Cosa sono le risposte predefinite?
Le risposte predefinite sono messaggi pre-scritti che gli agenti possono distribuire con un solo comando o clic. Vengono generalmente utilizzate per rispondere alle domande più frequenti e per accelerare la gestione dei ticket e i tempi di risposta.
In che modo le risposte predefinite sono diverse dai messaggi predefiniti?
Nonostante gli scopi simili, i messaggi predefiniti e le risposte predefinite sono due funzionalità distinte.
Le risposte predefinite differiscono dai messaggi predefiniti in tre modi:
- I messaggi predefiniti possono memorizzare solo una breve sequenza di testo, mentre i messaggi predefiniti possono essere più lunghi.
- Quando si crea una risposta predefinita, è possibile definire l’oggetto di un’email
- Le risposte predefinite possono contenere allegati
Chi usa le risposte predefinite?
Gli agenti dell’assistenza clienti utilizzano principalmente delle risposte predefinite. Tuttavia, possono essere utilizzate anche dai rappresentanti del reparto vendite, marketing o IT che gestiscono le comunicazioni con i clienti. Si possono trovare in molti sistemi di ticketing per i clienti.
A cosa servono le risposte predefinite?
Le risposte predefinite sono ottime per migliorare l’efficienza dell’help desk e snellire i flussi di lavoro. Disponendo di modelli già pronti che rispondono a domande di carattere generale, è possibile risparmiare tonnellate di tempo agli agenti. Invece di scrivere sempre la stessa risposta, possono utilizzare risposte predefinite con un solo clic.
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Esempio di risposta predefinita
Oggetto: La nostra politica di spedizione
Messaggio: Tutti gli ordini vengono elaborati entro 2-3 giorni lavorativi. Gli ordini non vengono spediti o consegnati nei fine settimana o nei giorni festivi. Se abbiamo un alto volume di ordini, le spedizioni possono essere ritardate di qualche giorno. Si prega di consentire ulteriori giorni in transito per la consegna. Se c’è un ritardo significativo nella spedizione del tuo ordine, ti contatteremo via email o telefono.
Le spese di spedizione per il tuo ordine verranno calcolate e visualizzate alla cassa. La consegna notturna è disponibile solo per ordini con indirizzi di consegna all’interno degli Stati Uniti continentali.
Come posso distribuire risposte predefinite?
Per attivare una risposta predefinita, premi semplicemente CTRL + I durante la digitazione o fai clic sull’icona della risposta predefinita e seleziona dalla risposta predefinita salvata.
Come si possono creare delle risposte predefinite?
- Accedi a LiveAgent.
Clicca su Configurazione (icona dell’ingranaggio).
Clicca su Automazione.
Seleziona Risposte predefinite.
Clicca sul pulsante Crea Risposta Predefinita.
6. Specifica il nome della tua risposta. 7. Crea un oggetto. Sarà usato quando crei un nuovo ticket (email) e usi la risposta predefinita. 8. Crea il tuo messaggio in formato testo semplice o HTML. Sentiti libero di aggiungere allegati. 9. Specifica quali dipartimenti e agenti potranno usare la risposta predefinita.
10. Clicca su Salva.
Come modificare le risposte predefinite
- Accedi a LiveAgent.
Clicca su Configurazione (icona dell’ingranaggio).
Clicca su Automazione.
Clicca su Risposte Predefinite.
Clicca su un messaggio esistente.
Modifica il messaggio a seconda delle tue preferenze.
Clicca su Salva.
Cancella le risposte predefinite
- Accedi a LiveAgent.
Clicca su Configurazione (icona dell’ingranaggio).
Clicca su Automazione.
Clicca su Risposte predefinite.
- Individua il messaggio che vuoi eliminare.
Clicca sull’icona del Cestino sul lato destro del messaggio.
Conferma la selezione nella finestra di dialogo di conferma facendo clic su Sì.
Alcune risposte predefinite per iniziare
Come abbiamo già stabilito, possiamo risparmiare una quantità enorme di tempo usando le risposte predefinite. Quindi, dove e in quale contesto possiamo usarle? Abbiamo compilato una lista di categorie con diversi esempi in modo che tu possa ispirarti e creare le tue.
Modelli di icketing
Ogni giorno i rappresentanti del servizio clienti ricevono molte richieste simili. Rispondere sempre alle stesse domande può essere dispendioso in termini di tempo e frustrante. Semplifica il lavoro dei tuoi agenti creando delle risposte predefinite per i ticket. Scopri i nostri: modelli di ticketing.
Business
L’utilizzo delle e-mail come mezzo di comunicazione con potenziali clienti e partner è una pratica ben nota. Tuttavia, a volte è necessaria una scintilla d’ispirazione per creare un’email convincente, in grado di convertire potenziali clienti in clienti paganti. Se siete interessati a scrivere email transazionali, promozionali o relazionali, sentitevi liberi di ispirarvi ai nostri modelli aziendali.
Assistenza clienti
Fornire un servizio clienti eccellente in tutte le interazioni di assistenza è fondamentale per mantenere i clienti felici e fedeli al tuo marchio. Scopri le nostre risposte predefinite che i tuoi agenti possono utilizzare in qualsiasi scenario, dai ringraziamenti ai messaggi di rabbia. Clicca qui per vedere i nostri modelli di servizio clienti.
