Un’e-mail di ringraziamento o una lettera di ringraziamento?
Considerando le dimensioni e il tipo di attività che gestisci, nonché il numero di clienti a cui desideri esprimere gratitudine, puoi spedire e-mail o lettere di ringraziamento stampate (inviate tramite posta ordinaria). Alcuni fattori da tenere in considerazione quando si seleziona tra le due:
Tempi di consegna: il tempo minimo per far si che una lettera arrivi è di un giorno. Se fattore tempo non è critico, puoi inviare una lettera. Ma quando è necessario un follow-up tempestivo, come ringraziare un cliente per l’acquisto, l’e-mail sarà più conveniente.
Grado di formalità: poiché le e-mail sono considerate meno formali delle lettere nel mondo degli affari, se si preferisce mantenere una comunicazione formale con i clienti, opta per le lettere.
Il contenuto del messaggio: l’email consente di aggiungere grafica, immagini, video, collegamenti o allegati di file – se desideri che il tuo messaggio di ringraziamento sia più creativo di un semplice testo stampato, l’email è la soluzione giusta.
Restrizioni di budget: l’invio di e-mail è più economico, l’invio di lettere richiede spese aggiuntive (carta, stampa, spese di servizio postale). Per un’azienda globale con clienti in tutto il mondo l’e-mail potrebbe essere l’unica opzione ragionevole.
Come scrivere una lettera di ringraziamento a un cliente
Una lettera di ringraziamento per i clienti deve essere generalmente strutturata in uno stile più formale rispetto a un’e-mail e deve sempre includere alcuni elementi di base della lettera di ringraziamento. Di seguito troverai alcuni consigli utili per creare una lettera di ringraziamento perfetta per i tuoi clienti:
1. Use the appropriate salutation
use more formal greetings such as; “Dear Mr./Ms. Carter,” or “Dear John,”. Informal salutations like; “Hello,” “Greetings,” or “Hi There,” should be avoided. Make sure also to double-check the spelling of the recipient’s name, otherwise, you risk making a poor impression right from the start.
2. Stick to the purpose of the letter
The sole purpose of a thank you letter should be showing appreciation and expressing gratitude to loyal customers. Resist the temptation to pitch your business again. Don’t mention any upcoming sales, special offers, new products, or anything else that can be considered an ad. Because it might distract the customer from your initial point.
3. Add a few follow-up lines
After thanking a customer for their business, consider adding some follow-up statement showing that you are attentive to customer needs. It could be either mentioning that you are always available if they have any questions or concerns regarding your products or services. Or simply, ask whether there’s anything you can do to increase their satisfaction.
4. Include your brand
To make a letter look professional, make sure to use a letterhead that can include your company name, logo, or other branding information. A well-designed letterhead makes a letter look unique, ensures your brand visibility, helps to verify its authenticity to the recipient, and creates an overall professional impression.
5. Use the right closing
When closing a thank you letter, it’s important to use an appropriately respectful and professional word or phrase. You may select the most commonly used “Sincerely” or “Regards”, or slightly more personal “Best regards”, “Yours respectfully”, “Best wishes”, “With appreciation” or “Gratefully”. Closings like “Always”, “Cheers”, “Love” or “Take care” are considered too informal for business letters and should be avoided.
6. End with a signature
While making thank you letters seem personal might be challenging for large businesses, adding a signature at the bottom of the letter can help to add at least some level of personalization. Though it may not always be possible to add a handwritten signature, even a printed one will always look better than simply a typed name.
Esempi di lettere di ringraziamento del cliente
1. Ringraziare i clienti di lunga data per la loro fedeltà
Dear Mr. ****,
We want you to know how much we appreciate your business since you have been our loyal customer for the last three years. We understand that you have many options in the marketplace, and are pleased that you have still made (Company Name) your premier choice.
It is customers like you that help keep our lights on, and we couldn’t be more grateful!
Your honest suggestions and feedback is a vital part of our growth. If there is anything we can do to make your experience with us better, please let us know.
Best regards
****
2. Celebrare una pietra miliare dell’azienda
Dear ****,
This year (Company Name) is celebrating the 10th anniversary, and we would like to thank you for making this happened! The growth and success we’ve experienced over all these years are because of customers like you, who faithfully support our business.
Speaking on behalf of the company, we hope that you have enjoyed the enhanced quality of our services. We will continue our efforts to meet your requirements and expectations in the future as well.
We truly appreciate your trust, and we’ll do our best to continue to give you the kind of service you deserve.
Gratefully,
****
3. Mostrare gratitudine alla fine dell’anno
Dear Ms. ****,
As the year winds down, we would like to take this chance to say thank you for choosing our business! You are one of our most highly valued customers and it has been a sincere pleasure serving you this year.
We always strive to exceed our customers’ expectations and meet their requirements. Let us know if there is anything we can ever do to assist you further.
From all of us at (Company Name), we wish you and your loved ones a safe and happy New Year!
With appreciation,
****
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Frequently Asked Questions
Un'e-mail di ringraziamento o una lettera di ringraziamento?
Considera le dimensioni e il tipo di azienda che gestisci, nonché il numero di clienti a cui vuoi esprimere la tua gratitudine. Se sei un’azienda con un numero elevato di clienti, le e-mail di ringraziamento potrebbero essere una scelta più efficace. Tuttavia, una lettera di ringraziamento è sempre più apprezzata.
Quali sono i fattori da tenere in considerazione prima di inviare una lettera di ringraziamento?
Prima di inviare una lettera di ringraziamento, valuta alcuni fattori importanti come il momento della consegna, il grado di formalità e il contenuto del messaggio, perché tutti questi elementi possono influenzare il risultato.
Come si scrive una lettera di ringraziamento professionale per i clienti?
Una lettera di ringraziamento per i clienti deve essere generalmente strutturata in uno stile più formale rispetto a un’e-mail e deve sempre includere alcuni elementi di base della lettera di ringraziamento.
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