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Lista di controllo per il lavoro da remoto

Il lavoro da remoto sta diventando sempre più popolare, infatti molte più aziende lo stanno cominciando ad adottare. Se sei uno di questi datori di lavoro con un team da remoto, è essenziale che tutto funzioni al meglio.

Questa lista di controllo delinea i passaggi essenziali per gestire il tuo team da remoto in modo che il tuo business possa crescere.

Cosa è una lista di controllo per il lavoro da remoto?

È una guida per i datori di lavoro per aiutarli a gestire i loro team a distanza. Questo include l’impostazione degli strumenti e delle procedure giuste, così come la creazione di un piano di comunicazione.

L’importanza di una di lista di controllo per il lavoro da remoto

Ci sono molti vantaggi nel lavorare da remoto, ma gestire un team senza un contatto faccia a faccia può essere difficile. Questa lista di controllo aiuta a garantire che il tuo team rimanga efficente e produttivo mentre è lontano dall’ufficio. Il dipendente e il datore di lavoro ne trarranno beneficio poiché aiuta a stabilire alcune regole di base per la comunicazione.

Chi può beneficiare della nostra lista di controllo per il lavoro da remoto?

La nostra lista di controllo per il lavoro da remoto è utile per:

  • Titolari delle aziende: identifica se la loro azienda è pronta ad assumere e gestire dei lavoratori da remoto. Così facendo, sono pronti per le sfide che possono incontrare.

  • Dipartimenti delle risorse umane: li aiuterà a identificare e risolvere i potenziali problemi con l’inserimento dei nuovi assunti.

  • Lavoratori da remoto: possono controllare quali aree dovrebbero essere coperte dal loro datore di lavoro.

  • Dipendenti non esenti: per determinare se il lavoro a distanza è adatto a loro.

Scopri la lista di controllo per il lavoro da remoto

Le basi

Lista di controllo per il lavoro da remoto

Stabilisci chiaramente il tempo durante il quale ci si aspetta che i tuoi dipendenti lavorino.

Perché è importante dichiarare il proprio orario di lavoro?

I dipendenti, così come i datori di lavoro, dovrebbero esserne consapevoli. Se le persone non sono consapevoli dei loro orari di lavoro, potrebbero esserci problemi di produttività ed efficienza.

Perché è importante dichiarare il proprio orario di lavoro? - App - Uploads - 2021 - 06 - Business Hours Holidays.png
Impostazione degli orari di lavoro in LiveAgent

Come dichiarare il tuo orario di lavoro?

Chiedi ai dipendenti qual è l’orario più conveniente per loro per svolgere il loro lavoro. Decidi cosa è meglio per il tuo team, che si tratti di orari di lavoro precisi o di orari flessibili.

Quali strumenti dovresti utilizzare per dichiarare il tuo orario di lavoro?

Strumenti di gestione del tempo come Trello o Toggl, ecc.

Assicurati che i tuoi dipendenti capiscano le loro responsabilità. Assicurati di non essere troppo esigente, perché questo porterà solo alla frustrazione e a una minore produttività.

Perché è importante stabilire delle chiare responsabilità e aspettative?

Più chiaramente tutti capiscono i loro doveri e le loro aspettative, più produttivo sarà il posto di lavoro. I datori di lavoro saranno in grado di ritenere i lavoratori responsabili delle loro azioni, mentre i dipendenti sentiranno di avere una voce.

Create-rule-in-LiveAgent
Esempio della funzionalità Regole di LiveAgent

Come stabilire delle chiare responsabilità e aspettative?

Prepara le descrizioni delle mansioni che descrivono le responsabilità di ogni posizione, e assicurati di aggiornarle se necessario. Informa il tuo staff in caso di potenziali cambiamenti.

Quali strumenti dovresti usare in questo passaggio?

Strumenti di collaborazione come Trello, Asana o Basecamp creano dei compiti specifici per i dipendenti e tengono traccia dei loro progressi.

Stabilisci una politica chiara sul lavoro a distanza che tratti vacanze, pause, ferie e giorni di malattia.

