Lista di controllo per il ^lavoro da remoto^

Lista di controllo per il lavoro da remoto

Il lavoro da remoto sta diventando sempre più popolare, infatti molte più aziende lo stanno cominciando ad adottare. Se sei uno di questi datori di lavoro con un team da remoto, è essenziale che tutto funzioni al meglio.

Questa lista di controllo delinea i passaggi essenziali per gestire il tuo team da remoto in modo che il tuo business possa crescere.

Cosa è una lista di controllo per il lavoro da remoto?

È una guida per i datori di lavoro per aiutarli a gestire i loro team a distanza. Questo include l’impostazione degli strumenti e delle procedure giuste, così come la creazione di un piano di comunicazione.

L’importanza di una di lista di controllo per il lavoro da remoto

Ci sono molti vantaggi nel lavorare da remoto, ma gestire un team senza un contatto faccia a faccia può essere difficile. Questa lista di controllo aiuta a garantire che il tuo team rimanga efficente e produttivo mentre è lontano dall’ufficio. Il dipendente e il datore di lavoro ne trarranno beneficio poiché aiuta a stabilire alcune regole di base per la comunicazione.

Chi può beneficiare della nostra lista di controllo per il lavoro da remoto?

La nostra lista di controllo per il lavoro da remoto è utile per:

  • Proprietari di aziende: identifica se la loro azienda è pronta ad assumere e gestire lavoratori a distanza. In questo modo, sono preparati ad affrontare le sfide che potrebbero presentarsi.

  • I reparti delle risorse umane: li aiuterà a identificare e a coprire i potenziali problemi di inserimento dei nuovi assunti.

  • Lavoratori a distanza: possono verificare quali aree devono essere coperte dal loro datore di lavoro.

  • Dipendenti non esenti: per stabilire se il lavoro a distanza è adatto a loro.

Scopri la lista di controllo per il lavoro da remoto

Le basi

Lista di controllo per il lavoro da remoto

Stabilisci chiaramente l’orario in cui i tuoi dipendenti devono lavorare.

Perché è importante indicare l’orario di lavoro?

I dipendenti, così come i datori di lavoro, dovrebbero esserne consapevoli. Se le persone non sono consapevoli del loro orario di lavoro, possono avere problemi di produttività ed efficienza. 

Perché è importante indicare l’orario di lavoro? - App - Uploads - 2021 - 06 - Business Hours Holidays.png
Impostazione degli orari di lavoro in LiveAgent

Come stabilire l’orario di lavoro?

Chiedi ai dipendenti qual è l’orario più comodo per svolgere il loro lavoro. Decidi cosa è meglio per il tuo team, sia che si tratti di orari di lavoro precisi o di orari flessibili.

Quali strumenti aiutano a definire gli orari di lavoro?

Strumenti di gestione del tempo come Trello o Toggl, ecc.

Assicurati che i tuoi dipendenti comprendano le loro responsabilità. Assicurati di non fare da micromanager, perché questo non farebbe altro che generare frustrazione e ridurre la produttività.

Perché è importante stabilire responsabilità e aspettative chiare?

Quanto più tutti comprendono chiaramente i propri compiti e le proprie aspettative, tanto più produttivo sarà il luogo di lavoro. I datori di lavoro potranno ritenere i lavoratori responsabili delle loro azioni, mentre i dipendenti sentiranno di avere voce in capitolo.

Create-rule-in-LiveAgent
Esempio della funzionalità Regole di LiveAgent

Come stabilire responsabilità e aspettative chiare?

Prepara delle descrizioni delle mansioni che descrivano le responsabilità di ogni posizione, e assicurati di aggiornarle se necessario. Informa il personale in caso di potenziali cambiamenti.

Quali strumenti utilizzare in questa fase?

Strumenti di collaborazione come Trello, Asana o Basecamp creano compiti specifici per i dipendenti e ne monitorano i progressi.

Stabilisci una politica chiara per il lavoro a distanza che affronti le ferie, le pause, le vacanze e i giorni di malattia.

