10 suggerimenti per una comunicazione e-mail efficace

La comunicazione e-mail è iniziata nel 1971, quando Ray Tomlinson ha inviato la prima e-mail a se stesso. Sebbene questa tecnologia abbia già 43 anni, ogni giorno vengono inviati miliardi di e-mail. A volte leggiamo e inviamo ogni giorno più e-mail di quante ne incontriamo persone reali. Tuttavia, nella comunicazione via e-mail commettiamo gli stessi errori, che dovremmo evitare per il nostro bene. Allora come migliorare le nostre e-mail?

Di seguito sono riportati 10 suggerimenti per una comunicazione e-mail efficace:

1. Sii chiaro e conciso

La maggior parte delle persone ha troppo poco tempo durante la giornata per leggere e rispondere alle e-mail. Il corpo dell’e-mail dovrebbe essere informativo e diretto. Mantieni le tue e-mail brevi e chiare, il tuo lettore lo apprezzerà. Considera l’idea di utilizzare elenchi puntati o di scrivere un’e-mail separata per ogni argomento di cui hai bisogno per comunicare con qualcuno.

Ricorda: le e-mail lunghe risucchiano la vita dalle persone.

2. Sii gentile

A meno che tu non sia in buoni rapporti con qualcuno, evita il linguaggio informale, il gergo, lo slang e le abbreviazioni inappropriate. Pensa a come la tua e-mail “si sente” emotivamente. Se le tue emozioni potrebbero essere fraintese, trova un altro modo per esprimere le tue parole. Sii amichevole, rispettoso e grato. Vuoi sapere quando usare un tono informale, formale, serio o amichevole?

3. Utilizza un oggetto chiaro

Sulla base dell’oggetto le persone decidono se aprire o meno una e-mail. Molte persone ricevono un’enorme quantità di e-mail, è importante descrivere cosa troverà il lettore all’interno.

4. Presta attenzione all’ortografia e alla grammatica

Questo è un modo semplice per dimostrare che ci tieni. Prova a leggere il tuo messaggio ad alta voce per aiutarti a cogliere eventuali errori grammaticali o frasi scomode che altrimenti potresti perdere.

5. Tieni presente che la posta elettronica non è mai privata

Il tuo messaggio potrebbe essere inoltrato ad altre persone a tua insaputa. Se le tue informazioni sono altamente riservate, assicurati che arrivino alla persona giusta.

6. Metti il ​​tuo punto principale all’inizio

Se stai rispondendo a una domanda nell’e-mail di qualcuno, inserisci la risposta all’inizio. Alla maggior parte delle persone non piace leggere lunghi paragrafi per capire il punto principale alla fine del messaggio.

7. Utilizzare il tasto RISPONDI

Includi il messaggio precedente quando rispondi a un’e-mail. Non iniziare una nuova e-mail. Questa pratica consente di risparmiare il tuo tempo e il tempo del destinatario.

8. Sii ecologico

Evita di stampare e-mail quando possibile. Sarai in grado di mantenere le tue comunicazioni meglio organizzate e inoltre di salvare alberi.

9. Evita di GRIDARE

Non scrivere tutto in maiuscolo, significa gridare. È anche PIÙ DIFFICILE LEGGERE lettere dattiloscritte che hanno tutte le stesse dimensioni, quindi dai una pausa ai tuoi lettori.

10. Includi la tua firma

Non nasconderti dietro un’e-mail e includi il tuo nome. Chiudere il messaggio con “Cordiali saluti”, “Saluti” o “Auguro il meglio”, a seconda della situazione. Non dimenticare di scrivere il nome di un’azienda sotto il tuo nome.

Renditi conto che una volta che il tuo messaggio è stato inviato, è impossibile annullarlo. Inviando un messaggio sbagliato a qualcuno potresti danneggiare e rovinare i tuoi affari o la tua carriera. Controlla sempre due volte il tuo messaggio e la riga del destinatario prima di inviare qualsiasi e-mail.