Perché è importante prendere delle decisioni sul tempo libero?

I datori di lavoro devono gestire le assenze perché il lavoro continui, mentre i dipendenti devono sapere cosa è accettabile in termini di tempo libero.

Come prendere delle decisioni sul tempo libero?

È meglio concedere almeno alcuni giorni di ferie, alcuni pagati e altri non pagati a seconda della politica specifica per ogni dipendente. Alcuni datori di lavoro permettono anche ferie illimitate, ma questo di solito richiede fiducia da entrambe le parti e l’impegno a lavorare responsabilmente senza supervisione. Chiedi al personale di richiedere i loro giorni di ferie il più in anticipo possibile.

Quali strumenti dovresti utilizzare per prendere delle decisioni sul tempo libero?

Usa Google Docs o Sheets per creare un file in cui tutti possono richiedere dei giorni liberi, aggiungere note e vedere qualsiasi cambiamento in tempo reale.

Google calendar
fonte: calendar.google.com

Pianifica quanto spesso, dove e quando le riunioni dovrebbero essere tenute.

Perché è importante organizzare le riunioni in anticipo?

Le riunioni devono essere pratiche ed efficienti se le tieni regolarmente. In questo modo, tutti possono rimanere concentrati sul compito da svolgere senza perdere tempo.

Come organizzare le riunioni in anticipo?

Dovresti organizzare una riunione regolare per gli aggiornamenti del team. Per esempio, ogni venerdì mattina o mercoledì pomeriggio. Puoi anche organizzare delle riunioni ad hoc quando qualcosa deve essere discusso immediatamente.

Come organizzare le riunioni in anticipo? - App - Uploads - 2021 - 12 - Image 4 9.png
fonte: calendar.google.com

Quali strumenti dovresti utilizzare per organizzare le riunioni in anticipo?

Slack, LiveWebinar, Zoom o Google Hangouts sono tutti degli ottimi strumenti di comunicazione video.

La comunicazione è fondamentale per qualsiasi team remoto. Stabilisci le linee guida per la comunicazione e assicurati che tutti le seguano.

Perché è importante semplificare la comunicazione?

La situazione può diventare rapidamente caotica se non si dispone di un piano di comunicazione. Per tenere tutti al corrente, è necessario stabilire un modo per comunicare in modo efficace e rapido.

Come semplificare la comunicazione?

È essenziale avere un modo per monitorare l’avanzamento dei progetti, in modo da poter determinare se qualcuno è in ritardo. Inoltre, è utile vedere cosa fa il team giorno per giorno.

Per semplificare la comunicazione con i clienti, utilizza un software di ticketing, come LiveAgent. Le e-mail, le chat, le chiamate, le menzioni sui social media e i messaggi provenienti da altri canali finiranno tutti in un’unica casella di posta universale. Questo semplifica la comunicazione e aumenta il livello di soddisfazione dei clienti.

LiveAgent's inbox all tickets preview

Quali strumenti dovresti utilizzare per semplificare la comunicazione?

  • Comunicazione di team – strumenti come Asana o Basecamp sono utili, ma solo se tutti li usano con costanza.
  • Comunicazione con i clienti – software di help desk all-in-one come LiveAgent (da provare gratuitamente!).

Affinché tutti siano sulla stessa pagina e si muovano nella stessa direzione, ogni team ha bisogno di una serie di valori e obiettivi condivisi.

Perché è importante occuparsi della cultura aziendale?

Le linee guida dell’azienda ti aiuteranno ad attrarre i futuri dipendenti, ma sono anche utili per mantenere i tuoi attuali dipendenti. I dipendenti che si sentono parte di un team e i cui valori si allineano con quelli dell’organizzazione sono più propensi a rimanere nell’azienda.

Come occuparsi della cultura aziendale?

Crea una lista di valori fondamentali e assicurati che tutti li capiscano. Inoltre, un manuale aziendale può delineare le aspettative e le politiche aziendali.

Quali strumenti dovresti utilizzare per occuparti della cultura aziendale?

Puoi creare un documento Google Docs o creare un breve video/presentazione sui valori fondamentali della tua azienda.