Perché è importante decidere le ferie?

I datori di lavoro devono gestire le assenze affinché il lavoro continui, mentre i dipendenti devono sapere cosa è accettabile in termini di assenze.

Come si decidono le ferie?

È meglio concedere almeno alcuni giorni di ferie, alcuni retribuiti e altri non retribuiti, a seconda della politica specifica di ciascun dipendente. Alcuni datori di lavoro concedono anche ferie illimitate, ma di solito ciò richiede la fiducia di entrambe le parti e l’impegno a lavorare responsabilmente senza supervisione. Chiedi al personale di richiedere i giorni di ferie il più possibile in anticipo.

Quali strumenti utilizzare per decidere le ferie?

Utilizza Google Docs o Sheets per creare un file in cui ognuno possa richiedere i giorni di ferie che desidera, per aggiungere note e per vedere le eventuali modifiche in tempo reale.

Google calendar
fonte: calendar.google.com

Pianifica la frequenza, il luogo e la data delle riunioni.

Perché è importante organizzare le riunioni in anticipo?

Le riunioni devono essere pratiche ed efficienti se si tengono regolarmente. In questo modo, tutti possono concentrarsi sui compiti da svolgere senza perdere tempo.

Come organizzare le riunioni in anticipo?

Dovresti organizzare una riunione regolare per gli aggiornamenti del team. Ad esempio, ogni venerdì mattina o mercoledì pomeriggio. È anche possibile organizzare riunioni ad hoc quando è necessario discutere immediatamente di qualcosa.

Come organizzare le riunioni in anticipo? - App - Uploads - 2021 - 12 - Image 4 9.png
fonte: calendar.google.com

Quali strumenti aiutano a organizzare le riunioni in anticipo?

Slack, LiveWebinar, Zoom o Google Hangouts sono tutti ottimi strumenti di comunicazione video.

La comunicazione è fondamentale per qualsiasi team remoto. Stabilisci le linee guida per la comunicazione e assicurati che tutti le seguano.

Perché è importante semplificare la comunicazione?

La situazione può diventare rapidamente caotica se non si dispone di un piano di comunicazione. Per tenere tutti al corrente, è necessario stabilire un modo per comunicare in modo efficace e rapido.

Come ottimizzare la comunicazione?

È essenziale avere un modo per monitorare l’avanzamento dei progetti, in modo da poter determinare se qualcuno è in ritardo. Inoltre, è utile vedere cosa fa il team giorno per giorno.

Per semplificare la comunicazione con i clienti, utilizza un software di ticketing, come LiveAgent. Le e-mail, le chat, le chiamate, le menzioni sui social media e i messaggi provenienti da altri canali finiranno tutti in un’unica casella di posta universale. Questo semplifica la comunicazione e aumenta il livello di soddisfazione dei clienti.

LiveAgent's inbox all tickets preview

Quali strumenti utilizzare per semplificare la comunicazione?

  • Comunicazione con il team – strumenti come Asana o Basecamp sono utili, ma solo se tutti li usano con costanza.
  • Comunicazione con i clienti – software di help desk all-in-one come LiveAgent (da provare gratuitamente!).

Affinché tutti siano sulla stessa lunghezza d’onda e si muovano nella stessa direzione, ogni team ha bisogno di una serie di valori e obiettivi condivisi.

Perché è importante curare la cultura aziendale?

Le linee guida dell’azienda contribuiscono ad attrarre i futuri dipendenti, ma sono anche essenziali per la loro fidelizzazione. I dipendenti che si sentono parte di un team e i cui valori sono in linea con quelli dell’organizzazione hanno maggiori probabilità di rimanere in azienda.

Come curare la cultura aziendale?

Creare un elenco di valori fondamentali e assicurarsi che tutti li comprendano. Inoltre, un manuale aziendale può delineare le aspettative e le politiche aziendali.

Quali strumenti aiutano a curare la cultura aziendale?

Puoi creare un documento su Google Docs o un breve video/presentazione sui valori fondamentali dell’azienda.

