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Come funziona un call center

C’è una crescente popolarità dei canali del servizio clienti digitale. Tuttavia, il telefono è ancora in cima alle classifiche come metodo più utilizzato e preferito dai consumatori per raggiungere i team di supporto. Pertanto, l’industria del software per call center continua a crescere rapidamente. Si prevede che il mercato globale dei call center raggiungerà i 481 miliardi di dollari entro il 2024 secondo le previsioni di Global Industry Analysts, Inc. Di seguito è riportata una rapida panoramica di come funziona il software del call center e cosa serve per lavorare come agente del call center.

Come funziona il software del call center

  • In caso di chiamate in arrivo, il sistema software del call center esplora il database esistente per identificare il chiamante.
  • Se i dati del chiamante non sono presenti nel database, il software crea una nuova voce cliente per riferimento futuro.
  • Se i dati del chiamante vengono identificati, i record del cliente vengono visualizzati dall’agente che risponde alla chiamata. Quindi, fornendo loro informazioni dettagliate sul cliente, inclusa la cronologia delle interazioni precedenti.
  • Secondo le risposte del chiamante se IVR è abilitato la chiamata viene inserita nella coda dell’assistenza clienti appropriata in base alla mappatura nel database.
  • Quando la chiamata viene aggiunta alla coda i dipendenti del call center assegnati a quella coda possono prendere in carico la chiamata.
  • Dopo aver accettato la chiamata, l’agente assiste il cliente fornendo informazioni o dando istruzioni. Se necessario, l’agente può anche richiedere assistenza ad agenti/supervisori senior o intensificare ulteriormente la chiamata.
  • In base alla risposta finale del cliente, l’agente contrassegna lo stato del ticket come: “Aperto”, “chiuso”, “risolto” o “richiede follow-up” nella dashboard dell’agente.
  • Se l’agente non ha risolto il problema alla prima chiamata, questi avrà bisogno di follow-up una volta che ci sono più informazioni o quando troverà la soluzione al problema di un cliente.
  • Se il ticket è contrassegnato come “chiuso”, l’agente può richiedere il feedback del cliente tramite una chiamata automatica o un’e-mail. Questo feedback può essere ulteriormente utilizzato per miglioramenti.

Funzionalità software di base del call center

Instradamento automatico delle chiamate

L’instradamento delle chiamate è anche noto come distributore automatico di chiamate o DAC. Consente al software del call center di instradare automaticamente le chiamate in entrata ai dipendenti del call center più appropriati. Pertanto, l’azienda può risolvere il problema del chiamante in modo più rapido ed efficiente.

Instradamento delle chiamate

Instradamento delle chiamate a un dispositivo personale

Gli agenti hanno la possibilità di instradare le chiamate in arrivo a un dispositivo personale, come un telefono cellulare. Ciò consente agli agenti di continuare a fornire assistenza ai clienti in movimento o sul dispositivo di loro scelta.

Come funziona un call center

Risposta vocale interattiva (IVR)

L’IVR consente ai chiamanti di selezionare da un insieme predefinito di opzioni interagendo con il sistema. Ad esempio, tramite immissioni da tastiera e/o risposta vocale. Inoltre, consentendo al sistema di indirizzarli verso gli agenti giusti, una casella vocale o un messaggio registrato.

Registrazione delle chiamate

La funzione di registrazione delle chiamate registra e salva le chiamate. Pertanto, i tuoi agenti possono riprodurle se hanno bisogno di un riferimento prima di contattare il cliente. Oppure, d’altra parte, è un’ottima funzionalità anche per i manager. Ad esempio, se hanno bisogno di controllare i rappresentanti dei clienti o per la formazione sulla gestione del call center.

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Monitoraggio delle chiamate

Il monitoraggio delle chiamate consente ai manager o ai tirocinanti di ascoltare le conversazioni in modo da monitorare le prestazioni degli agenti, la garanzia della qualità o per nuovi scopi di formazione dei dipendenti del call center.

Chiamate interne

La funzione offre agli agenti l’opportunità di comunicare con altri agenti ogni volta che necessitano di assistenza rapida per il problema del cliente. Ciò consente una facile collaborazione in team e aiuta a migliorare l’efficienza dei dipendenti del call center.