Quali strumenti dovresti utilizzare per occuparti della cultura aziendale? - App - Uploads - 2021 - 12 - Image 4 26.png

Verifica che i tuoi dipendenti abbiano un ambiente di lavoro produttivo prima di che comincino a lavorare da remoto.

Perché è importante controllare l’ambiente di lavoro da remoto dei tuoi dipendenti?

Non tutti hanno le condizioni ideali per lavorare da casa. Se vuoi che i tuoi collaboratori si concentrino sul loro lavoro, devono avere le risorse e gli strumenti adatti.

Come controllare l’ambiente di lavoro da remoto dei tuoi dipendenti?

Se possibile, affitta un posto di lavoro fisico nella loro zona (ad esempio uno spazio di coworking). In caso contrario, cerca di fornire loro migliori condizioni di lavoro a casa, fornendo alcune attrezzature (sedie, scrivanie, ecc.).

Home office

Quali strumenti dovresti utilizzare per controllare l’ambiente di lavoro da remoto dei tuoi dipendenti?

Per scoprire se a qualcuno manca un ambiente da remoto appropriato, potresti fare un sondaggio tramite Google Forms.

Quando il tuo team inizia a lavorare da remoto, è essenziale avere un piano per l’onboarding dei nuovi dipendenti.

Perché è importante pianificare l’onboarding remoto?

Se non hai un piano di onboarding, può essere difficile mettere i nuovi dipendenti al passo con i tempi.

Come pianificare l’onboarding remoto?

Pianifica delle riunioni video e delle sessioni di formazione per i tuoi dipendenti per familiarizzare rapidamente con il nuovo sistema. Crea dei manuali da far leggere a ogni dipendente in modo che possa familiarizzare con le linee guida dell’azienda.

Come pianificare l’onboarding remoto? - App - Uploads - 2019 - 09 - LiveAgent Onboarding.png

Quali strumenti dovresti utilizzare per pianificare l’onboarding remoto?

Puoi usare LiveWebinar per delle sessioni di formazione online. Creare dei manuali in Google Docs/Sheets.

Gli aspetti tecnici

un computer con tutti i programmi di cui hanno bisogno installati.

Perché è importante assicurarsi che i tuoi dipendenti abbiano i dispositivi necessari?

Se i tuoi lavoratori da remoto non hanno i dispositivi o gli strumenti personali adeguati, sarà difficile per loro completare il loro lavoro.

Come assicurarsi che i tuoi dipendenti abbiano i dispositivi necessari?

Fornisci ai tuoi dipendenti gli strumenti e i dispositivi giusti.

Quali strumenti dovresti utilizzare per assicurarti che i tuoi dipendenti abbiano i dispositivi necessari?

Puoi creare una lista di requisiti per il lavoro a distanza su Google Docs/Sheets. Considera di investire in tecnologie come il cloud storage (ad esempio Dropbox) e la condivisione di file (Google Drive).

Organized workspace - news, phone, calculator, notepad, laptop

Una connessione Internet affidabile è un must per i lavoratori da remoto.

Perché è importante garantire l’accesso a Internet?

Se l’Internet di un dipendente smette di funzionare anche solo per pochi minuti, può avere delle conseguenze significative. Controlla che non abbiano difficoltà di connessione quando lavorano a distanza.

Come garantire l’accesso a Internet?

Controlla periodicamente la velocità di Internet di tutti. Se ci sono dei problemi, contatta il fornitore di servizi e risolvili il prima possibile.

Come garantire l’accesso a Internet? - App - Uploads - 2019 - 11 - IndustryIcon Software Internet3.svg

Quali strumenti dovresti utilizzare per garantire l’accesso a Internet?

Pingdom ti permette di monitorare lo stato di una connessione Internet da qualsiasi parte del mondo.

Assicurati che i tuoi dipendenti abbiano accesso al supporto tecnico se qualcosa non funziona correttamente.

Perché è importante fornire il supporto tecnico?

