La pianificazione di un evento, di persona o online, richiede molto tempo e impegno. Devi trovare un luogo (un luogo fisico o un host/piattaforma Internet), prenotare relatori e/o espositori, elaborare un programma e creare una strategia di marketing per raggiungere quante più persone possibile, tra molte altre compiti.
L’ultimo punto è particolarmente importante perché c’è una cosa di cui ogni evento ha assolutamente bisogno per avere successo, e cioè gli ospiti. Ciò significa che è assolutamente essenziale inviare un’e-mail di invito all’evento ben ponderata al tuo pubblico per convincere quante più persone possibile a “répondez s’il vous plaît” (RSVP) o “rispondete” per confermare il loro presenza.
Ci sono diversi elementi di un’e-mail di invito che contribuiranno a renderlo efficace nell’assicurarsi RSVP:
Proprio come con la maggior parte dei tipi di email, gli inviti agli eventi dovrebbero essere brevi e piacevoli per mantenere l’attenzione e l’interesse del lettore. Vai al punto con i dettagli importanti dell’evento, come la data, il luogo e i relatori/espositori/attività chiave, incoraggiando le persone a partecipare allo stesso tempo. Non dimenticare di includere l’importantissimo invito all’azione (CTA) per effettuare la prenotazione effettiva!
Mentre il testo delle e-mail di invito deve essere funzionale, come descritto sopra, deve anche essere abbastanza interessante da convincere i destinatari a rispondere al tuo evento. L’e-mail dovrebbe contenere anche dettagli su dove e quando si svolgerà mentre descrive i vantaggi della partecipazione all’evento. Puoi farlo considerando ciò che il tuo pubblico sta cercando in un evento del genere. Fallo sembrare abbastanza interessante da convincerli a partecipare mentre ti concentri sui punti di forza unici. Ancora una volta, non dimenticare la CTA RSVP.
Un’immagine dice davvero più di mille parole, in particolare quando descrive aspetti come il luogo e il luogo di quello che dovrebbe essere un evento emozionante. È probabile che usare immagini e video incoraggi i destinatari a RSVP più di qualsiasi cosa tu possa scrivere, quindi la risposta a questa domanda è essenzialmente un “no” deciso.
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