Checklist per il lavoro da remoto

Stabilisci chiaramente l’orario in cui ti aspetti che i tuoi dipendenti stiano lavorando.

Perché è importante dichiarare gli orari di lavoro?

Sia i dipendenti che i datori di lavoro dovrebbero esserne a conoscenza. Se le persone non sanno quali siano i propri orari di lavoro possono nascere problemi di produttività ed efficienza.

Come dichiarare gli orari di lavoro?

Chiedi ai dipendenti qual è il momento più comodo per svolgere le loro mansioni. Decidi cosa sia meglio per il tuo team, sia che si tratti di orari precisi sia di orari flessibili.

Quali strumenti aiutano a dichiarare gli orari di lavoro?

Strumenti di gestione del tempo come Trello o Toggl, ecc.

Assicurati che i tuoi dipendenti comprendano le proprie responsabilità. Evita il micromanagement, che genera solo frustrazione e riduce la produttività.

Perché è importante definire responsabilità e aspettative chiare?

Più chiaramente tutti comprendono i propri compiti e aspettative, più sarà produttivo l’ambiente di lavoro. I datori di lavoro potranno responsabilizzare i lavoratori, mentre i dipendenti si sentiranno ascoltati.

Come definire responsabilità e aspettative chiare?

Prepara delle job description che descrivano le responsabilità di ciascun ruolo e aggiornale quando necessario. Informa il personale in caso di eventuali cambiamenti.

Quali strumenti utilizzare in questo passaggio?

Strumenti di collaborazione come Trello, Asana o Basecamp per creare attività specifiche e monitorare i progressi, oppure puoi valutare l’implementazione di una Checklist App.

Stabilisci una chiara policy per il lavoro da remoto che includa festività, pause, ferie e malattie.

Perché è importante decidere sulla policy delle ferie?

I datori di lavoro devono gestire le assenze per garantire la continuità, mentre i dipendenti devono sapere cosa sia accettabile in termini di assenze.

Come decidere sulla policy delle ferie?

È preferibile concedere almeno qualche giorno di assenza, alcuni pagati e altri no a seconda della policy specifica per ogni dipendente. Alcuni datori di lavoro permettono anche ferie illimitate, ma ciò richiede fiducia e responsabilità da entrambe le parti. Chiedi ai dipendenti di richiedere le assenze con anticipo.

Quali strumenti utilizzare per decidere sulle ferie?

Usa Google Docs o Sheets per creare un file dove chiunque possa richiedere giorni di assenza, aggiungere note e vedere eventuali modifiche in tempo reale.

Stabilisci con quale frequenza, dove e quando si terranno le riunioni.

Perché è importante organizzare le riunioni in anticipo?

Le riunioni dovrebbero essere pratiche ed efficienti, soprattutto se si tengono regolarmente. Così tutti restano focalizzati senza perdere tempo.

Come organizzare le riunioni in anticipo?

Pianifica una riunione periodica per gli aggiornamenti: ad esempio ogni venerdì mattina o mercoledì pomeriggio. Puoi anche fissare incontri ad hoc quando serve discutere qualcosa urgentemente.

Quali strumenti aiutano a organizzare le riunioni in anticipo?

Slack, LiveWebinar, Zoom o Google Hangouts sono tutti ottimi strumenti di comunicazione video.

La comunicazione è fondamentale per ogni team remoto. Stabilisci le linee guida e assicurati che tutti le seguano.

Perché è importante ottimizzare la comunicazione?

Senza un piano di comunicazione la situazione può degenerare rapidamente. Per mantenere tutti allineati, è necessario stabilire un modo efficace e rapido per comunicare.

Come ottimizzare la comunicazione?

È essenziale monitorare l’avanzamento dei progetti per capire se qualcuno è in ritardo. Inoltre, è utile vedere cosa fa il team giorno per giorno.

Per semplificare la comunicazione con i clienti, utilizza un software di ticketing come LiveAgent. Email, chat, chiamate, menzioni sui social e messaggi da altri canali finiranno tutti in un’unica casella di posta. Ciò rende la comunicazione più semplice e aumenta la soddisfazione dei clienti.

Quali strumenti per ottimizzare la comunicazione?

• Comunicazione interna – strumenti come Asana o Basecamp sono utili, ma solo se tutti li usano con costanza.
• Comunicazione con i clienti – help desk all-in-one come LiveAgent (è gratuito da provare!).

Per lavorare nella stessa direzione, ogni team ha bisogno di valori e obiettivi condivisi.

Perché è importante curare la cultura aziendale?

