Modelli di email RSVP

La pianificazione di un evento, di persona o online, richiede molto tempo e impegno. Devi trovare un luogo (un luogo fisico o un host/piattaforma Internet), prenotare relatori e/o espositori, elaborare un programma e creare una strategia di marketing per raggiungere quante più persone possibile, tra molte altre compiti.

L’ultimo punto è particolarmente importante perché c’è una cosa di cui ogni evento ha assolutamente bisogno per avere successo, e cioè gli ospiti. Ciò significa che è assolutamente essenziale inviare un’e-mail di invito all’evento ben ponderata al tuo pubblico per convincere quante più persone possibile a “répondez s’il vous plaît” (RSVP) o “rispondete” per confermare il loro presenza.

Come creare un’e-mail RSVP efficace

Ci sono diversi elementi di un’e-mail di invito che contribuiranno a renderlo efficace nell’assicurarsi RSVP:

1. Nome del mittente dell’email – se i destinatari non sanno da chi proviene un invito, è improbabile che rispondano a un RSVP, quindi imposta il nome del mittente su quello dell’azienda o utilizza un nome personale e includi invece il nome dell’azienda nella riga dell’oggetto.
2. Logo nell’intestazione – può ricordare al lettore da chi proviene il messaggio se gli manca il nome del mittente. Inoltre, metterlo in evidenza nelle e-mail di invito può aiutare a costruire la consapevolezza del marchio.
3. Identità del marchio – l’uso di colori, caratteri, immagini e stile aziendali coerenti (così come il logo nell’intestazione) in tutte le tue comunicazioni aiuterà anche a costruire consapevolezza e fiducia che possono, a loro volta, aumentare il ROI a lungo termine dei tuoi eventi a causa di molti RSVP.
4. Anteprima del testo – utilizza la “riga dell’oggetto secondario” per attirare l’attenzione del pubblico.
5. Firma a piè di pagina – completa la tua email RSVP nel modo in cui è iniziata, con il nome, il logo e i colori del tuo marchio, nonché i collegamenti al tuo sito web e ai profili dei social media per un’ulteriore possibilità di convincere i destinatari a partecipare al tuo evento.

Oggetto dell’email RSVP

• Unisciti a noi alla prossima [azienda] [conferenza/webinar]!
• Non perdere l’occasione, RSVP per il nostro evento [oggetto] ora
• Ci vediamo al [nome dell’evento] la prossima [settimana/mese]?
• Tutti parlano dei premi [nome]..
• Segna sul calendario l’evento di team building [azienda]
• Sei invitato a divertirti [mattina/pomeriggio/giorno] senza lavoro!

Modelli di email RSVP

Modelli di email RSVP 1 – invito alla conferenza/webinar

Modello di email RSVP 2 – invito all’evento di premiazione

Modello di email RSVP 3 – invito all’evento di team building

Modelli di email RSVP – Domande frequenti

Quanto dovrebbe essere lunga un’e-mail RSVP?

Proprio come con la maggior parte dei tipi di email, gli inviti agli eventi dovrebbero essere brevi e piacevoli per mantenere l’attenzione e l’interesse del lettore. Vai al punto con i dettagli importanti dell’evento, come la data, il luogo e i relatori/espositori/attività chiave, incoraggiando le persone a partecipare allo stesso tempo. Non dimenticare di includere l’importantissimo invito all’azione (CTA) per effettuare la prenotazione effettiva!

Cosa dovrebbe contenere un’e-mail RSVP?

Mentre il testo delle e-mail di invito deve essere funzionale, come descritto sopra, deve anche essere abbastanza interessante da convincere i destinatari a rispondere al tuo evento. L’e-mail dovrebbe contenere anche dettagli su dove e quando si svolgerà mentre descrive i vantaggi della partecipazione all’evento. Puoi farlo considerando ciò che il tuo pubblico sta cercando in un evento del genere. Fallo sembrare abbastanza interessante da convincerli a partecipare mentre ti concentri sui punti di forza unici. Ancora una volta, non dimenticare la CTA RSVP.

Devo usare testo senza immagini per un’email RSVP?

Un’immagine dice davvero più di mille parole, in particolare quando descrive aspetti come il luogo e il luogo di quello che dovrebbe essere un evento emozionante. È probabile che usare immagini e video incoraggi i destinatari a RSVP più di qualsiasi cosa tu possa scrivere, quindi la risposta a questa domanda è essenzialmente un “no” deciso.