La comunicazione via e-mail è iniziata nel 1971, quando Ray Tomlinson ha inviato la prima e-mail a se stesso. Sebbene questa tecnologia abbia già 43 anni, ogni giorno vengono inviati miliardi di e-mail. A volte leggiamo e inviamo più e-mail che incontrare persone reali. Tuttavia, nella comunicazione via e-mail commettiamo gli stessi errori, che dovremmo evitare per il nostro bene. Come migliorare le nostre e-mail?
Di seguito sono riportati 10 suggerimenti per una comunicazione e-mail efficace:
1. Sii chiaro e conciso
La maggior parte delle persone ha troppo poco tempo a disposizione per leggere e rispondere alle e-mail. Il corpo dell’e-mail deve essere chiaro e conciso. Anche se utilizzi altre alternative all’e-mail, il tuo destinatario apprezzerà dei messaggi brevi e chiari. Prendi in considerazione l’idea di utilizzare dei punti o di scrivere un’e-mail diversa per ogni argomento che devi comunicare con qualcuno.
Ricorda: le e-mail lunghe risucchiano la vita dalle persone.
2. Sii gentile
A meno che non tu non sia in buoni rapporti con qualcuno, evita il linguaggio informale, il gergo, lo slang e le abbreviazioni inappropriate. Pensa a come la tua e-mail “si sente” dal punto di vista emotivo. Se le tue emozioni possono essere fraintese, trova un altro modo per formulare le tue frasi. Sii cordiale, rispettoso e riconoscente. Vuoi sapere quando usare un tono informale, formale, serio o amichevole?
3. Utilizza un oggetto chiaro
Sulla base dell’oggetto le persone decidono se aprire o meno una e-mail. Molte persone ricevono un’enorme quantità di e-mail, è importante descrivere cosa troverà il lettore all’interno.
La casella di posta del destinatario fa la prima pulizia al posto suo. I messaggi senza oggetto sono considerati e-mail sbagliate e vengono quindi inoltrati allo spam.
4. Presta attenzione all’ortografia e alla grammatica
Questo è un modo semplice per dimostrare che ci tieni. Prova a leggere il tuo messaggio ad alta voce per aiutarti a cogliere eventuali errori grammaticali o frasi scomode che altrimenti potresti perdere.
5. Tieni presente che la posta elettronica non è mai privata
Il tuo messaggio potrebbe essere inoltrato ad altre persone a tua insaputa. Se le tue informazioni sono altamente riservate, assicurati che arrivino alla persona giusta.
6. Metti il tuo punto principale all’inizio
Se stai rispondendo a una domanda nell’e-mail di qualcuno, metti la risposta all’inizio. La maggior parte delle persone non ama leggere lunghi paragrafi per arrivare al punto principale alla fine del messaggio.
7. Utilizzare il tasto RISPONDI
Includi il messaggio precedente quando rispondi a un’e-mail. Non iniziare una nuova e-mail. Questa pratica consente di risparmiare il tuo tempo e il tempo del destinatario.
8. Sii ecologico
Evita di stampare e-mail quando possibile. Sarai in grado di mantenere le tue comunicazioni meglio organizzate e inoltre di salvare alberi.
9. Evita di GRIDARE
Non scrivere tutto in maiuscolo, significa gridare. È anche PIÙ DIFFICILE LEGGERE lettere dattiloscritte che hanno tutte le stesse dimensioni, quindi dai una pausa ai tuoi lettori.
10. Includi la tua firma
Non nasconderti dietro un’e-mail e includi il tuo nome. Chiudi il tuo messaggio con “Cordiali saluti”, “Saluti” o “Auguri”, a seconda della situazione. Non dimenticare di scrivere il nome dell’azienda sotto il tuo nome.
Renditi conto che una volta che il tuo messaggio è stato inviato, è impossibile annullarlo. Inviando un messaggio sbagliato a qualcuno potresti danneggiare e rovinare i tuoi affari o la tua carriera. Controlla sempre due volte il tuo messaggio e la riga del destinatario prima di inviare qualsiasi e-mail. È anche una buona idea creare un nuovo account di posta elettronica dedicato alle comunicazioni con i clienti.
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