Le linee guida aziendali aiutano ad attrarre futuri talenti e sono fondamentali per la fidelizzazione. I dipendenti che si sentono parte di un team con valori affini sono più propensi a restare in azienda.

Come curare la cultura aziendale?

Crea un elenco di valori fondamentali e assicurati che tutti li conoscano. Un manuale aziendale può descrivere aspettative e policy.

Quali strumenti aiutano a curare la cultura aziendale?

Puoi creare un documento Google Docs o un breve video/presentazione sui valori fondamentali della tua azienda.

Assicurati che i tuoi dipendenti abbiano un ambiente produttivo prima di iniziare il lavoro da remoto.

Perché è importante verificare l’ambiente di lavoro remoto dei dipendenti?

Non tutti hanno condizioni ideali per lavorare da casa. Se vuoi che il personale si concentri, deve avere risorse e strumenti adeguati.

Come verificare l’ambiente di lavoro remoto dei dipendenti?

Se possibile, affitta uno spazio fisico nella loro zona (ad esempio un coworking). In alternativa, cerca di fornire migliori condizioni domestiche fornendo attrezzature (sedie, scrivanie, ecc.).

Quali strumenti usare per verificare l’ambiente di lavoro remoto?

Per scoprire se manca un ambiente adeguato, puoi fare un sondaggio tramite Google Forms.

Quando il team inizia a lavorare da remoto, è fondamentale avere un piano di inserimento per i nuovi dipendenti.

Perché è importante pianificare l’onboarding da remoto?

Senza un piano di onboarding, può essere difficile far sì che i nuovi arrivati siano produttivi fin da subito.

Come pianificare l’onboarding da remoto?

Pianifica video meeting e sessioni formative per permettere ai nuovi dipendenti di familiarizzare rapidamente con il nuovo sistema. Prepara manuali per ciascuno in modo che possano conoscere le linee guida aziendali.

Quali strumenti utilizzare per pianificare l’onboarding da remoto?

Puoi usare LiveWebinar per la formazione online. Crea manuali in Google Docs/Sheets.

Per essere produttivi, i lavoratori da remoto hanno bisogno di strumenti adeguati, come un computer con tutti i programmi necessari installati.

Perché è importante assicurarsi che i dipendenti abbiano i dispositivi necessari?

Se i dipendenti remoti non dispongono dei dispositivi o strumenti necessari, sarà difficile per loro svolgere il lavoro.

Come assicurarsi che i dipendenti abbiano i dispositivi necessari?

Fornisci ai tuoi dipendenti gli strumenti e i dispositivi adeguati.

Quali strumenti usare per assicurarsi che i dipendenti abbiano i dispositivi necessari?

Puoi creare un elenco dei requisiti su Google Docs/Sheets. Valuta l’investimento in tecnologia come cloud storage (es. Dropbox) e condivisione file (Google Drive).

Una connessione Internet affidabile è indispensabile per il lavoro da remoto.

Perché è importante garantire l’accesso a Internet?

Se la connessione Internet di un dipendente si interrompe anche solo per pochi minuti, può avere conseguenze significative. Verifica che non abbia problemi di connettività durante il lavoro da remoto.

Come garantire a tutti l’accesso a Internet?

Controlla periodicamente la velocità della connessione di tutti. Se ci sono problemi, contatta il provider e risolvili il prima possibile.

Quali strumenti usare per garantire a tutti l’accesso a Internet?

Pingdom consente di monitorare lo stato della connessione Internet ovunque nel mondo.

Assicurati che i dipendenti abbiano accesso al supporto tecnico in caso di problemi.

Perché è importante fornire supporto tecnico?

Se i lavoratori da remoto non hanno accesso al supporto tecnico, possono essere frustrati e vedere ciò come un ostacolo al proprio lavoro.

Come fornire supporto tecnico?

Fornisci ai dipendenti un elenco di contatti per il supporto tecnico, inclusi email e numero di telefono.

Quali strumenti per fornire supporto tecnico?

Puoi creare un documento (es. in Google Docs) che illustri il processo di supporto tecnico e garantirne l’accesso a tutto il team. Valuta l’investimento in software che offra supporto 24/7.

I tuoi dipendenti devono sapere quali sono le proprie responsabilità in materia di sicurezza.

Perché è importante definire le regole di sicurezza?

La sicurezza dei dipendenti deve essere sempre una priorità. Il personale deve conoscere i rischi del lavoro da casa e le policy aziendali in materia di sicurezza.

Come definire le regole di sicurezza?

Spiega chiaramente cosa devono fare e su quali aspetti della sicurezza devono concentrarsi.

Quali strumenti usare per definire le regole di sicurezza?

