “Grazie per aver contattato [Azienda]” è un must. Tuttavia, ogni volta che si inserisce una nota di ringraziamento, è importante renderla personalizzata, in quanto le note di ringraziamento standard (come quelle che trovi sopra) sono un po’ troppo generiche e possono risultare fredde o stantie.

Aggiungendo semplicemente un nome prima della tua linea di ringraziamento, il messaggio suonerà così più caldo e invitante. Ecco un esempio: “Emily, grazie mille per aver contattato [azienda] e per aver sollevato questo problema. Hai assolutamente ragione…”

nota-ringraziamento-LiveAgent

Esempi e modelli per iniziare un’email

Saluti professionali via e-mail

“Ciao [nome]” è probabilmente il saluto via e-mail più comune e più usato nel mondo degli affari. Questo saluto è generalmente raccomandato per stili di comunicazione semi-formali e informali. Se vuoi essere leggermente più formale, ” Ciao “ può essere sostituito con ” Buongiorno “.

“Caro [nome]” è anche appropriato sia per comunicazioni formali che informali. Per tua comodità, abbiamo preparato un’intera lista di altri saluti generici che puoi scegliere quando inizi la tua email professionale. Controllali:


Quando si scrive a uno o due destinatari:

Caro [nome], Cari [nome] e [nome], Salve[nome], Ciao [nome], [Nome], Ehi [nome],


Quando si scrive a tre o più destinatari:

Ciao a tutti, [Nome del gruppo o della squadra], Ciao squadra, Ciao a tutti, Salve a tutti, Buongiorno, Buon pomeriggio, Buonasera,


Quando non siete sicuri del nome del destinatario:

Caro signore, Cara signora, Ciao, Salve, Buongiorno, Caro responsabile delle assunzioni, Cara squadra di reclutamento,


Frasi generali di apertura delle e-mail

Dopo il saluto, puoi includere una breve frase di apertura per dare il via alla tua email. Tuttavia, è meglio evitare frasi come queste se stai scrivendo un’email formale o se stai scrivendo un’email a freddo ad un potenziale cliente, in quanto possono risultare troppo amichevoli. Qui ci sono alcuni degli esempi più comuni di apertura delle email:


Hope this email finds you well.
I trust you are doing well.
How’s it going at [Company name]?
It’s great to hear from you.
I’m pleased to hear that…
I hope you enjoyed your weekend.
Hope you’re enjoying your holiday.
I hope you had a great trip.
I hope you’re doing well.
Hope you’re feeling great!
I hope you’re having a great week.
I hope you’re having a wonderful day.
I hope you enjoyed the event.
I hope you enjoyed your vacation.
I’m reaching out about…
I’m wanted to ask about…
I just wanted to send you a brief note about …
Congratulations on [recent accomplishment].
How did [recent project/ event] turn out?
I loved your recent [article/social media post].

apertura di un'e-mail

Frasi di apertura delle email di follow up

Se non sei sicuro di cosa scrivere all’inizio della tua email di follow-up, considera di includere una delle seguenti frasi di apertura dell’email che possono rompere il ghiaccio:


As we discussed in our phone call …
As we discussed at our meeting …
As promised, here’s …
I’m checking in on …
Just checking in to make sure that …
Following up on our meeting …
I am writing to follow up on…
I’m getting back to you about…
This is just a quick note to…
This is just a quick reminder…
I wanted to let you know that…
Can you please give me an update on …
I’m writing to remind you about…
It was great to meet you at [event].
It was great talking to you last week.
I’m glad we had a chance to chat at the [event].
It was a pleasure to meet you yesterday.

Frasi di apertura delle email di risposta

Quando si risponde a un cliente o a un potenziale cliente, una breve linea di “Grazie” è appropriata in molti casi. Se non sei sicuro di come incorporare un “Grazie” o hai bisogno di più ispirazione, guarda alcune delle nostre alternative:


Thanks for getting in touch.
Thank you for your message.
Thank you for letting me know.
Thank you for the update.
Thank you for the heads up.
Thanks for keeping me in the loop.
Thanks for the quick response.
Thank you for taking the time to [write to us/give us your feedback].
Thank you so much for getting back to me.
Thanks for getting back to me so quickly.
Thanks for your feedback on …
I’m sorry it took me so long to get back to you.
I apologize for the late response.
I’m sorry it’s been so long since my last email.
Sorry for my late reply.
Could you please clarify [something]?
Could you explain what you mean by [something]?
Could you give us some more details on…?