Quali strumenti aiutano a curare la cultura aziendale? - App - Uploads - 2021 - 12 - Image 4 26.png

Verifica che i tuoi dipendenti abbiano un ambiente di lavoro produttivo prima che inizino a lavorare da remoto.

Perché è importante verificare l’ambiente di lavoro remoto dei tuoi dipendenti?

Non tutti hanno le condizioni ideali per lavorare da casa. Se vuoi che i tuoi dipendenti si concentrino sul loro lavoro, devono avere a disposizione le risorse e gli strumenti di cui hanno bisogno.

Come verificare l’ambiente di lavoro remoto dei tuoi dipendenti?

Se possibile, affitta un luogo di lavoro fisico nella loro zona (ad esempio uno spazio di coworking). In caso contrario, cerca di offrire loro condizioni di lavoro migliori a casa, fornendo alcune attrezzature (sedie, scrivanie, ecc.).

Home office

Quali strumenti utilizzare per verificare l’ambiente di lavoro remoto dei tuoi dipendenti?

Per scoprire se qualcuno non ha un ambiente di lavoro a distanza adeguato, si può fare un sondaggio tramite Google Forms.

Quando il tuo team inizia a lavorare da remoto, è essenziale avere un piano per l’onboarding dei nuovi dipendenti.

Perché è importante pianificare l’onboarding da remoto?

Se non si dispone di un piano di onboarding, può risultare difficile far entrare in azione i nuovi dipendenti.

Come pianificare l’onboarding da remoto?

Pianifica incontri video e sessioni di formazione per i tuoi dipendenti, in modo da familiarizzare rapidamente con il nuovo sistema. Crea dei manuali da far leggere a ciascun dipendente, in modo che possa familiarizzare con le linee guida dell’azienda.

Come pianificare l’onboarding da remoto? - App - Uploads - 2019 - 09 - LiveAgent Onboarding.png

Quali strumenti utilizzare per pianificare l’onboarding a distanza?

Puoi usare LiveWebinar per le sessioni di formazione online. Crea dei manuali in Google Docs/Fogli.

Gli aspetti tecnici

Per essere produttivi, i lavoratori remoti hanno bisogno di strumenti adeguati, come un computer con tutti i programmi necessari installati.

Perché è importante assicurarsi che i dipendenti abbiano i dispositivi necessari?

Se i tuoi dipendenti remoti non dispongono di dispositivi o strumenti personali adeguati, sarà difficile per loro portare a termine il proprio lavoro.

Come assicurarsi che i dipendenti abbiano i dispositivi necessari?

Fornisci ai tuoi dipendenti gli strumenti e i dispositivi giusti.

Quali strumenti utilizzare per assicurarsi che i dipendenti abbiano i dispositivi necessari?

È possibile creare un elenco di requisiti per il lavoro remoto su Google Docs/Fogli. Prendi in considerazione la possibilità di investire in tecnologie come il cloud storage (ad esempio Dropbox) e la condivisione di file (Google Drive).

Organized workspace - news, phone, calculator, notepad, laptop

Una connessione Internet affidabile è indispensabile per i lavoratori remoti.

Perché è importante garantire l’accesso a Internet?

Se l’accesso a Internet di un dipendente si interrompe anche solo per pochi minuti, le conseguenze possono essere notevoli. Verifica che non ci siano problemi di connessione quando lavorano da remoto.

Come garantire a tutti l’accesso a Internet?

Controlla periodicamente la velocità di Internet di tutti. In caso di problemi, contatta il fornitore di servizi e risolvi il problema il prima possibile.

Come garantire a tutti l’accesso a Internet? - App - Uploads - 2019 - 11 - IndustryIcon Software Internet3.svg

Quali strumenti utilizzare per garantire a tutti l’accesso a Internet?

Pingdom consente di monitorare lo stato di una connessione Internet da qualsiasi parte del mondo.

Assicurati che i tuoi dipendenti abbiano accesso all’assistenza tecnica se qualcosa non funziona correttamente. 

Perché è importante fornire assistenza tecnica?