Se i tuoi lavoratori da remoto non hanno accesso al supporto tecnico, possono diventare frustrati e vederlo come un ostacolo che gli impedisce di portare a termine il loro lavoro.

Come fornire il supporto tecnico?

Fornisci ai tuoi dipendenti una lista di contatti per il supporto, compreso un indirizzo e-mail e un numero di telefono, ecc.

Come fornire il supporto tecnico? - App - Uploads - 2021 - 12 - Tech Support.svg

Quali strumenti dovresti utilizzare per fornire il supporto tecnico?

Puoi creare un documento (ad esempio in Google Docs) che delinea il processo di supporto tecnico e garantire a tutti i membri del tuo team l’accesso ad esso. Considera di investire in un software che fornisca ai tuoi dipendenti l’accesso al supporto 24 ore al giorno.

La sicurezza

I tuoi dipendenti da remoto devono capire quali sono i loro obblighi in materia di sicurezza.

Perché è importante stabilire degli obblighi di sicurezza?

La sicurezza dei tuoi dipendenti dovrebbe essere sempre una priorità assoluta. Il tuo staff deve essere consapevole dei pericoli che comporta lavorare da casa e capire le politiche di sicurezza dell’azienda.

Come stabilire degli obblighi di sicurezza?

Spiega loro chiaramente cosa deve essere coperto dalla loro parte e su quali elementi di sicurezza devono concentrarsi.

Woman holding smartphone and chatting on social media

Quali strumenti dovresti utilizzare per stabilire degli obblighi di sicurezza?

Il geofencing ti permette di tracciare la posizione del dispositivo di un dipendente e di impostare dei limiti che non possono essere superati. Tuttavia, questo passaggio è essenziale solo se la tua azienda detiene dei dati davvero sensibili, altrimenti, dovresti solo fidarti del tuo personale – ti ripaga.

Mantieni degli aggiornamenti periodici per le app e per i dispositivi del tuo team.

Perché è importante occuparsi degli aggiornamenti periodici?

Se i tuoi dipendenti da remoto non aggiornano i loro dispositivi, possono diventare vulnerabili agli attacchi informatici. Verifica che tutti stiano al passo con gli aggiornamenti periodici e che non li trascurino.

Come occuparsi degli aggiornamenti periodici?

Crea un documento che contiene una lista di aggiornamenti necessari in modo che tutti abbiano accesso a queste informazioni.

Update

Quali strumenti dovresti utilizzare per occuparti degli aggiornamenti periodici?

Dovresti prendere in considerazione la possibilità di investire in strumenti come Microsoft AutoUpdate (per Windows) o Mac OS X Update (per i dispositivi Apple), che ti permetteranno di aggiornare automaticamente tutti i software dei tuoi dipendenti.

Devi identificare le aree in cui è più probabile che i tuoi dipendenti riscontrino dei problemi di sicurezza.

Perché è importante identificare i rischi per la sicurezza?

Se sai dove si trovano i pericoli, puoi prendere dei provvedimenti che ti aiuteranno a evitarli. Identifica tutte le potenziali minacce prima che diventino un problema.

Come identificare i rischi per la sicurezza?

Prendi in considerazione la creazione di una mappa dei rischi per la sicurezza che delinea le aree in cui i tuoi dipendenti potrebbero incorrere in un pericolo.

Come identificare i rischi per la sicurezza? - App - Uploads - 2020 - 03 - High Security Standards.svg

Quali strumenti dovresti utilizzare per identificare i rischi per la sicurezza?

Ci sono vari strumenti che identificano le aree a rischio per la sicurezza, tra cui Geofencing, software di monitoraggio dei social media (come Mediatoolkit) e Google Alerts.

Nel caso in cui qualcosa vada storto, devi fornire un piano di emergenza e rendere il tuo spazio di lavoro più sicuro.

Perché è importante scrivere un piano di emergenza?

In caso di emergenza, i tuoi lavoratori da remoto potrebbero andare nel panico e peggiorare le cose. Un piano di emergenza può evitare che ciò accada.

Come scrivere un piano di emergenza?

Crea un documento con una lista di cose da fare che delinea il piano di emergenza passo dopo passo.