Dialer predittivo

Il dialer predittivo chiama automaticamente un numero di contatti che di solito vengono selezionati contemporaneamente per motivi specifici prima che un dipendente del call center diventi disponibile e li colleghi a un rappresentante in attesa. La funzione viene in genere utilizzata dai team di vendita in uscita.

Reporting

Le funzionalità di reportistica consentono di visualizzare le metriche del call center per un determinato periodo di tempo definito. Queste spesso includono:

  • Volume delle chiamate in entrata/uscita
  • Chiamate perse
  • Il numero di chiamate per agente
  • Durata media delle chiamate
  • Tasso di abbandono
  • Tempo di attesa

Doveri e responsabilità all’interno del call center per un agente

I compiti e le responsabilità di un rappresentante del cliente del call center possano variare a seconda delle aziende e dai compiti individuali. Tuttavia, abbiamo creato un elenco di compiti generali del call center di un agente;

  • Rispondi alle chiamate in entrata di clienti potenziali e potenziali/effettua chiamate in uscita entro un periodo di tempo specifico.
  • Risolvi la maggior parte delle chiamate al primo contatto o inoltra la chiamata a una persona appropriata con la giusta esperienza e autorità per risolvere un problema, se necessario.
  • Fornisci risposte rapide e accurate, mantieni un tono professionale e segui le regole di base dell’etichetta del servizio clienti.
  • Assicurati che ogni cliente sia soddisfatto di una soluzione offerta e non abbia ulteriori domande o altre domande.
  • Registra i dettagli della chiamata in modo accurato nel sistema software del call center per riferimento futuro.
  • Rivolgiti al cliente, se non hai risolto il problema al primo contatto e offri una soluzione.
  • Gestisci un certo numero di chiamate (in entrata o in uscita o entrambe) al giorno per mantenere prestazioni elevate.

Le migliori competenze degli agenti di call center

Per lavorare in un call center – ci sono alcune competenze che ti aiuterebbero a trovare un lavoro nel supporto del call center. Leggi di più se desideri ottenere un lavoro presso un call center o sei semplicemente curioso delle migliori competenze dei dipendenti dell’assistenza.

Conoscenza approfondita del prodotto/servizio

Gli agenti del call center rappresentano un’azienda mentre interagiscono con i clienti. Fondamentale per loro è avere una conoscenza approfondita dei prodotti, dei servizi e delle politiche dell’azienda. Questo dovrebbe essere alla base di qualsiasi formazione per contact center. Ciò consentirà loro di fornire risposte rapide, accurate e competenti, nonché di mantenere alti tassi di FCR.

Comunicazione efficace

Una comunicazione efficace è in cima a quasi tutti gli elenchi di competenze del call center in quanto gli agenti trascorrono la maggior parte della loro routine lavorativa comunicando con i clienti. Ciò include capacità di comunicazione verbale elevate, ascolto attivo, capacità di trasmettere rapidamente ed efficacemente il messaggio, mantenere uno stile di comunicazione professionale, capacità di usare un linguaggio positivo e capacità di parlare persuasive.

Capacità organizzative

Per essere produttivi sul posto di lavoro, gli agenti del call center dovrebbero essere in grado di tenere traccia in modo efficace delle richieste e dei problemi dei clienti. Inoltre, sapere come sfruttare al meglio tutte le risorse disponibili per affrontarle. Questo rende forti capacità organizzative, tra cui: pianificazione efficiente, assegnazione delle priorità, delega delle attività, utilizzo corretto delle risorse e gestione del tempo, fondamentali per gli agenti del call center.

Risoluzione dei problemi

La risoluzione dei problemi è tra alcune delle competenze più importanti del call center del servizio clienti. Ciò significa essere in grado di affrontare efficacemente qualsiasi problema che un cliente ha con i prodotti o servizi di un’azienda, oltre a gestire situazioni difficili dei clienti. Le capacità di risoluzione dei problemi sono strettamente collegate a una serie di altre abilità. Come capacità analitiche, pensiero creativo, adattabilità e flessibilità. Tutto ciò è importante per gli agenti del call center per rimanere efficienti in ogni interazione.

Empatia

Una parte integrante del servire i clienti in modo efficace è comprendere i loro sentimenti riguardo alla situazione, la capacità di mettersi nei panni del cliente. Un ottimo agente di call center deve essere abbastanza compassionevole ed empatico da lenire i clienti frustrati e abbastanza paziente da guidarli con successo nella risoluzione dei loro problemi.

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