Lettere di ringraziamento

Un’e-mail di ringraziamento o una lettera di ringraziamento?

Considerando le dimensioni e il tipo di attività che gestisci, nonché il numero di clienti a cui desideri esprimere gratitudine, puoi spedire e-mail o lettere di ringraziamento stampate (inviate tramite posta ordinaria). Alcuni fattori da tenere in considerazione quando si seleziona tra le due:

• Tempi di consegna: il tempo minimo per far si che una lettera arrivi è di un giorno. Se fattore tempo non è critico, puoi inviare una lettera. Ma quando è necessario un follow-up tempestivo, come ringraziare un cliente per l’acquisto, l’e-mail sarà più conveniente.
• Grado di formalità: poiché le e-mail sono considerate meno formali delle lettere nel mondo degli affari, se si preferisce mantenere una comunicazione formale con i clienti, opta per le lettere.
• Il contenuto del messaggio: l’email consente di aggiungere grafica, immagini, video, collegamenti o allegati di file – se desideri che il tuo messaggio di ringraziamento sia più creativo di un semplice testo stampato, l’email è la soluzione giusta.
• Restrizioni di budget: l’invio di e-mail è più economico, l’invio di lettere richiede spese aggiuntive (carta, stampa, spese di servizio postale). Per un’azienda globale con clienti in tutto il mondo l’e-mail potrebbe essere l’unica opzione ragionevole.

Come scrivere una lettera di ringraziamento a un cliente

Qualsiasi lettera di apprezzamento del cliente dovrebbe generalmente essere strutturata in uno stile più formale di un’e-mail e dovrebbe sempre includere alcuni componenti di base della lettera di ringraziamento. Di seguito sono riportati alcuni suggerimenti utili su come creare una perfetta lettera di ringraziamento ai tuoi clienti:

1. Utilizza il saluto appropriato

La scelta del giusto saluto per le lettere di apprezzamento dipende dal tuo rapporto con il cliente. È ancora meglio usare saluti più formali come: “Caro Signor/Signora. Carter” o “Caro John”. Saluti informali come; “Ciao”, “Saluti” dovrebbero essere evitati. Assicurati anche di ricontrollare l’ortografia del nome del destinatario, altrimenti rischi di fare una cattiva impressione sin dall’inizio.

2. Attenersi allo scopo della lettera

L’unico scopo di una lettera di ringraziamento dovrebbe essere quello di mostrare apprezzamento ed esprimere gratitudine ai clienti fedeli. Resisti alla tentazione di promuovere di nuovo la tua attività. Non menzionare alcuna vendita imminente, offerte speciali, nuovi prodotti o qualsiasi altra cosa che possa essere considerata un annuncio. Perché potrebbe distrarre il cliente dal punto iniziale.

3. Aggiungere alcune righe di follow-up

Dopo aver ringraziato un cliente per la sua attività, considera l’aggiunta di una dichiarazione di follow-up che dimostri che sei attento alle esigenze del cliente. Potrebbe indicare che sei sempre disponibile in caso di domande o dubbi sui tuoi prodotti o servizi. O semplicemente, chiedi se c’è qualcosa che puoi fare per aumentare la loro soddisfazione.

4. Includi il tuo marchio

Per dare ad una lettera un aspetto professionale, assicurati di utilizzare una carta intestata che possa includere il nome della tua azienda, il logo o altre informazioni sul marchio. Una carta intestata ben progettata conferisce a una lettera un aspetto unico, garantisce la visibilità del marchio, aiuta a verificarne l’autenticità per il destinatario e crea un’ottima impressione professionale complessiva.

5. Utilizzare la chiusura corretta

Quando si chiude una lettera di ringraziamento, è importante utilizzare una parola o una frase adeguatamente rispettosa e professionale. È possibile chiudere con “Cordiali saluti” o “Saluti” o leggermente più personali “Distinti saluti”, “Con apprezzamento” o “Con gratitudine”. Chiusure come, “Saluti”, “Con affetto” o “Abbi cura di te” sono considerate troppo informali per le lettere commerciali e dovrebbero essere evitate.

6. Termina con una firma

Anche se far sembrare personali le lettere di ringraziamento potrebbe essere difficile per le grandi aziende, l’aggiunta di una firma in fondo alla lettera può aiutare ad aggiungere almeno un certo livello di personalizzazione. Anche se potrebbe non essere sempre possibile aggiungere una firma scritta a mano, anche una stampata avrà sempre un aspetto migliore di un semplice nome digitato.

Esempi di lettere di ringraziamento del cliente

1. Ringraziare i clienti a lungo termine per la loro fedeltà

2. Celebrare una pietra miliare dell’azienda

3. Mostrare gratitudine alla fine dell’anno

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