La comunicazione e-mail è iniziata nel 1971, quando Ray Tomlinson ha inviato la prima e-mail a se stesso. Sebbene questa tecnologia abbia già 43 anni, ogni giorno vengono inviati miliardi di e-mail. A volte leggiamo e inviamo ogni giorno più e-mail di quante ne incontriamo persone reali. Tuttavia, nella comunicazione via e-mail commettiamo gli stessi errori, che dovremmo evitare per il nostro bene. Allora come migliorare le nostre e-mail?
Di seguito sono riportati 10 suggerimenti per una comunicazione e-mail efficace:
La maggior parte delle persone ha troppo poco tempo durante la giornata per leggere e rispondere alle e-mail. Il corpo dell’e-mail dovrebbe essere informativo e diretto. Mantieni le tue e-mail brevi e chiare, il tuo lettore lo apprezzerà. Considera l’idea di utilizzare elenchi puntati o di scrivere un’e-mail separata per ogni argomento di cui hai bisogno per comunicare con qualcuno.
Ricorda: le e-mail lunghe risucchiano la vita dalle persone.
A meno che tu non sia in buoni rapporti con qualcuno, evita il linguaggio informale, il gergo, lo slang e le abbreviazioni inappropriate. Pensa a come la tua e-mail “si sente” emotivamente. Se le tue emozioni potrebbero essere fraintese, trova un altro modo per esprimere le tue parole. Sii amichevole, rispettoso e grato. Vuoi sapere quando usare un tono informale, formale, serio o amichevole?
Sulla base dell’oggetto le persone decidono se aprire o meno una e-mail. Molte persone ricevono un’enorme quantità di e-mail, è importante descrivere cosa troverà il lettore all’interno.
Questo è un modo semplice per dimostrare che ci tieni. Prova a leggere il tuo messaggio ad alta voce per aiutarti a cogliere eventuali errori grammaticali o frasi scomode che altrimenti potresti perdere.
Il tuo messaggio potrebbe essere inoltrato ad altre persone a tua insaputa. Se le tue informazioni sono altamente riservate, assicurati che arrivino alla persona giusta.
Se stai rispondendo a una domanda nell’e-mail di qualcuno, inserisci la risposta all’inizio. Alla maggior parte delle persone non piace leggere lunghi paragrafi per capire il punto principale alla fine del messaggio.
Includi il messaggio precedente quando rispondi a un’e-mail. Non iniziare una nuova e-mail. Questa pratica consente di risparmiare il tuo tempo e il tempo del destinatario.
Evita di stampare e-mail quando possibile. Sarai in grado di mantenere le tue comunicazioni meglio organizzate e inoltre di salvare alberi.
Non scrivere tutto in maiuscolo, significa gridare. È anche PIÙ DIFFICILE LEGGERE lettere dattiloscritte che hanno tutte le stesse dimensioni, quindi dai una pausa ai tuoi lettori.
Non nasconderti dietro un’e-mail e includi il tuo nome. Chiudere il messaggio con “Cordiali saluti”, “Saluti” o “Auguro il meglio”, a seconda della situazione. Non dimenticare di scrivere il nome di un’azienda sotto il tuo nome.
Renditi conto che una volta che il tuo messaggio è stato inviato, è impossibile annullarlo. Inviando un messaggio sbagliato a qualcuno potresti danneggiare e rovinare i tuoi affari o la tua carriera. Controlla sempre due volte il tuo messaggio e la riga del destinatario prima di inviare qualsiasi e-mail.
Sii il primo a ricevere offerte esclusive e le ultime notizie sui nostri prodotti e servizi direttamente nella tua casella di posta.
Ci fa piacere che tu ti sia iscritto LiveAgent.
Un messaggio verrà inviato al tuo indirizzo email contenente i dettagli di accesso, subito dopo l'installazione del tuo account.
Se aspetti un po', al termine dell'installazione potrai accedere al tuo account direttamente da qui.
Al termine del processo, invieremo i dettagli di accesso alla tua casella di posta.
Il nostro sito web utilizza i cookie. Continuando, consideriamo come una tua autorizzazione a distribuire i cookie come descritto nella nostra informativa sulla privacy e sui cookie .