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Recensione della base di conoscenza di Jira Service Management

Jira Service Management è un software completo per la gestione dei progetti e può essere utilizzato come software di base di conoscenza. Offre grande versatilità e flessibilità, oltre a un moderno editor di articoli che rende la scrittura incredibilmente facile, soprattutto grazie a un comando unico che offre funzionalità aggiuntive. Jira Service Management è gratuito, ma può anche diventare piuttosto costoso con alcuni piani a pagamento. Per saperne di più sulla base di conoscenza di Jira Service Management, leggi la recensione completa qui sotto.

Come iniziare con Jira Service Management

Jira Service Management è un software completo che può aiutarti nella gestione dei progetti aziendali. Puoi creare dei progetti separati per i vari reparti e gestire le finanze, il marketing, le vendite, il servizio clienti e molto altro ancora. Ogni reparto dispone di una base di conoscenza indipendente, che facilita l’accesso a tutte le informazioni pertinenti in qualsiasi momento.

La versione di base di Jira Service Management offre un set di funzionalità limitato (ma comunque abbastanza ricco) ed è gratuita, il che significa che puoi iniziare ad utilizzarla senza pagare nulla. Non potrebbe essere più facile: basta andare sul sito web di Jira Service Management e compilare il modulo di registrazione. In pochi minuti potrai accedere al tuo account e iniziare a navigare. Tuttavia, per prima cosa devi scegliere il modello di progetto che vuoi usare e aggiungere i dettagli del progetto al modello. Questo è molto utile per aiutarti a scegliere gli strumenti giusti per il lavoro, senza dover sfogliare l’app store. La base di conoscenza fa parte di ogni progetto, quindi sarà disponibile indipendentemente dal modello scelto.

Panoramica dei progetti di Jira Service Management

Una volta terminato il modello di progetto, ti verrà presentata la dashboard di Jira Service Management. L’aspetto è molto bello ed è possibile seguire un breve tutorial introduttivo che spiega il funzionamento dell’interfaccia. L’interfaccia è abbastanza moderna e fa del suo meglio per garantire la semplicità e la facilità di navigazione. Questo può cambiare quando si aggiungono altri progetti, ma l’interfaccia principale dovrebbe rimanere il più pulita possibile. Una volta terminato, è possibile vedere i progetti nella dashboard.

Jira Service Management - Inizia a lavorare

Facendo clic su di essa, puoi vedere l’intera dashboard del progetto e un’interfaccia vuota che fornisce informazioni sui dettagli del progetto. Sono visibili due menu: il menu superiore è per la navigazione generale di Jira Service Management, mentre il secondo sul lato sinistro è un menu per il singolo progetto aperto. L’opzione della base di conoscenza si trova proprio qui. Ogni progetto separato ha una base di conoscenza in questo menu, in modo da non confondersi ogni volta che si passa da un progetto all’altro.

Jira Service Management - panoramica delle code nei progetti

Esperienza utente e funzionalità

L’interfaccia della base di conoscenza è pulita e organizzata, il che significa niente ricerche disordinate e tirate di capelli durante il lavoro. Inoltre, invita a iniziare subito a scrivere. Non c’è molto altro: non ci sono opzioni di categoria, cartelle o impostazioni. Questo perché non ce n’è bisogno: ogni impostazione si trova nella parte generale di ogni progetto e ogni progetto rappresenta una categoria della base di conoscenza indipendente. In questo modo l’organizzazione è abbastanza semplice.

Jira Service Management - panoramica della base di conoscenza

Quando ho tentato di creare la mia base di conoscenza, ho ricevuto un messaggio di errore. Questo è accaduto più volte anche dopo aver ricaricato l’applicazione Jira Service Management. Come si può vedere nell’immagine sopra questo testo, Jira indica che la base di conoscenza è alimentata da Confluence. Solo dopo aver fatto clic su questo link ho scoperto che dovevo prima configurare Confluence per far funzionare la funzionalità della base di conoscenza. Confluence è uno strumento di collaborazione documentale di Jira e fortunatamente è anche gratuito.

