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La pianificazione di un evento, di persona o online, richiede molto tempo e impegno. Devi trovare un luogo (un luogo fisico o un host/piattaforma Internet), prenotare relatori e/o espositori, elaborare un programma e creare una strategia di marketing per raggiungere quante più persone possibile, tra molti altri compiti.
L’ultimo punto è particolarmente importante perché c’è una cosa di cui ogni evento ha assolutamente bisogno per avere successo, e cioè gli ospiti. Ciò significa che è assolutamente essenziale inviare un’e-mail di invito all’evento ben ponderata al tuo pubblico per convincere quante più persone possibile a “répondez s’il vous plaît” (RSVP) o “rispondete” per confermare il loro presenza.
Ci dovrebbe sempre essere la possibilità di rispondere ad un‘e-mail di conferma di un webinar o ad altri messaggi di conferma relativi a qualsiasi evento in presenza o online.
Come creare un’e-mail RSVP efficace
Ci sono diversi elementi di un’e-mail di invito che contribuiranno a renderlo efficace nell’assicurarsi RSVP:
- Nome del mittente dell’e-mail – se i destinatari non sanno da chi proviene l’invito è improbabile che rispondano, quindi imposta il nome del mittente su quello dell’azienda o usa un nome personale e includi invece il nome dell’azienda nell’oggetto.
- Logo dell’intestazione – può ricordare al lettore chi è il mittente del messaggio, nel caso in cui non gli venga in mente il nome del mittente. Inoltre, la sua presenza in evidenza nelle e-mail di invito può contribuire a creare consapevolezza del marchio.
- Identità del marchio – l’utilizzo di colori, caratteri, immagini e stile aziendali coerenti (oltre al logo dell’intestazione) in tutte le tue comunicazioni contribuirà a creare consapevolezza e fiducia che, a loro volta, possono aumentare il ROI a lungo termine dei tuoi eventi grazie a molti RSVP.
- Testo di anteprima – utilizza la “riga dell’oggetto” per attirare l’attenzione del pubblico.
Firma a piè di pagina – concludi la tua email RSVP nel modo in cui è iniziata, con il nome, il logo e i colori del tuo marchio, oltre ai link al tuo sito web e ai profili dei social media per avere una possibilità in più di convincere i destinatari a partecipare al tuo evento.
Oggetto dell’email RSVP
- Unisciti a noi alla prossima [azienda] [conferenza/webinar]!
- Non perdere l’occasione, rispondi a questa email per il nostro evento [oggetto].
- Ci vediamo al [nome dell’evento] la prossima [settimana/mese]?
- Tutti parlano dei premi [nome]…
- Segnati il calendario per l’evento di team building [aziendale].
- Sei invitato a trascorrere una divertente [mattina/pomeriggio/giorno] fuori dal lavoro!
Modelli di email RSVP
Modelli di email RSVP 1 – invito alla conferenza/webinar
Hi [name],
The next [company] [weekly/monthly/annual] [conference/webinar] will take place on [date].
With a great list of speakers covering a range of [subject]-related topics, we’re sure that this event will be our most rewarding yet.
There will be presentations that you won’t want to miss from:
Speaker 1
Speaker 2
Speaker 3…
For more information, including a full schedule, visit the dedicated [conference/webinar[ website here [link].
Don’t forget to confirm your attendance in advance in order to receive your [event pass/link to video stream]:
[RSVP]
Best wishes,
The [company] team
Modello di email RSVP 2 – invito all’evento di premiazione
Dear [name],
As a valued [customer/team member], you are hereby cordially invited to celebrate the [name of the ceremony] awards with us at [location] on [date].
You can expect a great evening with [activity] and [food/drink] besides the awards ceremony itself, so it promises to be an exciting event!
There will be awards for multiple categories in the field of [subject], including:
Awards category 1
Awards category 2
Awards category 3…
For more details about the event, including a full list of nominees and categories, visit the event’s website [link].
We hope to see you there! All you need to do is RSVP by clicking on the button below:
[Confirm your attendance]
Kind regards,
[Name] from [company]
Modello di email RSVP 3 – invito all’evento di team building
Hey [name],
The [company] team has been busy planning our [quarterly/bi-annual/annual] team-building with the hope of making this event our most successful so far!
On [date] at [time] all [department] staff are invited to leave their work for [period] to get to know each other better whilst taking part in some fun activities, such as:
Activity 1
Activity 2
Activity 3…
There will be no formal dress code for the day, so feel free to wear casual clothes for a more comfortable [morning/afternoon/day]. If you have any questions, don’t hesitate to get in touch with us.
We look forward to seeing you there! Just RSVP [link] beforehand so we can accommodate the correct number of attendees.
Best, [company] HR staff
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Frequently Asked Questions
Quanto dovrebbe essere lunga un'e-mail RSVP?
Proprio come con la maggior parte dei tipi di email, gli inviti agli eventi dovrebbero essere brevi e piacevoli per mantenere l’attenzione e l’interesse del lettore. Vai al punto con i dettagli importanti dell’evento, come la data, il luogo e i relatori/espositori/attività chiave, incoraggiando le persone a partecipare allo stesso tempo. Non dimenticare di includere l’importantissimo invito all’azione (CTA) per effettuare la prenotazione effettiva!
Cosa dovrebbe contenere un'e-mail RSVP?
Mentre il testo delle e-mail di invito deve essere funzionale, come descritto sopra, deve anche essere abbastanza interessante da convincere i destinatari a rispondere al tuo evento. L’e-mail dovrebbe contenere anche dettagli su dove e quando si svolgerà mentre descrive i vantaggi della partecipazione all’evento. Puoi farlo considerando ciò che il tuo pubblico sta cercando in un evento del genere. Fallo sembrare abbastanza interessante da convincerli a partecipare mentre ti concentri sui punti di forza unici. Ancora una volta, non dimenticare la CTA RSVP.
Devo usare testo senza immagini per un'email RSVP?
Un’immagine dice davvero più di mille parole, in particolare quando descrive aspetti come il luogo e il luogo di quello che dovrebbe essere un evento emozionante. È probabile che usare immagini e video incoraggi i destinatari a RSVP più di qualsiasi cosa tu possa scrivere, quindi la risposta a questa domanda è essenzialmente un “no” deciso.
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