Se i tuoi lavoratori remoti non hanno accesso all’assistenza tecnica, potrebbero sentirsi frustrati e vedere in questa situazione un ostacolo che impedisce loro di portare a termine il proprio lavoro.

Come fornire assistenza tecnica?

Fornisci ai tuoi dipendenti un elenco di contatti per l’assistenza, compresi l’indirizzo e-mail e il numero di telefono, ecc.

Come fornire assistenza tecnica? - App - Uploads - 2021 - 12 - Tech Support.svg

Quali strumenti per fornire assistenza tecnica?

Puoi creare un documento (ad esempio in Google Docs) che illustri il processo di assistenza tecnica e garantirne l’accesso a tutti i membri del tuo team. Prendi in considerazione l’idea di investire in un software che permetta ai tuoi dipendenti di accedere all’assistenza 24 ore al giorno.

La sicurezza

I dipendenti remoti devono capire quali sono i loro obblighi in materia di sicurezza.

Perché è importante stabilire gli obblighi di sicurezza?

La sicurezza dei tuoi dipendenti deve essere sempre una priorità assoluta. Il personale deve essere consapevole dei pericoli che comporta lavorare da casa e comprendere le politiche di sicurezza dell’azienda.

Come stabilire gli obblighi di sicurezza?

Spiega chiaramente cosa deve essere coperto da parte loro e su quali elementi di sicurezza devono concentrarsi.

Woman holding smartphone and chatting on social media

Quali strumenti utilizzare per stabilire gli obblighi di sicurezza?

Il geofencing consente di tracciare la posizione del dispositivo di un dipendente e di stabilire dei confini che non possono essere oltrepassati. Tuttavia, questo passo è essenziale solo se la tua azienda detiene dati molto sensibili; in caso contrario, dovresti fidarti del tuo personale: tutto questo ti ripagherà.

Aggiorna regolarmente le app e i dispositivi del tuo team.

Perché è importante effettuare degli aggiornamenti regolari?

Se i tuoi dipendenti remoti non aggiornano i loro dispositivi, possono diventare vulnerabili agli attacchi informatici. Verificate che tutti siano al passo con gli aggiornamenti regolari e che non li trascurino.

Come occuparsi degli aggiornamenti regolari?

Crea un documento che contenga un elenco degli aggiornamenti necessari, in modo che tutti abbiano accesso a queste informazioni.

Update

Quali strumenti aiutano a gestire gli aggiornamenti regolari?

Dovresti considerare di investire in strumenti come Microsoft AutoUpdate (per Windows) o Mac OS X Update (per i dispositivi Apple), che ti permetteranno di aggiornare automaticamente tutti i software dei tuoi dipendenti.

È necessario identificare le aree in cui i dipendenti hanno maggiori probabilità di incorrere in problemi di sicurezza.

Perché è importante identificare i rischi per la sicurezza?

Se si sa dove si trovano i pericoli, si possono adottare misure che contribuiscono a ridurli. Identifica tutte le potenziali minacce prima che diventino un problema.

Come identificare i rischi per la sicurezza?

Considera la possibilità di creare una mappa dei rischi per la sicurezza che delinei le aree in cui i tuoi dipendenti potrebbero incorrere in pericoli.

Come identificare i rischi per la sicurezza? - App - Uploads - 2020 - 03 - High Security Standards.svg

Quali strumenti utilizzare per identificare i rischi per la sicurezza?

Esistono diversi strumenti per identificare le aree a rischio per la sicurezza, tra cui Geofencing, software di monitoraggio dei social media (come Mediatoolkit) e Google Alerts.

Nel caso in cui qualcosa vada storto, è necessario predisporre un piano di emergenza e rendere più sicuro il proprio spazio di lavoro.

Perché è importante scrivere un piano di emergenza?

In caso di emergenza, i tuoi lavoratori remoti potrebbero farsi prendere dal panico e peggiorare la situazione. Un piano di emergenza può evitare che ciò accada.

Come scrivere un piano di emergenza?

