Risposte predefinite

Cosa sono le risposte predefinite?

Le risposte predefinite sono messaggi pre-scritti che gli agenti possono distribuire con un solo comando o clic. Vengono generalmente utilizzate per rispondere alle domande più frequenti e per accelerare la gestione dei ticket e i tempi di risposta. 

In che modo le risposte predefinite sono diverse dai messaggi predefiniti?

Nonostante gli scopi simili, i messaggi predefiniti e le risposte predefinite sono due funzionalità distinte.

Le risposte predefinite differiscono dai messaggi predefiniti in tre modi:

• I messaggi predefiniti possono memorizzare solo una breve sequenza di testo, mentre le risposte predefinite possono essere più lunghe
• Quando si crea una risposta predefinita è possibile definire l’oggetto di un’e-mail
• Le risposte predefinite possono contenere allegati

Chi usa le risposte predefinite?

Gli agenti dell’assistenza clienti utilizzano principalmente delle risposte predefinite. Tuttavia, possono essere utilizzate anche dai rappresentanti del reparto vendite, marketing o IT che gestiscono le comunicazioni con i clienti. Si possono trovare in molti sistemi di ticketing per i clienti.

A cosa servono le risposte predefinite?

Le risposte predefinite sono ottime per migliorare l’efficienza dell’help desk e snellire i flussi di lavoro. Disponendo di modelli già pronti che rispondono a domande di carattere generale, è possibile risparmiare tonnellate di tempo agli agenti. Invece di scrivere sempre la stessa risposta, possono utilizzare risposte predefinite con un solo clic.

Esempio di risposta predefinita

Oggetto: La nostra politica di spedizione

Messaggio: Tutti gli ordini vengono elaborati entro 2-3 giorni lavorativi. Gli ordini non vengono spediti o consegnati nei fine settimana o nei giorni festivi. Se abbiamo un alto volume di ordini, le spedizioni possono essere ritardate di qualche giorno. Si prega di consentire ulteriori giorni in transito per la consegna. Se c’è un ritardo significativo nella spedizione del tuo ordine, ti contatteremo via email o telefono.

Le spese di spedizione per il tuo ordine verranno calcolate e visualizzate alla cassa. La consegna notturna è disponibile solo per ordini con indirizzi di consegna all’interno degli Stati Uniti continentali.

Come posso distribuire risposte predefinite?

Per attivare una risposta predefinita, premi semplicemente CTRL + I durante la digitazione o fai clic sull’icona della risposta predefinita e seleziona dalla risposta predefinita salvata.

Come si possono creare delle risposte predefinite?

1. Accedi a LiveAgent.

2. Clicca su Configurazione (icona dell’ingranaggio).

3. Clicca su Automazione.

4. Seleziona le Risposte predefinite.

5. Clicca sul pulsante Crea una Risposta Predefinita.

6. Specifica il nome della tua risposta. 7. Crea un oggetto. Sarà usato quando crei un nuovo ticket (email) e usi la risposta predefinita. 8. Crea il tuo messaggio in formato testo semplice o HTML. Sentiti libero di aggiungere allegati. 9. Specifica quali dipartimenti e agenti potranno usare la risposta predefinita.

10. Clicca su Salva.

Come modificare le risposte predefinite

1. Accedi a LiveAgent.

2. Clicca su Configurazione (icona dell’ingranaggio).

3. Clicca su Automazione.

4. Clicca su Risposte predefinite.

5. Clicca su un messaggio esistente.

6. Modifica il messaggio secondo i tuoi gusti.

7. Clicca su Salva.

Cancella le risposte predefinite

1. Accedi a LiveAgent.

2. Clicca su Configurazione (icona dell’ingranaggio).

3. Clicca su Automazione.

4. Clicca su Risposte predefinite.

5. Trova il messaggio che vuoi cancellare.

6. Clicca sull’icona del Cestino a destra del messaggio.

7. Conferma la tua selezione nella finestra di dialogo pop-up di conferma cliccando su Sì.

Alcune risposte predefinite per iniziare

Come abbiamo già stabilito, possiamo risparmiare una quantità enorme di tempo usando le risposte predefinite. Quindi, dove e in quale contesto possiamo usarle? Abbiamo compilato una lista di categorie con diversi esempi in modo che tu possa ispirarti e creare le tue.

