Come declinare educatamente

Nel profondo, è nella natura umana essere amati e cercare affermazione dagli altri. Ma, sfortunatamente, per quanto ci proviamo, a volte dobbiamo dissentire o rifiutarci di fare qualcosa e dire no alla persona dall’altra parte. Questo può essere incredibilmente difficile per coloro che temono contraccolpi e vogliono essere amati da tutti. Quindi ecco alcuni modi per declinare educatamente, che sia per il lavoro come il servizio clienti o qualsiasi altra situazione quotidiana.

Questi funzionano nelle email, nelle conversazioni della vita reale, al telefono, su un’app di chat o in qualsiasi altra situazione in cui devi declinare la richiesta di qualcuno.

Scusati prima

Questo potrebbe sembrare un consiglio strano, soprattutto se oggettivamente non hai fatto nulla di sbagliato. Tuttavia, dire scusa prima di dire no ha certi vantaggi. Innanzitutto, fai sapere all’altra persona che stanno arrivando cattive notizie. In secondo luogo, stai mostrando empatia, che può ammorbidire anche i colpi più duri. Ecco come semplicemente declinare educatamente.

Mi dispiace, ma abbiamo dovuto rifiutare la tua richiesta di trasferimento in un altro dipartimento.

Non girare intorno al problema

Se crei una risposta elaborata alla domanda di qualcuno solo per rifiutare la sua supplica, possono accadere due cose.

Uno, potrebbero pensare che stai mentendo a causa di quanto dettagliata è la tua risposta.

Due, troveranno un modo per convincerti a dire sì trovando una scappatoia nella tua risposta.

Quindi, invece di scrivere un’intera lettera di rifiuto della domanda, rendila veloce e indolore. Sarà più onesto e c’è una probabilità minore che una discussione accada in seguito.

Quindi, invece di: ‘Mi dispiace, ma non posso portarti alla stazione domani perché mia figlia ha lezioni di nuoto e se le perde, le sue possibilità di andare al campionato statale sono in pericolo."

Semplicemente dì:

Mi dispiace ma non posso aiutarti, ho qualcosa di programmato per domani.

Usa la parola effettiva

A volte, addolcire le cose può fare più male che bene. Invece di trovare modi per ammorbidire il colpo, vai avanti e usa la parola effettiva con la persona che ti parla.

No, mi dispiace ma non posso farlo per te.

OPPURE

Al momento non è possibile.

OPPURE

Preferirei non entrare in quel tipo di situazione.

In questo modo, la persona che ascolta non avrà dubbi che la tua risposta è negativa. Questa è la soluzione più facile di tutte, ma allo stesso tempo la più rischiosa perché potresti sembrare brusco o troppo diretto.

Dì NO due volte, se necessario

A volte, le persone continueranno a insistere dopo aver sentito il tuo rifiuto la prima volta. Potrebbero pensare che sia possibile cambiare idea o che dopo abbastanza convincimento, potresti cedere. Semplicemente (e educatamente) riafferma la tua risposta negativa.

Come ho detto, mi dispiace ma non posso aiutarti al momento.

OPPURE

Come ho menzionato in precedenza, non diamo sconti agli anziani.

Indirizzali a qualcun altro

Una situazione in cui le persone non hanno problemi a sentire no è quando le invii a qualcun altro che potrebbe essere di più aiuto. In questo modo, non lo penseranno come un rifiuto, piuttosto che come aiuto per ottenere quello che veramente hanno bisogno. Naturalmente, prima assicurati che la persona a cui le stai inviando possa fare il compito effettivo.

Non posso aiutarti al momento poiché non sono un esperto di tasse, ma Susan dalla contabilità può darti una mano.

OPPURE

Anche se non posso risolvere questo problema immediatamente, posso metterti in contatto con qualcuno dal servizio clienti per aiutarti.

Rispecchia la loro richiesta

Parlando di empatia, una delle migliori tattiche per cavarsela con una risposta negativa è assumere la stessa posizione di loro. Se è una situazione difficile (o una persona) con cui hai a che fare, questo può aiutare a rendere la tua risposta non così negativa. Proprio come lo scenario precedente, stai iniziando bene prima di rifiutare.

Hai ragione, abbiamo impiegato troppo tempo nell’elaborazione della tua richiesta. Tuttavia, non posso aiutarti in questo momento.

OPPURE

È vero che non abbiamo fatto abbastanza per il tuo caso. Tuttavia, non penso che possiamo davvero aiutarti con la tua richiesta.

Offri un’alternativa

Certo, ricevere no come risposta non si sentirà così bene per la persona dall’altra parte. Tuttavia, se dai loro un’alternativa che sembra altrettanto buona, probabilmente accetteranno il rifiuto molto meglio.

Mi dispiace ma non posso darti uno sconto su un piano premium, ma posso darti un altro mese di prova gratuita.

Questo non è sempre una possibilità, poiché a volte non c’è un’opzione alternativa. Inoltre, tieni presente che offrire un’alternativa può aprire più discussioni non necessarie.

Torna da loro

Spesso, la richiesta di qualcuno semplicemente non è possibile da soddisfare immediatamente. Potresti non sapere se è possibile, hai bisogno dell’autorizzazione di un’altra persona o potrebbe essere qualcosa di completamente diverso. In queste situazioni, dì alla persona che controllerai e tornerai da loro in un momento successivo. Naturalmente, assicurati di tornare effettivamente da loro.

Non posso dirti dove si trova la tua spedizione al momento, ma controllerò e ti farò sapere domani se va bene per te.

OPPURE

Anche se non posso aiutarti al momento, puoi tornare domani e vedere se abbiamo ancora quelle scarpe in magazzino.

Esempio della vita reale: Come declinare un invito?

Diamo un’occhiata a un esempio specifico. Come declinare un invito a un matrimonio? Se non puoi partecipare a un matrimonio o forse non vuoi venire a un matrimonio, capire come declinare educatamente l’invito al matrimonio può essere spesso una lotta.

Come declinare esempi di invito a un matrimonio:

Grazie mille per l’invito. Sfortunatamente, non posso partecipare. Congratulazioni a entrambi. Buona giornata!

OPPURE

Mi dispiace, ma non posso venire di persona. Mi piacerebbe celebrare con entrambi quando avremo l’occasione. Comunque, congratulazioni a entrambi!

Conclusione

Dire no o declinare educatamente è una delle cose più difficili da fare, indipendentemente dalla situazione, dalla persona o dalla lingua. Questi consigli ti aiuteranno a dire NO più facilmente e a evitare situazioni spiacevoli con la persona dall’altra parte. Se vuoi saperne di più, consulta il nostro articolo sulla Comunicazione con i Clienti per ulteriori conoscenze.

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