Jira Service Management - Aggiungi Confluence

Anche se questo non è il tipo più comodo di configurazione della base di conoscenza, è abbastanza veloce e non si dovrebbero verificare lunghe attese o salti mortali. L’introduzione e la configurazione sono molto simili a quelle di Jira Service Management, quindi non dovresti avere problemi a familiarizzare con l’interfaccia. L’aspetto deludente è che le app non sembrano essere collegate. Mi aspettavo di poter creare degli articoli della base di conoscenza direttamente in Jira Service Management, ma l’unica opzione per crearli era direttamente in Confluence. A prescindere dal fatto che questa soluzione è gratuita, non credo che questo sia il modo migliore di gestirla.

Benvenuti su Confluence

In pratica, Confluence mi ha costretto a creare un nuovo account durante la registrazione. Non ho trovato un modo per aggiungere Confluence all’account precedentemente creato in Jira Service Management. Quindi, crea un account Confluence prima di decidere di usare Jira Service Management come software di base di conoscenza, perché otterrai automaticamente l’accesso a entrambi. A prescindere da questa piccola complicazione, la base di conoscenza funziona come previsto senza alcun intoppo.

Jira Service Management - Articoli della base di conoscenza

Una volta cliccato su Crea articolo, si può iniziare a scrivere nell’attraente editor di articoli della base di conoscenza. L’editor è molto bello, con un’interfaccia semplice e le funzionalità di base a cui si è abituati con un software di editing di testo standard. Tutte le funzionalità di formattazione del testo sono disponibili in una classica barra degli strumenti nella parte superiore dell’interfaccia. È inoltre possibile utilizzare una funzionalità interessante quando si preme il pulsante “/” sulla tastiera. Viene visualizzata una serie di opzioni in cui è possibile scegliere di aggiungere emoji, elementi di azione, pannelli, collegamenti, intestazioni, citazioni, grafici, fogli Excel e molto altro ancora. Quando dico molto altro, intendo davvero molto: le opzioni sono apparentemente infinite.

Jira Service Management - Creazione di un articolo

Questa funzionalità è profondamente integrata con altre funzionalità di Jira, quindi è possibile accedervi se si ha accesso ad altri strumenti di Jira. Scorrere tutte le opzioni può essere molto dispendioso in termini di tempo, per cui è sempre meglio iniziare a digitare il nome di un particolare elemento e risparmiare tempo. A parte questo, si tratta di un’ottima funzionalità che può aiutarti a rendere brillanti gli articoli della base di conoscenza, cosa che non è garantita in tutti i software di base di conoscenza.

Prezzi

Jira offre quattro piani tariffari. Uno dei piani tariffari è completamente gratuito, senza che siano richiesti i dati della carta di credito, e può essere mantenuto per tutto il tempo che si desidera. Vediamo cosa offre ciascun piano.

Free

Il piano Free è, proprio come il nome, sempre gratuito e prevede un limite di tre utenti. Sono disponibili 2 GB di spazio di archiviazione. Questo piano offre una pletora di funzionalità, tra cui il supporto per le e-mail e i widget incorporabili, il portale self-service, i moduli, i flussi di lavoro configurabili, le code personalizzabili, la gestione degli SLA, la reportistica e gli analytics, l’automazione e molto altro ancora.

Standard

Il piano Standard costa $21 al mese per agente. Dispone di 250 GB di spazio di archiviazione dei file. Offre tutte le funzionalità del piano gratuito e ne aggiunge molte altre, come la gestione delle chiamate, le pagine sullo stato dei servizi, la dipendenza dai servizi, i registri di audit e la residenza dei dati. Inoltre, aumenta alcuni limiti di funzionalità dal piano gratuito a un numero illimitato al mese.