Modelli di icketing

Ogni giorno i rappresentanti del servizio clienti ricevono molte richieste simili. Rispondere sempre alle stesse domande può essere dispendioso in termini di tempo e frustrante. Semplifica il lavoro dei tuoi agenti creando delle risposte predefinite per i ticket. Scopri i nostri: modelli di ticketing.

Business

L’utilizzo delle e-mail come mezzo di comunicazione con potenziali clienti e partner è una pratica ben nota. Tuttavia, a volte è necessaria una scintilla d’ispirazione per creare un’email convincente, in grado di convertire potenziali clienti in clienti paganti. Se siete interessati a scrivere email transazionali, promozionali o relazionali, sentitevi liberi di ispirarvi ai nostri modelli aziendali.

Assistenza clienti

Fornire un servizio clienti eccellente in tutte le interazioni di assistenza è fondamentale per mantenere i clienti felici e fedeli al tuo marchio. Scopri le nostre risposte predefinite che i tuoi agenti possono utilizzare in qualsiasi scenario, dai ringraziamenti ai messaggi di rabbia. Clicca qui per vedere i nostri modelli di servizio clienti. 

Risposte predefinite nella live chat

La live chat è uno dei canali di comunicazione con i clienti più diffusi. Se vuoi aumentare la tua efficienza e risolvere un maggior numero di conversazioni, è il momento di utilizzare risposte predefinite. Scopri come risparmiare tempo con i nostri modelli di live chat. 

Risposte del portale del cliente

Devi creare e-mail di verifica, di benvenuto, di conferma, di ripristino, di feedback o di invito? Utilizza questi modelli di portale clienti per creare comunicazioni convincenti con il servizio clienti. 

Help desk

Vuoi aiutare i tuoi agenti a gestire le conversazioni difficili e a risparmiare tempo? Ispira il tuo team di assistenza clienti con questi modelli di help desk. 

Marketing

Stai cercando di fidelizzare un cliente sul tuo sito web o di incoraggiare una partnership con altre aziende, ma ti mancano le parole giuste? Ecco alcune grandi idee – modelli di marketing.

Call center

Crea la migliore customer experience con i nostri script pre-scritti per call center. Delizia i tuoi clienti pronunciando le parole giuste al momento giusto.

Base di conoscenza

Stai creando degli articoli per la tua base di conoscenze 24/7? Prendi spunto dai nostri modelli della base di conoscenza che contengono FAQ, articoli How-to, guide alla risoluzione dei problemi, descrizioni di strumenti, guide per l’utente ed esercitazioni.

Vendite

L’e-mail è una parte essenziale del business, utilizzata per raggiungere potenziali clienti, lanciare nuovi prodotti, programmi di fidelizzazione e altro ancora. Crea dei nuovi concetti di e-mail e lasciati ispirare dai nostri modelli di vendita collaudati. 

Risposte dei social media

Rispondere ai clienti sui social media può essere complicato. Si vuole essere professionali ma non troppo formali. Se non riesci a trovare il giusto equilibrio, consulta i nostri modelli per i social media per trarne ispirazione.

Risorse della base di conoscenza

Se vuoi saperne di più, leggi LiveAgent – La Guida alle Risposte Predefinite.

• Risposte predefinite

• Come creare e usare le Risposte Predefinite in LiveAgent

• Messaggi predefiniti (Macros)

• Modelli di Servizio Clienti – Migliori pratiche (+Esempi)

• Risposte Predefinite [Spiegazione]

• Assistenza Clienti (Spiegazione)

• Modelli di Email

• Messaggi predefiniti

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