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Modelli di lettere di rifiuto

Per quanto ogni azienda voglia accontentare i propri clienti ogni volta, non è sempre possibile rispondere di sì a tutte le richieste dei clienti. Abbracciare l’idea che il cliente abbia sempre ragione rende più difficile capire come dire di no ai clienti senza deluderli o perderli. Tuttavia, quando un cliente richiede qualcosa che non è disponibile, irragionevole, o semplicemente impossibile da fornire, tutte le persone coinvolte nelle interazioni dirette con i clienti dovrebbero essere perfettamente consapevoli di come dire di no ai clienti in modo educato.

Come dire di no ai clienti senza perderli dal business

Come dire di no alle richieste o richieste dei clienti senza farli arrabbiare, farli sentire frustrati o delusi? Ecco alcune nozioni di base da tenere a mente ogni volta che devi scrivere una lettera di rifiuto ai tuoi clienti o potenziali clienti.

  • Rinomina il “no” usando un linguaggio positivo, che è l’unica comunicazione che dovresti usare quando scrivi una lettera di rifiuto.
  • Mantieni un semplice formato di lettera di rifiuto: mostra apprezzamento, dai la notizia, spiega perché, offri aiuto, chiudi con una nota alta.
  • Usa affermazioni di empatia per mostrare che capisci i sentimenti di un cliente (ad es. capisco perfettamente…,so quanto deve essere frustrante…, ecc.)
  • Fornisci sempre una spiegazione dedicata del motivo per cui non sei in grado di soddisfare la richiesta di un cliente (cioè qualcosa va contro la politica aziendale).
  • Afferma il tuo rifiuto senza fare false promesse ai clienti (ad es. Non promettere di implementare una funzionalità nel prossimo futuro, se non hai davvero intenzione di farlo).
  • Trova l’alternativa più simile, se possibile. Anche se non funzionerà per il cliente, apprezzeranno comunque il tuo impegno.
  • Assicurati che un cliente capisca che stai dicendo no alla sua richiesta, non a lui personalmente.
  • Se le cose cambiano, contatta il cliente per fargli sapere che ora sei in grado di soddisfare la sua richiesta.

Come dire di no a un cliente: 7 Modelli di lettera di rifiuto

Che si tratti di paura di una cattiva reputazione, di rovinare il tuo rapporto con un cliente o di perdere completamente il suo business, rifiutare le richieste dei clienti può essere impegnativo, se non sai come farlo in modo professionale. In effetti, imparare a dire di no è un’abilità essenziale, soprattutto per chi lavora in posizioni a contatto con il cliente. Di seguito sono riportati alcuni modelli di lettere di rifiuto standard che puoi utilizzare (e personalizzare) per le interazioni con i clienti.

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Come dire di no a una richiesta di funzionalità del cliente


Hi [NAME],
Thank you for emailing and bringing this feature to our attention. I could definitely understand how our customers would benefit from it.
Right now, we don’t have anything like that in place, however, we’ve actually heard that request quite a lot, so we’ll possibly implement it very soon. I’ll talk to our development team and find out if that could be added to a future release.
In the meantime, please let me know if there’s anything else that we can help you with and have a great rest of the week!
Best,
[YOUR SIGNATURE]

Come dire di no a un cliente che chiede una funzione che è stata rimossa


Hi [NAME],
Thanks for reaching out. This feature was removed from our product because it was slowing down the app loading time for most of our customers, including those who never used it. So we are not likely to bring it back any time soon.
I totally understand that it must be frustrating for you to lose a feature you relied on. But if needed, I could recommend you an alternative tool that has it. Regards,
[YOUR SIGNATURE]

Come dire di no a un cliente che chiede uno sconto


Hi [NAME],
Thank you for choosing [COMPANY NAME]. We’re happy that you’ve decided to buy our product and we can’t wait to have you on board!
Regarding your discount request, unfortunately, we won’t be able to offer you a discount at the moment. We believe that our service offers more value for your money and besides, it would be unfair to our other customers if we make an exception.However, we do run promotions sometimes, you can find them on our website at [LINK], or you can subscribe to our monthly newsletter to be up-to-date with our future offerings.
Please let me know if you would like me to add your email to our mailing list.
Best,
[YOUR SIGNATURE]

Come dire di no a un cliente che chiede un rimborso/reso/cambio

Dear [NAME],
Unfortunately, I’m unable to process your refund/ return/ exchange request because the product has been damaged after the delivery.
I understand this is not the message you wanted to hear and it must be disappointing given that you didn’t get to use it much.
We do accept this damage was most likely caused unintentionally, so as a gesture of goodwill we’d be happy to provide you with a 20% discount off your future purchase. Simply use this code: [NAME] to redeem it.
If you have any questions, please let me know. I will always do whatever I can to assist you.
Regards,
[YOUR SIGNATURE]

Come dire di no a un cliente che ti chiede di fare il suo lavoro per lui

Hi [NAME],
I have attached a short instruction that will walk you through the process of doing X. You can easily get this ready in less than no time.
In case you do face any difficulties, please don’t hesitate to reach me. We can get on a call and I will guide you step by step.
Regards,
[YOUR SIGNATURE]

Come dire di no a un incontro con un cliente

Hi [NAME],
I’m so glad you’re interested in cooperating with our company on your new project.
As much as I’d love to meet to personally, I’m unfortunately unavailable to travel this week due to existing commitments and can’t give you the time you deserve to discuss this further.
However, I’m happy to start the conversation now via email if that works for you?
[DETAILS YOU PLANNED ON DISCUSSING]
Would love to hear your thoughts on this. And if you’d prefer to discuss in person, I’m available [DATES] and would be happy to talk more about it then.
Thanks for understanding,
[YOUR SIGNATURE]

Come dire no al progetto di un cliente

Hi [NAME],
Thanks a lot for sending us the details of [PROJECT NAME], it really sounds like a great opportunity!
However, after reading through the proposal and having a discussion with my team, we’ve decided that unfortunately we won’t be able to take on this project.
Though we’d love to move forward with this, at this moment we simply don’t have enough resources that this project deserves.
Should things change in the nearest future, I will definitely be in tough and let you know.
Best regards,
[YOUR SIGNATURE]

Domande frequenti

Che cos’è una lettera di rifiuto?

Una lettera di rifiuto è una lettera formale per informare un candidato che non verrà assunto.

Cosa dovresti dire nella lettera di rifiuto?

La lettera deve riassumere brevemente il motivo principale per cui il candidato non è stato assunto. La lettera deve concludersi con una nota di ringraziamento. Inoltre, la lettera di rifiuto deve essere inviata entro una settimana dal colloquio.

Come si scrive una buona lettera di rifiuto?

La lettera deve essere indirizzata al richiedente e scritta in terza persona. Deve essere professionale, educata e breve.

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