Premium

Il piano Premium costa $47 al mese per agente. Offre uno spazio di archiviazione illimitato. Oltre a tutte le funzionalità dei due piani precedenti, offre l’automazione globale e multiprogetto, l’integrazione avanzata degli avvisi, le teleconferenze sugli imprevisti, le indagini sugli imprevisti, il monitoraggio heartbeat, gli abbonamenti ai servizi, i servizi esterni, l’analisi dello stato di salute dei servizi e dell’infrastruttura e molto altro ancora.

Enterprise

Enterprise costa $134.500 all’anno per 201-300 agenti. Ha anche uno storage illimitato. Offre tutte le funzionalità precedenti più quelle relative a dati e approfondimenti, come Atlassian analytics, Atlassian Data Lake e Data connectors. È disponibile anche la gestione delle applicazioni mobili.

Conclusione

Jira Service Management è un’ottima soluzione di base di conoscenza adatta a tutti i tipi di aziende. La cosa migliore è il suo piano tariffario gratuito che offre un set di funzionalità piuttosto ricco. Anche se è limitato a soli tre utenti, posso immaginare che sia più che adatto alle piccole imprese. Anche la funzionalità di base di conoscenza funziona molto bene e non mancano le funzionalità. L’implementazione può risultare un po’ confusa, ma l’intera soluzione è così ben bilanciata che non credo che nessuno la considererà un grosso problema.

Problemi e questioni comuni

Come posso accedere a tutti i comandi della base di conoscenza di Jira Service Management?

Tutti i tipi di comandi sono accessibili con il pulsante “/” della tastiera. Premendolo, è possibile avviare la navigazione o digitare il nome di una funzionalità disponibile per trovarla rapidamente. L’elenco è ampio e comprende opzioni di formattazione del testo, nonché elementi di altri software, come tabelle di Excel e funzionalità di Jira.

Cosa devo fare quando ricevo un errore nella base di conoscenza di Jira Service Management?

Jira Service Management è alimentato da un altro prodotto Atlassian, Confluence. Per far funzionare la tua base di conoscenza senza problemi, devi ottenere un account Confluence. Puoi iscriverti a Confluence gratuitamente, senza alcun pagamento. In seguito, la base di conoscenza dovrebbe essere attiva e funzionante senza problemi.

Come si configura una base di conoscenza in Jira Service Management?

Jira Service Management offre ai suoi utenti la possibilità di creare e gestire diversi tipi di progetti per ogni aspetto della loro attività. Ad esempio, è possibile creare contemporaneamente un progetto di assistenza clienti, un progetto di vendita e un progetto di gestione finanziaria. È possibile avere una base di conoscenza separata per ciascuno di questi progetti e riempirla con articoli pertinenti per ogni progetto. La base di conoscenza è accessibile facendo clic su qualsiasi progetto e selezionando l’opzione base di conoscenza dalla barra del menu a sinistra. Tuttavia, è necessario prima ottenere un account Confluence. Confluence è un prodotto separato di Atlassian, che si concentra sulla gestione dei documenti. È possibile ottenerlo gratuitamente dal sito ufficiale. Dopodiché, la funzionalità della base di conoscenza in qualsiasi gestione dei servizi Jira funzionerà correttamente.

Nella base di conoscenza manca la barra di ricerca, cosa devo fare?

Verifica se stai utilizzando il componente aggiuntivo di terze parti HelpCenter Corrector. Questo componente aggiuntivo offre un’opzione per nascondere completamente la barra di ricerca dalla base di conoscenza o da altri portali di progetto. Se lo utilizzi, vai a Gestione Applicazioni > HelpCenter Corrector e assicurati che le opzioni Nascondi Barra di Ricerca HelpCenter e Nascondi Barra di Ricerca Portale Clienti non siano spuntate. La ricerca dovrebbe apparire subito dopo nella base di conoscenza.

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