Risposte predefinite nella live chat
La live chat è uno dei canali di comunicazione con i clienti più diffusi. Se vuoi aumentare la tua efficienza e risolvere un maggior numero di conversazioni, è il momento di utilizzare risposte predefinite. Scopri come risparmiare tempo con i nostri modelli di live chat.
Risposte del portale del cliente
Devi creare e-mail di verifica, di benvenuto, di conferma, di ripristino, di feedback o di invito? Utilizza questi modelli di portale clienti per creare comunicazioni convincenti con il servizio clienti.
Help desk
Vuoi aiutare i tuoi agenti a gestire le conversazioni difficili e a risparmiare tempo? Ispira il tuo team di assistenza clienti con questi modelli di help desk.
Marketing
Stai cercando di fidelizzare un cliente sul tuo sito web o di incoraggiare una partnership con altre aziende, ma ti mancano le parole giuste? Ecco alcune grandi idee – modelli di marketing.
Call center
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Base di conoscenza
Stai creando degli articoli per la tua base di conoscenze 24/7? Prendi spunto dai nostri modelli della base di conoscenza che contengono FAQ, articoli How-to, guide alla risoluzione dei problemi, descrizioni di strumenti, guide per l’utente ed esercitazioni.
Vendite
L’e-mail è una parte essenziale del business, utilizzata per raggiungere potenziali clienti, lanciare nuovi prodotti, programmi di fidelizzazione e altro ancora. Crea dei nuovi concetti di e-mail e lasciati ispirare dai nostri modelli di vendita collaudati.
Risposte dei social media
Rispondere ai clienti sui social media può essere complicato. Si vuole essere professionali ma non troppo formali. Se non riesci a trovare il giusto equilibrio, consulta i nostri modelli per i social media per trarne ispirazione.
Risorse della base di conoscenza
Se vuoi saperne di più, leggi LiveAgent – La Guida alle Risposte Predefinite.
Come creare ed utilizzare le Risposte Predefinite su LiveAgent
Modelli per il Servizio Clienti – Migliori pratiche (+Esempi)
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Cosa sono le risposte predefinite?
Le risposte predefinite sono dei messaggi pre-scritti che gli agenti possono distribuire con un solo comando o clic. Vengono generalmente utilizzate per rispondere alle domande più frequenti e per accelerare la gestione dei ticket e i tempi di risposta.
Chi utilizza le risposte predefinite?
Gli agenti dell’assistenza clienti utilizzano principalmente risposte predefinite. Tuttavia, possono essere utilizzate anche dai rappresentanti delle vendite, del marketing o dell’IT che gestiscono le comunicazioni con i clienti.
A cosa servono le risposte predefinite?
Le risposte predefinite sono ottime per migliorare l’efficienza dell’help desk e snellire i flussi di lavoro. Disponendo di modelli già pronti che rispondono a domande di carattere generale, è possibile risparmiare tonnellate di tempo agli agenti. Invece di scrivere sempre la stessa risposta, possono utilizzare risposte predefinite con un solo clic.
Introduzione all’accademia del servizio clienti
L'articolo fornisce una panoramica generale delle basi del servizio clienti, delle teorie e dei consigli pratici, beneficiando tutti coloro coinvolti nel servizio clienti. Fornire un servizio eccellente è una delle cose più preziose che un'azienda può fare per rimanere competitiva e avere successo nel lungo periodo. I consumatori apprezzano un servizio di alta qualità e sono disposti a pagare di più per riceverlo. Il servizio clienti può influenzare in modo significativo le decisioni di acquisto dei consumatori e contribuisce ad aumentare la soddisfazione dei clienti, migliorarne le relazioni e fidelizzarli.
LiveAgent fornisce le macro, che sono un modello di messaggio da inviare quando un cliente riceve un ticket di supporto corrispondente. Grazie alle macro, è possibile automatizzare il lavoro e velocizzare le risposte alle richieste comuni. Invece di scrivere una risposta ogni volta, si utilizza un messaggio predefinito già pronto per risolvere il problema del cliente. L'uso delle macro è necessario per facilitare il lavoro e risparmiare tempo. Si consiglia di integrare LiveAgent con il miglior software CRM per raggiungere l'eccellenza nel servizio clienti.
Tasso di risoluzione al primo contatto
Il testo fornisce consigli su come gestire i clienti arrabbiati e sviluppare una comunicazione efficace via e-mail. Presenta il software LiveAgent come soluzione per migliorare la soddisfazione dei clienti, insieme all'importanza del servizio clienti per la reputazione e la fedeltà. Il settore di utilizzo degli agenti del service desk è del 48% e si può migliorare utilizzando un software affidabile e organizzando seminari di formazione periodici. La risoluzione del primo contatto (FCR) e delle chiamate rappresentano importanti KPI per il servizio clienti e possono essere migliorati attraverso opzioni self-service, una solida base di conoscenza e la formazione del personale. Una migliore risoluzione porta a una maggiore soddisfazione dei clienti e fedeltà ai servizi offerti.