Crea un documento con un elenco di cose da fare che illustri il piano di emergenza passo per passo.

Exit sign

Quali strumenti ti aiutano a scrivere un piano di emergenza?

Quelli che i tuoi dipendenti usano più spesso saranno quelli con cui hanno maggiore familiarità e che probabilmente sapranno gestire più velocemente.

Salute mentale

Uno dei maggiori problemi del lavoro a distanza è l’impossibilità di comunicare direttamente con le persone. Poiché i lavoratori a distanza potrebbero trascorrere la maggior parte del loro tempo tra quattro mura, la loro salute mentale è fondamentale.

Perché è importante preoccuparsi del benessere dei propri dipendenti?

Se un dipendente inizia ad avere problemi di salute mentale, può avere un impatto enorme sull’efficienza dell’azienda.

Come aiutare a prendersi cura del benessere dei propri dipendenti?

Che abbia a che fare con il lavoro o meno, assicurati che tutti abbiano accesso all’assistenza in caso di bisogno.

Come aiutare a prendersi cura del benessere dei propri dipendenti? - App - Uploads - 2021 - 11 - Woman Choosing Green Smile On Survey.jpg

Quali sono gli strumenti che aiutano a prendersi cura del benessere dei propri dipendenti?

È possibile condurre un’indagine anonima tramite Google Forms o SurveyNuts.

Incoraggia i tuoi dipendenti a scambiare quattro chiacchiere con i colleghi, anche per motivi non legati al lavoro. Questo li aiuterà a sentirsi più legati al team e a prevenire il senso di isolamento.

Perché è importante facilitare le chiacchierate occasionali con i colleghi?

Se i tuoi dipendenti iniziano a sentirsi in una boccia per pesci, potrebbe diventare difficile per loro concentrarsi e svolgere il proprio lavoro.

Come facilitare le chat occasionali con i compagni di squadra?

Presta attenzione a tutte le occasioni di incontro “a distanza”, non solo per il lavoro ma anche per festeggiare i compleanni dei dipendenti.

Come facilitare le chat occasionali con i compagni di squadra? - App - Uploads - 2019 - 09 - Live Chat.svg

Quali strumenti ti aiutano a facilitare le chat casuali con i compagni di squadra?

Tutti gli strumenti di webinar e messaggistica (LiveWebinar, Zoom, Google Hangout, ecc.) funzionano qui.

È molto più impegnativo imparare una nuova abilità quando si lavora da remoto che in ufficio. Offri ai tuoi dipendenti opzioni alternative e incentivi per apprendere nuove competenze, opportunità per migliorarsi. Permettigli di accedere alla tecnologia che li aiuterà a fare tutte queste cose.

Perché è importante fornire ai tuoi dipendenti una formazione?

Permettere ai tuoi dipendenti di svilupparsi li aiuta a vedere il loro lavoro come una carriera, non solo come un altro lavoro. Incoraggiali a partecipare a webinar o a corsi legati ai loro interessi professionali.

Come offrire ai tuoi dipendenti opzioni di formazione?

Considera la possibilità di offrire diversi tipi di formazione, come video tutorial, webinar o e-book. Potresti anche aiutare i tuoi dipendenti a completare i corsi nel loro tempo libero.

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Quali strumenti utilizzare per offrire ai tuoi dipendenti delle opzioni di formazione?

Puoi usare software di videoconferenza come Skype o Zoom per condurre la formazione dal vivo o piattaforme come Lynda.com e Coursera per offrire dei corsi online.

