Guida su come scrivere una lettera di rifiuto in modo educato e cortese per gestire richieste impossibili o irragionevoli dei clienti. Include esempi di email di rifiuto per progetti, offerte e candidati in cerca di lavoro.
Per quanto ogni azienda voglia accontentare i propri clienti ogni volta, non รจ sempre possibile rispondere di sรฌ a tutte le richieste dei clienti. Abbracciare lโidea che il cliente abbia sempre ragione rende piรน difficile capire come dire di no ai clienti senza deluderli o perderli. Tuttavia, quando un cliente richiede qualcosa che non รจ disponibile, irragionevole, o semplicemente impossibile da fornire, tutte le persone coinvolte nelle interazioni dirette con i clienti dovrebbero essere perfettamente consapevoli di come dire di no ai clienti in modo educato.
Come dire di no ai clienti senza perderli dal business
Come dire di no alle richieste o richieste dei clienti senza farli arrabbiare, farli sentire frustrati o delusi? Ecco alcune nozioni di base da tenere a mente ogni volta che devi scrivere una lettera di rifiuto ai tuoi clienti o potenziali clienti.
Utilizza frasi empatiche per dimostrare di comprendere i sentimenti del cliente (ad esempio, capisco perfettamente cheโฆ, so quanto deve essere frustranteโฆ, etc.)
Come dire di no a un cliente: 7 Modelli di lettera di rifiuto
Che si tratti di paura di una cattiva reputazione, di rovinare il tuo rapporto con un cliente, o di perdere completamente il suo business, rifiutare le richieste dei clienti puรฒ essere impegnativo se non sai come farlo in modo professionale. In effetti, imparare a dire di no รจ unโabilitร essenziale, soprattutto per chi lavora in posizioni a contatto con il cliente. Un rifiuto cortese รจ spesso la scelta migliore se devi rifiutare una proposta.
Di seguito sono riportati alcuni modelli standard di lettera di rifiuto che puoi utilizzare (e personalizzare) per le tue interazioni con i clienti.
Come dire di no a una richiesta di funzionalitร del cliente
Come dire di no a un cliente che chiede una funzione che รจ stata rimossa
Come dire di no a un cliente che chiede uno sconto
Come dire di no a un cliente che chiede un rimborso/reso/cambio
Dear [NAME],
Unfortunately, Iโm unable to process your refund/ return/ exchange request because the product has been damaged after the delivery.
I understand this is not the message you wanted to hear and it must be disappointing given that you didnโt get to use it much.
We do accept this damage was most likely caused unintentionally, so as a gesture of goodwill weโd be happy to provide you with a 20% discount off your future purchase. Simply use this code: [NAME] to redeem it.
If you have any questions, please let me know. I will always do whatever I can to assist you.
Regards,
[YOUR SIGNATURE]
Come dire di no a un cliente che ti chiede di fare il suo lavoro per lui
Hi [NAME],
I have attached a short instruction that will walk you through the process of doing X. You can easily get this ready in less than no time.
In case you do face any difficulties, please donโt hesitate to reach me. We can get on a call and I will guide you step by step.
Regards,
[YOUR SIGNATURE]
Come dire di no a un incontro con un cliente
Hi [NAME],
Iโm so glad youโre interested in cooperating with our company on your new project.
As much as Iโd love to meet to personally, Iโm unfortunately unavailable to travel this week due to existing commitments and canโt give you the time you deserve to discuss this further.
However, Iโm happy to start the conversation now via email if that works for you?
[DETAILS YOU PLANNED ON DISCUSSING]
Would love to hear your thoughts on this. And if youโd prefer to discuss in person, Iโm available [DATES] and would be happy to talk more about it then.
Thanks for understanding,
[YOUR SIGNATURE]
Come dire no al progetto di un cliente
Hi [NAME],
Thanks a lot for sending us the details of [PROJECT NAME], it really sounds like a great opportunity!
However, after reading through the proposal and having a discussion with my team, weโve decided that unfortunately we wonโt be able to take on this project.
Though weโd love to move forward with this, at this moment we simply donโt have enough resources that this project deserves.
Should things change in the nearest future, I will definitely be in tough and let you know.
Best regards,
[YOUR SIGNATURE]
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