Come iniziare una vendita a freddo con le e-mail

Quando si scrive un’email a freddo ad un potenziale cliente, il primo paragrafo determina se il tuo potenziale cliente troverà il tuo messaggio degno di essere letto, quindi è importante impressionarlo e distinguersi. Ecco alcuni esempi di ciò che puoi includere nel tuo paragrafo introduttivo:

“My name is [Name], and I am the marketing director for [Company]. [Mutual connection] recommended that I get in touch with you regarding …”

“My name is [Name], and I’ll keep this quick. I’m the founder of a software tool that helps businesses like yours achieve [specific goals] through [product benefits].”

“My name is [Name] and we work with companies like [Company 1], [Company 2], and [Company 3] to improve their [sales/ marketing efforts/ customer service, etc.].”

“[Name] from [Company] here. I saw you recently [visited our website/ downloaded a whitepaper, etc.]. I’ve worked with similar companies in [field/ industry] and I thought I’d reach out.”

“My name is [Name] and I’m with [Company]. We have recently launched a new solution that [what your solution does]. Based on your online profile [profile link], it appears that you might be the right person to talk about [problem solved by your product].”

Se vuoi saperne di più, controlla i modelli di email di vendita a freddo.

Come iniziare un’email di follow up delle vendite

Seguire un potenziale cliente, specialmente se non ha risposto al tuo messaggio precedente, può essere difficile. Se questo è il caso, provate una di queste efficaci frasi di apertura per un’e-mail – potrebbero essere utili!

“I trust that you have had an opportunity to read my previous email and look at our website, so I figured it’d be worth checking in with you again.”

“I sent you an email a while ago about [Company] and how I think we could be a great fit for you and [Company]. Did you know that our clients report [a **% increase] in [sales] when they use our [software/ platform/ tool]?”

“I hope I’m not overstepping, but I see that you have read my previous email and visited our site (the wonders of modern technology). I think this will be a good time for us to take the conversation further. What do you think? Are you available for a quick call on [date and time]?”

“I know how busy you must be managing your team and helping them increase [job function]. I sent you some information about [Product] a while ago and I thought this might be a good time to give you a practical demonstration.”

“I’m writing to follow up on my email as I didn’t hear back from anyone on the team. As I stated in my previous message, I believe [Product] can greatly improve how you do [what your product helps with].”

Se vuoi saperne di più, controlla i modelli di email di follow-up per le vendite.

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Come iniziare un’email di benvenuto al cliente dopo l’acquisto

Ogni volta che qualcuno compra il tuo prodotto o si iscrive al tuo servizio, dovresti ringraziarlo, o dargli il benvenuto nella ‘famiglia’ per assicurarti che la tua relazione sia partita alla grande. Il modo migliore per farlo è scrivere un’email di benvenuto che includa una nota di ringraziamento, una breve introduzione e qualsiasi informazione utile.

“Thank you for your recent purchase with us! I hope you’re enjoying your [product/ service].”

“Welcome to [Company]! We’re feeling pretty lucky that you chose us, and I just wanted to say thank you on behalf of our whole company.”

“I’m [Name], the founder of [Company] and I’d like to personally thank you for signing up for our service.”

“Welcome to [Product/ Company]. We’re thrilled to see you here! I’ll be your guide during this onboarding period, and my goal is to ensure you have a positive experience and get the most out of our [product/service].”

“Welcome to [Brand]! We’re excited to have you on board and we can’t wait for you to start using [product/ service] and seeing results.”

Sentiti libero di controllare altri modelli di email post-acquisto e i modelli per le email di benvenuto.