Il geofencing consente di tracciare la posizione del dispositivo del dipendente e impostare limiti che non può superare. Tuttavia, questa misura è necessaria solo se la tua azienda gestisce dati davvero sensibili; altrimenti, fidati del tuo staff: paga sempre.

Mantieni gli aggiornamenti regolari per app e dispositivi del team.

Perché è importante gestire gli aggiornamenti regolari?

Se i dipendenti remoti non aggiornano i dispositivi, diventano vulnerabili agli attacchi informatici. Assicurati che tutti siano aggiornati e non trascurino questa attività.

Come gestire gli aggiornamenti regolari?

Crea un documento con l’elenco degli aggiornamenti necessari, in modo che tutti possano consultarlo.

Quali strumenti aiutano a gestire gli aggiornamenti regolari?

Valuta strumenti come Microsoft AutoUpdate (per Windows) o Mac OS X Update (per dispositivi Apple), che consentono di aggiornare automaticamente il software di tutti i dipendenti.

Individua le aree dove i dipendenti possono incontrare problemi di sicurezza.

Perché è importante identificare i rischi per la sicurezza?

Se conosci i rischi puoi intervenire per ridurli. Individua tutte le minacce prima che diventino un problema.

Come identificare i rischi per la sicurezza?

Puoi creare una mappa dei rischi che evidenzi le aree in cui i dipendenti potrebbero incontrare pericoli.

Quali strumenti usare per identificare i rischi per la sicurezza?

Ci sono diversi strumenti che identificano le aree di rischio, come geofencing, software di monitoraggio dei social media (ad esempio Mediatoolkit) e Google Alerts.

In caso di problemi, devi fornire un piano di emergenza e rendere più sicuro l’ambiente di lavoro.

Perché è importante scrivere un piano di emergenza?

In caso di emergenza, i lavoratori remoti potrebbero andare nel panico e peggiorare la situazione. Un piano di emergenza può evitarlo.

Come scrivere un piano di emergenza?

Crea un documento con una to-do list che illustri i passaggi del piano di emergenza.

Quali strumenti aiutano a scrivere un piano di emergenza?

Quelli che i tuoi dipendenti utilizzano più spesso saranno quelli che conoscono meglio e che sapranno gestire più velocemente.

Uno dei maggiori problemi del lavoro da remoto è l’impossibilità di comunicare direttamente. I lavoratori da remoto, passando molto tempo fra quattro mura, devono curare la propria salute mentale.

Perché è importante prendersi cura del benessere dei dipendenti?

Se un dipendente inizia ad avere problemi di salute mentale, può influenzare molto l’efficienza aziendale.

Come aiutare a prendersi cura del benessere dei dipendenti?

Che sia per motivi lavorativi o personali, assicurati che tutti possano ricevere aiuto se necessario.

Quali strumenti aiutano a prendersi cura del benessere dei dipendenti?

Puoi fare un sondaggio anonimo tramite Google Forms o SurveyNuts.

Incoraggia i dipendenti a chiacchierare con i colleghi anche per motivi non lavorativi. Questo aiuta a sentirsi più uniti e a prevenire l’isolamento.

Perché è importante favorire le chiacchiere informali tra colleghi?

Se i dipendenti si sentono ‘in una boccia di vetro’, può diventare difficile concentrarsi e lavorare bene.

Come favorire le chiacchiere informali tra colleghi?

Cogli ogni occasione per ‘riunioni’ da remoto, non solo per lavoro ma anche per festeggiare i compleanni, ad esempio.

Quali strumenti aiutano a favorire le chiacchiere informali tra colleghi?

Qualunque strumento di webinar e messaggistica (LiveWebinar, Zoom, Google Hangout, ecc.) va bene.

È più difficile imparare una nuova abilità lavorando da remoto che in ufficio. Offri alternative e incentivi per acquisire nuove competenze e opportunità di crescita. Consenti l’accesso a tecnologie che aiutino a raggiungere questi obiettivi.

Perché è importante offrire formazione ai dipendenti?

Permettere ai dipendenti di svilupparsi li aiuta a vedere il lavoro come una carriera, non solo come un impiego. Incoraggiali a partecipare a webinar o corsi pertinenti ai loro interessi professionali.

Come offrire possibilità di formazione ai dipendenti?

Offri diverse tipologie di formazione: tutorial video, webinar o e-book. Puoi anche supportare i dipendenti a frequentare corsi nel loro tempo libero.

Quali strumenti usare per offrire formazione ai dipendenti?

Puoi usare software di videoconferenza come Skype o Zoom per la formazione live, oppure piattaforme come Lynda.com e Coursera per corsi online.