Exit sign

Quali strumenti dovresti utilizzare per scrivere un piano di emergenza?

Quelli che i tuoi dipendenti usano più spesso saranno quelli con cui hanno più familiarità e che probabilmente possono gestire più velocemente.

Salute mentale

Uno dei maggiori problemi del lavoro a distanza è l’incapacità di comunicare direttamente con le persone. Dato che i lavoratori a distanza potrebbero passare la maggior parte del loro tempo tra quattro mura, la loro salute mentale è cruciale.

Perché è importante preoccuparsi del benessere dei tuoi dipendenti?

Se un dipendente inizia a lottare con la propria salute mentale, può avere un impatto enorme sull’efficienza dell’azienda.

Come prendersi cura del benessere dei tuoi dipendenti?

Che abbia a che fare con il lavoro o meno, assicurati che tutti abbiano accesso all’aiuto se ne hanno bisogno.

Come prendersi cura del benessere dei tuoi dipendenti? - App - Uploads - 2021 - 11 - Woman Choosing Green Smile On Survey.jpg

Quali strumenti dovresti utilizzare per prenderti cura del benessere dei tuoi dipendenti?

Puoi condurre un sondaggio anonimo tramite Google Forms o SurveyNuts.

Incoraggia i tuoi dipendenti a fare delle chiacchierate casuali con i loro colleghi, anche per scopi non legati al lavoro. Questo li aiuterà a sentirsi più legati al team e a prevenire sentimenti di isolamento.

Perché è importante facilitare le chat casuali con gli altri membri del team?

Se i tuoi dipendenti iniziano a sentirsi come se fossero in una boccia per pesci, potrebbe diventare difficile per loro concentrarsi e fare il loro lavoro.

Come facilitare le chat casuali con gli altri membri del team?

Fai attenzione ad ogni opportunità di incontri “a distanza”, non solo quelli di lavoro ma anche per festeggiare i compleanni dei dipendenti, per esempio.

Come facilitare le chat casuali con gli altri membri del team? - App - Uploads - 2019 - 09 - Live Chat.svg

Quali strumenti dovresti utilizzare per facilitare le chat casuali con gli altri membri del team?

Ogni strumento di webinar e di messaggistica (LiveWebinar, Zoom, Google Hangout, ecc.) funzionerà qui.

È molto più impegnativo imparare una nuova abilità quando si lavora da remoto che in un ufficio. Offri ai tuoi dipendenti delle opzioni alternative e degli incentivi per imparare nuove abilità, delle opportunità per migliorarsi. Consenti loro l’accesso alla tecnologia che li aiuterà a fare tutte queste cose.

Perché è importante fornire ai tuoi dipendenti dei corsi di formazione?

Se permetti ai tuoi dipendenti di crescere, li aiuti a vedere il loro lavoro come una carriera, non solo come un altro lavoro. Incoraggiali a partecipare a webinar o a corsi relativi ai loro interessi professionali.

Come fornire ai tuoi dipendenti dei corsi di formazione?

Prendi in considerazione la possibilità di offrire diversi tipi di formazione, come video tutorial, webinar o e-book. Potresti anche aiutare i tuoi dipendenti a completare i corsi nel loro tempo libero.

Woman explaining to team members stick notes

Quali strumenti dovresti utilizzare pre fornire ai tuoi dipendenti dei corsi di formazione?

Puoi usare dei software di videoconferenza come Skype o Zoom per condurre la formazione dal vivo o delle piattaforme come Lynda.com e Coursera per offrire dei corsi online.

