Come presentarsi in un'email (Consigli + Modelli)

Quando stai facendo contatto con qualcuno per motivi commerciali via email, è cortese presentarti adeguatamente. Seguire alcuni consigli generali può aiutarti a scrivere un’email di presentazione efficace.

Qui, esamineremo come presentarsi in un’email in modo da poter fare una buona impressione e avere le migliori possibilità di successo.

Esamineremo anche alcuni esempi di email di presentazione aziendale che puoi utilizzare e modificare in base alle tue esigenze.

L’importanza di inviare un’email di presentazione

È sempre educato fare una presentazione quando stai contattando qualcuno per la prima volta.

Anche se hai già incontrato la persona a un evento o conferenza recente, un messaggio di saluto può servire come promemoria. Un’email di presentazione ti aiuta a iniziare con il piede giusto con la persona che stai contattando, stabilendo il tono per le future interazioni.

Pertanto, è importante prendersi del tempo per scrivere un’email di presentazione che sia sia cortese che professionale. Facendo così, è più probabile che tu abbia un impatto positivo e stabilisca un buon rapporto con il destinatario fin dall’inizio.

Come titolare un’email di presentazione

Quando invii un’email di presentazione, una riga di oggetto accattivante farà risaltare il tuo messaggio tra i molti altri che il destinatario riceve quotidianamente. Una buona riga di oggetto deve essere breve e al punto, oltre a dare al destinatario un’idea di cosa riguarda l’email.

Includi una breve dichiarazione di chi sei e perché stai contattando la persona, ma senza entrare troppo nei dettagli. Questo aiuterà il destinatario a comprendere lo scopo dell’email e, se fatto correttamente, lo incoraggierà ad aprirla.

Dichiara dettagli come:

• il tuo nome
• la tua posizione lavorativa
• l’azienda per cui lavori
• e/o la data e l’ora di un evento

Aggiungere uno o più di questi dettagli all’intestazione permetterà al destinatario di identificare sia te che l’oggetto della tua email prima ancora di leggerla.

Esempi di righe di oggetto per email di presentazione

• Presentazione – [Il Tuo Nome]
• Un caloroso saluto da [Il Tuo Nome]
• Saluti da [La Tua Azienda]
• Il tuo contatto presso [Nome Azienda]: [Il Tuo Nome]
• Richiesta di informazioni: [Il Tuo Nome] da [La Tua Azienda]
• Richiesta di riunione: [Data e Ora] con [Il Tuo Nome]
• Una connessione comune mi ha suggerito di contattarti
• Richiesta di una chiamata di [Periodo] per discutere di [Argomento]

Come scrivere un’email di presentazione

Quando fai una presentazione via email a qualcuno, è importante mantenere il tuo messaggio breve e al punto. Scrivere un testo lungo e divagante può essere opprimente per il destinatario, che nella maggior parte dei casi non ti conosce già.

Inizia con saluti email comuni come ‘Ciao," “Buongiorno”, " “Saluti”, “ o “Ehi.” Quindi, dichiara il tuo nome e il motivo della tua email in poche brevi frasi.

Quando stai inviando un’email a qualcuno per la prima volta, è anche bello includere una breve spiegazione di come conosci la persona o come sei venuto a possedere il suo indirizzo email. Ad esempio, potresti dire ‘Mi sono stati forniti i tuoi dati di contatto da un amico comune,” o “Ho visto il tuo intervento alla conferenza il mese scorso e volevo contattarti.”

Consiglio: Se hai connessioni comuni, assicurati di menzionarle anche se quella persona non ha condiviso i dettagli di contatto del destinatario con te. Questo aiuterà a stabilire un senso di fiducia e rapporto con il bersaglio della tua email fin dall’inizio.

Quando invii un saluto per conto di qualcun altro, assicurati di includere quell’informazione nel tuo messaggio.

È anche vantaggioso includere alcuni dettagli aggiuntivi su chi sei per fornire un po’ più di contesto. Per dargli un po’ più di contesto, dichiara informazioni come la tua posizione, azienda, e/o sito web, specialmente se non era già incluso nella riga dell’oggetto.

Termina sempre con una chiusura cortese come ‘Grazie per il tuo tempo," “Non vedo l’ora di sentirti,’ o “Cordiali saluti”.