Come iniziare un’e-mail per il servizio clienti

Quasi tutte le e-mail del servizio clienti dovrebbero iniziare con una nota di “Grazie”, sia che si tratti di rispondere a una semplice richiesta del servizio clienti o che si tratti di rispondere a un reclamo del cliente. Ecco come può essere:


“Thanks for reaching out! I’d be more than happy to help you.”

“Thank you for contacting [Company]. My name is [Name] and it would be my pleasure to assist you with …”

“Thank you for writing to us today. I’d be happy to answer those questions for you …”

“Thank you for your inquiry about […]. I’m really sorry to hear that you can’t […] I’m escalating your issue so that someone can take a closer look at what’s going on right away.…”

“Thank you for writing in. This message is to confirm that we’ve received your request, and will be in touch within ** hours with a complete response.”

Se vuoi saperne di più, controlla i modelli del servizio clienti.

Come iniziare un’email di scuse al cliente

Quando rispondi a dei clienti arrabbiati o scontenti, assicurati di mostrare empatia e di porgere delle scuse a nome della tua azienda. Ecco come potete farlo:  


“Thanks so much for reaching out about order #[number]. I’m so sorry the product hasn’t worked out for you.”

“I’m so sorry that you had a negative experience with [product/ service/ company department]. I’ve looked into the issue, and it seems that [briefly explain the reason for their bad experience].”

“I am so sorry to hear that you have had such a poor experience with us. Although we strive for 100% customer satisfaction, it’s clear we’ve fallen short in this instance – and that’s unacceptable.”

“I am so sorry to hear that [a brief summary of their bad experience]. That should have never happened, and I completely understand how frustrating this must be for you.”

“Thank you for providing us this feedback. I realize how frustrating it must be to [details of the issue]. We obviously failed this time, and for that, we are very sorry.”

esempio di e-mail di scuse
Peter Komornik

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Peter Komornik, CEO
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Riassunto

L’inizio della tua email aziendale (il saluto, la linea di apertura e la prima frase) è la prima cosa che il destinatario vede quando apre la tua email. Iniziando la tua email in modo professionale, è più probabile che tu crei un’impressione positiva su di loro. Il saluto che usi e le prime frasi che scegli per l’inizio delle tue email professionali dipenderanno dal tuo pubblico e dal contesto della tua comunicazione. Usa i saluti e le frasi di apertura che trovi sopra come suggerimenti ogni volta che non sei sicuro di come iniziare la tua prossima e-mail a un cliente o una prospettiva fredda.

Ricordati di ricontrollare le tue email per qualsiasi errore ortografico o grammaticale, e assicurati di scrivere sempre correttamente il nome del destinatario. Il nostro ultimo consiglio è di essere conciso e cordiali, perché nessuno vuole leggere delle email lunghe e sgarbate. Arriva velocemente al punto usando il giusto tono di voce, e sei a cavallo.

Domande frequenti

Perché è importante come iniziate le vostre e-mail?

Iniziando la vostra e-mail in modo professionale, è più probabile che creiate una prima impressione positiva sul destinatario. Quando si scrive a qualcuno per la prima volta, la prima impressione è fondamentale perché può incoraggiare il pubblico non solo a leggere il messaggio, ma anche a rispondere.

Quali saluti via e-mail dovrei evitare?

“Ciao [Nickname]” e “Ehi [Nome]!” sono troppo informali e dovrebbero essere usati solo se vi siete scambiati email prima e avete un buon rapporto con il destinatario. D’altra parte, “A chi di dovere” e “Gentile signore o signora” sono considerati troppo formali e un po’ datati, quindi dovrebbero essere usati solo nelle comunicazioni ufficiali o quando non si conoscono i nomi esatti delle persone a cui si sta scrivendo”.

Dovresti iniziare un’email in modo formale o informale?

Iniziare un’email in modo informale e personalizzato è generalmente più coinvolgente, tuttavia, scrivere in uno stile troppo informale e rilassato può effettivamente scoraggiare il tuo pubblico. Se non sei sicuro di quale tono adottare, la tua scommessa più sicura è quella di essere un po’ più formale piuttosto che troppo disinvolto e amichevole. Se necessario puoi sempre aggiustare il tuo tono in base alla risposta che riceverai dal tuo destinatario.

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