Modelli di email per follow-up dopo chiamata

Un’e-mail di follow-up dopo una chiamata è una parte importante del servizio clienti, delle vendite e del reclutamento. Può aiutare a consolidare il rapporto tra te e l’interlocutore. Può anche aiutare a risolvere eventuali questioni in sospeso emerse durante la telefonata.

Con questi modelli, ti mostreremo come strutturare un’e-mail di follow-up dopo una telefonata. Ti forniremo anche alcuni suggerimenti per assicurarti che la tua email di follow-up lasci un’impressione positiva.

L’invio di un’e-mail di follow-up aiuta anche a stabilire il legame che si è creato con la persona. Gli consente di ricontattarti se hanno bisogno di ulteriori informazioni, gli ricorda la tua conversazione e ti tiene in primo piano nella loro mente.

Il titolo di un’e-mail di follow-up professionale varia a seconda del contesto della chiamata. Tuttavia, i seguenti suggerimenti generali possono aiutarti a trovare un titolo efficace:

• Se stai facendo una telefonata a freddo o stai proponendo un prodotto o un servizio, usa il nome della tua azienda o del prodotto nel titolo della tua e-mail. In questo modo il destinatario si ricorderà chi sei.
• Se stai effettuando un colloquio di lavoro, usa “follow up dopo il colloquio” come titolo della tua e-mail.
• Se hai avuto un incontro telefonico con un cliente, usa “follow up dell’incontro telefonico” come titolo dell’e-mail.
• Se hai parlato con un potenziale collaboratore, usa “follow up dopo l’incontro” come titolo della tua e-mail.

In ogni caso, il titolo deve essere diretto al punto, per far capire di cosa tratta l’e-mail.

Oggetto del modello di email di follow-up dopo la chiamata

Le righe dell’oggetto sono importanti perché aiutano a stabilire il tono dell’e-mail. Inoltre, danno al destinatario un’anteprima del contenuto del messaggio.

Come scrivere un’e-mail di follow-up dopo una telefonata

Poiché il follow-up avverrà dopo una determinata telefonata, devi fare sempre un riferimento specifico alla stessa. Anche se la telefonata è durata solo un minuto, menziona il tema della conversazione. In questo modo, il destinatario saprà che l’e-mail è una risposta alla conversazione precedente.

L’incipit deve essere cortese e breve, ringraziando la persona per il suo tempo. Puoi anche dire che ti ha fatto piacere parlare con lui ed esprimere il desiderio di tornare a parlargli presto.

Il body dell’e-mail deve approfondire i punti sollevati durante la telefonata. Se ci sono delle questioni in sospeso, questo è il momento giusto per affrontarle. Puoi anche offrirti di fornire ulteriori informazioni o di compiere ulteriori passaggi per far progredire il rapporto professionale. Se hai altri file da allegare, fallo qui.

L’e-mail deve essere concisa e diretta al punto. Cerca di non superare i tre paragrafi e assicurati che ogni paragrafo sia incentrato su un singolo punto.

L’e-mail dovrebbe sempre concludersi con una cortese richiesta di risposta. Puoi anche ricordare al lettore la tua prossima disponibilità, nel caso in cui vogliano mettersi nuovamente in contatto con te. Offrigli alcune opzioni di contatto, in modo che possano scegliere quella più conveniente per loro.

Cosa includere in un’e-mail di follow-up dopo una telefonata

[Titolo] esempi e modelli di e-mail

Grazie per il suo tempo

Follow up dell’incontro telefonico

Chiamata di follow-up [Data]

A proposito della nostra telefonata della scorsa settimana

Chiamata di follow-up – [Data]

Volevo solo fare il punto

Dopo la nostra telefonata

Breve follow up

Un breve follow-up dopo la nostra telefonata

Riassunto della nostra telefonata

Grazie per averci chiamato

Chiarimenti dopo la telefonata

È passato un po’ di tempo

Check-in

Dopo la nostra telefonata

Follow up email after a call good practices

La stesura di un’e-mail di follow-up dopo una telefonata non deve essere difficile se si seguono delle buone pratiche. Ecco alcuni suggerimenti per aiutarti:

• Ringrazia la persona per il suo tempo e ribadisci che ti è piaciuto parlare con lei.
• Ricorda i punti principali della conversazione e gli eventuali punti d’azione concordati. Possono essere molto evidenti in questo momento, ma c’è sempre la possibilità che qualcosa venga dimenticato in seguito.
• Verifica delle scadenze e dei prossimi passi. Se c’è qualcosa che blocca il progetto, questo è il posto migliore per farlo presente.
• Concludi con una cortese richiesta di feedback. Ringrazia di nuovo il destinatario e fagli sapere che sei ansioso di sentirlo di nuovo.
• Non essere troppo insistente e lascia all’interlocutore tutto il tempo necessario per ricontattarti. In alcuni casi, potrebbe essere meglio ricontattare l’interlocutore in un secondo momento.
• Non sottovalutare il potere della cortesia. Anche se sei ansioso di passare al compito successivo, invia sempre un’e-mail di follow-up con cortesia.
• Se sono state condivise delle informazioni o dei documenti, assicurati di includere un link o un allegato nell’e-mail per una facile consultazione. Non importa se le informazioni sono state già condivise in precedenza o meno, vuoi che tutto sia facile da trovare per l’altra persona.
• Rileggi sempre le tue e-mail prima di inviarle. Gli errori di battitura possono facilmente sfuggire alla fretta e possono farti apparire poco professionali. Controlla anche gli errori grammaticali: non c’è niente di peggio di un’e-mail di follow-up con degli errori.
• Dai al destinatario la possibilità di scegliere il modo con cui contattarti. Anche se l’ultima interazione è avvenuta tramite una telefonata, non significa che tutte le comunicazioni future debbano esserlo. A volte le persone preferiscono comunicare via e-mail, e non c’è nulla di male in questo. Fagli sapere con cosa ti senti a tuo agio e chiedigli come preferiscono continuare la conversazione.
• Fai tutte le domande che ancora ti vengono in mente sulla conversazione. In questo modo offri all’interlocutore un’ulteriore opportunità di chiarire tutto ciò che potrebbe essergli sfuggito, oltre a dimostrare che hai prestato attenzione.
• Assicurati di ringraziare l’altra persona per il tempo che ti ha dedicato e falle sapere che non vedi l’ora di sentirla presto. Anche se è facile esagerare, un po’ di gratitudine può fare la differenza.

Riassunto

È sempre una buona idea inviare un’email di follow-up dopo una telefonata, indipendentemente dall’andamento della conversazione. Inviando un’e-mail di follow-up efficace, puoi assicurarti che tutti i dettagli siano chiari e che tutti siano sulla stessa pagina.