Considerando le dimensioni e il tipo di attività che gestisci, nonché il numero di clienti a cui desideri esprimere gratitudine, puoi spedire e-mail o lettere di ringraziamento stampate (inviate tramite posta ordinaria). Alcuni fattori da tenere in considerazione quando si seleziona tra le due:
Qualsiasi lettera di apprezzamento del cliente dovrebbe generalmente essere strutturata in uno stile più formale di un’e-mail e dovrebbe sempre includere alcuni componenti di base della lettera di ringraziamento. Di seguito sono riportati alcuni suggerimenti utili su come creare una perfetta lettera di ringraziamento ai tuoi clienti:
La scelta del giusto saluto per le lettere di apprezzamento dipende dal tuo rapporto con il cliente. È ancora meglio usare saluti più formali come: “Caro Signor/Signora. Carter” o “Caro John”. Saluti informali come; “Ciao”, “Saluti” dovrebbero essere evitati. Assicurati anche di ricontrollare l’ortografia del nome del destinatario, altrimenti rischi di fare una cattiva impressione sin dall’inizio.
L’unico scopo di una lettera di ringraziamento dovrebbe essere quello di mostrare apprezzamento ed esprimere gratitudine ai clienti fedeli. Resisti alla tentazione di promuovere di nuovo la tua attività. Non menzionare alcuna vendita imminente, offerte speciali, nuovi prodotti o qualsiasi altra cosa che possa essere considerata un annuncio. Perché potrebbe distrarre il cliente dal punto iniziale.
Dopo aver ringraziato un cliente per la sua attività, considera l’aggiunta di una dichiarazione di follow-up che dimostri che sei attento alle esigenze del cliente. Potrebbe indicare che sei sempre disponibile in caso di domande o dubbi sui tuoi prodotti o servizi. O semplicemente, chiedi se c’è qualcosa che puoi fare per aumentare la loro soddisfazione.
Per dare ad una lettera un aspetto professionale, assicurati di utilizzare una carta intestata che possa includere il nome della tua azienda, il logo o altre informazioni sul marchio. Una carta intestata ben progettata conferisce a una lettera un aspetto unico, garantisce la visibilità del marchio, aiuta a verificarne l’autenticità per il destinatario e crea un’ottima impressione professionale complessiva.
Quando si chiude una lettera di ringraziamento, è importante utilizzare una parola o una frase adeguatamente rispettosa e professionale. È possibile chiudere con “Cordiali saluti” o “Saluti” o leggermente più personali “Distinti saluti”, “Con apprezzamento” o “Con gratitudine”. Chiusure come, “Saluti”, “Con affetto” o “Abbi cura di te” sono considerate troppo informali per le lettere commerciali e dovrebbero essere evitate.
Anche se far sembrare personali le lettere di ringraziamento potrebbe essere difficile per le grandi aziende, l’aggiunta di una firma in fondo alla lettera può aiutare ad aggiungere almeno un certo livello di personalizzazione. Anche se potrebbe non essere sempre possibile aggiungere una firma scritta a mano, anche una stampata avrà sempre un aspetto migliore di un semplice nome digitato.
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