Riassunto della lista di controllo del lavoro da remoto

Le basi:

  • Indica il tuo orario di lavoro
  • Stabilisci delle responsabilità e delle aspettative precise
  • Definisci il tempo libero
  • Organizza le riunioni in anticipo
  • Semplifica la comunicazione con LiveAgent
  • Prenditi cura della struttura aziendale
  • Controlla l’ambiente di lavoro da remoto dei tuoi dipendenti
  • Pianifica l’onboarding da remoto

Gli aspetti tecnici:

  • Assicurati che i tuoi dipendenti abbiano i dispositivi appropriati
  • Garantisci a tutti l’accesso a Internet
  • Fornisci un supporto tecnico

La sicurezza:

  • Stabilisci gli obblighi di sicurezza
  • Occupati degli aggiornamenti periodici
  • Identifica i rischi per la sicurezza
  • Scrivi un piano d’emergenza

La salute mentale:

  • Preoccupati del benessere dei tuoi dipendenti
  • Favorisci le chiacchiere informali con i compagni di squadra
  • Fornisci ai tuoi dipendenti delle opzioni di formazione

Frequently asked questions

In che modo le aziende sono solite inserire i dipendenti remoti?

Un metodo popolare è quello di creare un portale online con tutte le informazioni di cui un nuovo dipendente avrà bisogno, come le politiche, le procedure, le informazioni di contatto e il materiale di formazione. Un altro metodo standard consiste nell’assegnare un mentore che aiuti il nuovo dipendente ad adattarsi alla cultura aziendale e a rispondere a qualsiasi domanda. Altri metodi sono le video chat, le teleconferenze e la formazione sul posto di lavoro. Decidi quale metodo è più adatto alla tua azienda.

Cosa rende l'esperienza di onboarding dei dipendenti remoti un successo?

Un’esperienza di onboarding di successo per i dipendenti remoti dovrebbe includere: la costruzione di relazioni con gli altri lavoratori, l’apprendimento di come lavorare al di fuori dell’ufficio, la comprensione delle politiche aziendali, delle procedure e della cultura aziendale, nonché l’inserimento nei canali di comunicazione interni. Dai alle persone tempo e supporto per ambientarsi prima di essere lanciate in situazioni “ad alto rischio”.

I dipendenti virtuali traggono vantaggio da un'esperienza di lavoro a distanza?

Sì, nella maggior parte dei casi. In effetti, i dipendenti a distanza tendono a essere più produttivi e meno stressati dei loro colleghi in ufficio. Si sentono a proprio agio a lavorare nel loro ambiente domestico e non sono distratti dalla politica dell’ufficio, dai drammi o dalle chiacchiere da bar.

Qual è il processo di onboarding per un nuovo dipendente remoto?

In genere, il processo di onboarding per un nuovo dipendente remoto prevede la revisione delle mansioni e delle aspettative, l’accertamento della disponibilità degli strumenti necessari, la spiegazione delle politiche e delle procedure aziendali e la presentazione al resto del team. Infine, aiutali a iniziare il loro primo progetto.

Come integrare i dipendenti virtuali?

Valuta le competenze specifiche e il temperamento dell’individuo per determinare una strategia di onboarding adeguata. Questa potrebbe includere sessioni di formazione formale, verifica delle competenze o tutoraggio da parte di un collega più esperto. Alcuni dipendenti remoti che possiedono capacità tecniche proprie possono preferire gestire le dipendenze da soli, mentre altri avranno bisogno di aiuto per impostare il software necessario. Per questo motivo, prima di decidere la strategia di inserimento, è necessario considerare il livello di autosufficienza che ci si aspetta da un nuovo assunto.

Qual è il modo migliore per organizzare il lavoro a distanza nel 2022?

Tutto dipende dalle politiche, dalla filosofia di gestione e dal grado di autonomia che un’azienda vuole concedere ai propri dipendenti. In generale, nella gestione di un team di lavoratori virtuali si possono applicare tre diverse strutture organizzative: team completamente distribuiti con orari di lavoro flessibili, team parzialmente distribuiti con orari prestabiliti e team completamente centralizzati con dipendenti che lavorano da un ufficio designato. Ognuna di queste strutture presenta vantaggi e svantaggi, per cui è fondamentale valutare quale sia la soluzione migliore per la propria azienda.

Dove posso trovare una lista di controllo per l'onboarding dei dipendenti remoti?

Abbiamo parlato di una lista di controllo per il lavoro a distanza, ma molti dei suoi passaggi possono essere utilizzati anche come lista di controllo autonoma per l’inserimento dei dipendenti a distanza.

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