Cosa includere in un’email di presentazione

• breve saluto – ‘Ciao” o “Caro”, ecc.
• il tuo nome
• scopo del tuo messaggio – perché stai scrivendo
• come conosci il destinatario o come hai ottenuto il suo indirizzo email
• connessioni comuni – persona o evento
• per conto di chi stai scrivendo (se applicabile)
• informazioni aggiuntive su di te – posizione lavorativa, azienda, sito web
• una chiamata all’azione (CTA) – cosa vorresti che il destinatario faccia dopo aver letto il tuo messaggio
• le tue informazioni di contatto – email, numero di telefono, profili sui social media, ecc.
• chiusura cortese – ad es. ‘Grazie" o “Cordiali saluti”, seguito dal tuo nome

Esempi di email di presentazione

Presentazione – [Il Tuo Nome]

Un caloroso saluto da [Il Tuo Nome]

Saluti da [La Tua Azienda]

Il tuo contatto presso [Nome Azienda]: [Il Tuo Nome]

Richiesta di informazioni: [Il Tuo Nome] da [La Tua Azienda]

Richiesta di riunione: [ora e data] con [Il Tuo Nome]

Una connessione comune mi ha suggerito di contattarti

Richiesta di una chiamata di [periodo] per discutere di [argomento di conversazione]

Buone pratiche per le email di presentazione

Diversi consigli meritano di essere seguiti quando stai contattando qualcuno per motivi commerciali. Questi suggerimenti aiuteranno il tuo messaggio a raggiungere il suo scopo.

• Usa un modello – sebbene sia importante personalizzare ogni email, avere un messaggio di presentazione di riferimento può essere un risparmio di tempo se hai molti prospect da contattare.
• Crea una riga di oggetto chiara e concisa che rifletta lo scopo della tua email – il tuo nome, azienda, e/o un breve motivo del messaggio sono tutti appropriati qui (vedi la sezione dedicata sopra su come titolare la tua email di presentazione per ulteriori informazioni).
• Inizia con un saluto cortese – rivolgersi al destinatario per nome è sempre un buon modo per iniziare una relazione professionale nel modo giusto
• Presentati nella prima o seconda frase – includi il tuo nome, posizione lavorativa e azienda (se applicabile).
• Spiega perché stai contattando – cerca di concentrarti su come il tuo messaggio beneficerà il destinatario e i suoi interessi commerciali.
• Mantieni la tua auto-presentazione breve e al punto – le email lunghe sono spesso ignorate o non completamente lette.
• Usa la grammatica e l’ortografia corrette – ricorda di correggere la tua email prima di inviarla.
• Mantieni un tono aziendale per tutto – che tu sia in un contesto formale o che stia cercando di stabilire un rapporto più casual, è importante scrivere un’email professionale.
• Sii educato e umile – a nessuno piace l’arroganza quindi cerca di sembrare qualcuno interessato a costruire una relazione piuttosto che solo cercare opportunità commerciali per se stesso o per la propria azienda.
• Se puoi, trova un terreno comune su cui legare – potrebbe essere un evento o una conferenza a cui hai partecipato, o anche qualcosa non legato al business come un amore condiviso per lo sport, la musica o i libri.
• Termina con una chiamata all’azione – che si tratti di organizzare una riunione, rispondere alla tua richiesta, o semplicemente riconoscere la ricezione del messaggio, non dimenticare di dire cosa vuoi che il destinatario faccia dopo aver letto la tua email.
• Includi le tue informazioni di contatto – rendi facile per il destinatario contattarti includendo il tuo indirizzo email, numero di telefono, e/o link ai social media.
• Termina con una chiusura cortese.

Riepilogo

Un’email di presentazione è spesso il primo punto di contatto che hai con un potenziale cliente, collaboratore o partner commerciale. Questo può essere il primo passo verso la costruzione di una relazione professionale con loro, quindi è importante fare bene questo messaggio di saluto per fare una buona prima impressione.

Seguire i suggerimenti e gli esempi forniti in questo articolo ti aiuterà a scrivere un’email di presentazione professionale che risalti nella casella di posta del destinatario, stabilisca rispetto e abbia una buona possibilità di raggiungere il suo scopo.

Prenditi il tempo per scrivere un buon campione di email di auto-presentazione da utilizzare per future relazioni commerciali e sarai un passo avanti rispetto alla concorrenza.