Riassunto della lista di controllo del lavoro da remoto

Le basi:

  • Indicare l’orario di lavoro
  • Stabilire delle responsabilità e delle aspettative precise
  • Definire il tempo libero
  • Organizzare le riunioni in anticipo
  • Semplificare la comunicazione con LiveAgent
  • Occuparsi della struttura aziendale
  • Controllare l’ambiente di lavoro da remoto dei tuoi dipendenti
  • Pianificare l’onboarding da remoto

Gli aspetti tecnici:

  • Assicurati che i tuoi dipendenti abbiano i dispositivi necessari
  • Garantisci a tutti l’accesso a Internet
  • Fornisci assistenza tecnica

La sicurezza:

  • Stabilisci degli obblighi di sicurezza
  • Occupati degli aggiornamenti periodici
  • Identifica i rischi per la sicurezza
  • Scrivi un piano di emergenza

La salute mentale:

  • Occupati del supporto al benessere dei tuoi dipendenti
  • Facilita le chiacchierate informali tra i colleghi del team
  • Fornisci ai tuoi dipendenti opzioni di formazione

Frequently asked questions

In che modo le aziende sono solite inserire i dipendenti remoti?

Un metodo popolare è quello di creare un portale online con tutte le informazioni di cui un nuovo dipendente avrà bisogno, come le politiche, le procedure, le informazioni di contatto e il materiale di formazione. Un altro metodo standard consiste nell’assegnare un mentore che aiuti il nuovo dipendente ad adattarsi alla cultura aziendale e a rispondere a qualsiasi domanda. Altri metodi sono le video chat, le teleconferenze e la formazione sul posto di lavoro. Decidi quale metodo è più adatto alla tua azienda.

Cosa rende l'esperienza di onboarding dei dipendenti remoti un successo?

Un’esperienza di onboarding di successo per i dipendenti remoti dovrebbe includere: la costruzione di relazioni con gli altri lavoratori, l’apprendimento di come lavorare al di fuori dell’ufficio, la comprensione delle politiche aziendali, delle procedure e della cultura aziendale, nonché l’inserimento nei canali di comunicazione interni. Dai alle persone tempo e supporto per ambientarsi prima di essere lanciate in situazioni “ad alto rischio”.

I dipendenti virtuali traggono vantaggio da un'esperienza di lavoro a distanza?

Sì, nella maggior parte dei casi. In effetti, i dipendenti a distanza tendono a essere più produttivi e meno stressati dei loro colleghi in ufficio. Si sentono a proprio agio a lavorare nel loro ambiente domestico e non sono distratti dalla politica dell’ufficio, dai drammi o dalle chiacchiere da bar.

Qual è il processo di onboarding per un nuovo dipendente remoto?

In genere, il processo di onboarding per un nuovo dipendente remoto prevede la revisione delle mansioni e delle aspettative, l’accertamento della disponibilità degli strumenti necessari, la spiegazione delle politiche e delle procedure aziendali e la presentazione al resto del team. Infine, aiutali a iniziare il loro primo progetto.

Come integrare i dipendenti virtuali?

Valuta le competenze specifiche e il temperamento dell’individuo per determinare una strategia di onboarding adeguata. Questa potrebbe includere sessioni di formazione formale, verifica delle competenze o tutoraggio da parte di un collega più esperto. Alcuni dipendenti remoti che possiedono capacità tecniche proprie possono preferire gestire le dipendenze da soli, mentre altri avranno bisogno di aiuto per impostare il software necessario. Per questo motivo, prima di decidere la strategia di inserimento, è necessario considerare il livello di autosufficienza che ci si aspetta da un nuovo assunto.

Qual è il modo migliore per organizzare il lavoro a distanza nel 2023?

Tutto dipende dalle politiche, dalla filosofia di gestione e dal grado di autonomia che un’azienda vuole concedere ai propri dipendenti. In generale, nella gestione di un team di lavoratori virtuali si possono applicare tre diverse strutture organizzative: team completamente distribuiti con orari di lavoro flessibili, team parzialmente distribuiti con orari prestabiliti e team completamente centralizzati con dipendenti che lavorano da un ufficio designato. Ognuna di queste strutture presenta vantaggi e svantaggi, per cui è fondamentale valutare quale sia la soluzione migliore per la propria azienda.

Dove posso trovare una lista di controllo per l'onboarding dei dipendenti remoti?

Abbiamo parlato di una lista di controllo per il lavoro a distanza, ma molti dei suoi passaggi possono essere utilizzati anche come lista di controllo autonoma per l’inserimento dei dipendenti a distanza.

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