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Pianificare un evento, sia di persona che online, richiede molto tempo e impegno. Devi trovare una location (sia una location fisica che un host/piattaforma internet), assicurare relatori e/o espositori, creare un programma e sviluppare una strategia di marketing per raggiungere il maggior numero di persone possibile, tra molti altri compiti.
L’ultimo punto è particolarmente importante perché c’è una cosa che assolutamente ogni evento ha bisogno per avere successo, ed è gli ospiti. Ciò significa che è assolutamente essenziale inviare un invito a un evento ben ponderato al tuo pubblico per ottenere il maggior numero di persone possibile che ‘répondez s’il vous plaît’ (RSVP) o “per favore rispondi” per confermare la loro partecipazione.
Gli RSVP dovrebbero far parte di un’email di conferma del webinar o di altri messaggi di conferma riguardanti qualsiasi evento di persona o online.
Ci sono diversi elementi di un’email di invito che contribuiranno a renderla efficace nel garantire gli RSVP:
Nome del mittente dell’email – se i destinatari non sanno da chi proviene un invito, è improbabile che rispondano, quindi imposta il nome del mittente su quello dell’azienda o usa un nome personale e includi il nome dell’azienda nella riga dell’oggetto.
Logo dell’intestazione – questo può ricordare al lettore da chi proviene il messaggio se dovesse perdere il nome del mittente. Inoltre, presentarlo in primo piano nei tuoi inviti via email può aiutare a costruire la consapevolezza del marchio.
Identità del marchio – l’uso di colori, caratteri, immagini e stile coerenti dell’azienda (così come il logo dell’intestazione) in tutte le tue comunicazioni aiuterà anche a costruire consapevolezza e fiducia che, a sua volta, può aumentare il ROI a lungo termine dei tuoi eventi grazie a molti RSVP.
Testo di anteprima – sfrutta la ‘riga dell’oggetto secondaria’ per attirare l’attenzione del tuo pubblico.
Firma del piè di pagina – termina la tua email RSVP nel modo in cui è iniziata, con il nome, il logo e i colori del tuo marchio, nonché i link al tuo sito web e ai profili dei social media per un’ulteriore opportunità di persuadere i destinatari a partecipare al tuo evento.
Ciao [nome],
Il prossimo [conferenza/webinar] [settimanale/mensile/annuale] [azienda] si terrà il [data].
Con un grande elenco di relatori che coprono una serie di argomenti legati a [soggetto], siamo sicuri che questo evento sarà il più gratificante fino ad ora.
Ci saranno presentazioni che non vorrai perdere da:
Per ulteriori informazioni, incluso un programma completo, visita il sito web dedicato [conferenza/webinar] qui [link].
Non dimenticare di confermare la tua partecipazione in anticipo per ricevere il tuo [pass evento/link al flusso video]:
[RSVP]
Cordiali saluti, Il team [azienda]
Caro [nome],
Come [cliente/membro del team] apprezzato, sei cordialmente invitato a celebrare i premi [nome della cerimonia] con noi a [location] il [data].
Puoi aspettarti una bellissima serata con [attività] e [cibo/bevande] oltre alla cerimonia dei premi stessa, quindi promette di essere un evento entusiasmante!
Ci saranno premi per più categorie nel campo di [soggetto], inclusi:
Per ulteriori dettagli sull’evento, incluso un elenco completo dei candidati e delle categorie, visita il sito web dell’evento [link].
Speriamo di vederti lì! Tutto quello che devi fare è rispondere facendo clic sul pulsante sottostante:
[Conferma la tua partecipazione]
Cordiali saluti, [Nome] da [azienda]
Ehi [nome],
Il team [azienda] è stato occupato a pianificare il nostro team building [trimestrale/biennale/annuale] con la speranza di rendere questo evento il nostro più riuscito fino ad ora!
Il [data] alle [ora] tutto il personale [dipartimento] è invitato a lasciare il lavoro per [periodo] per conoscersi meglio mentre partecipa ad alcune divertenti attività, come:
Non ci sarà un codice di abbigliamento formale per la giornata, quindi sentiti libero di indossare abiti casual per una [mattina/pomeriggio/giornata] più comoda. Se hai domande, non esitare a contattarci. Non vediamo l’ora di vederti lì! Rispondi semplicemente [link] in anticipo in modo che possiamo accogliere il numero corretto di partecipanti.
Cordiali saluti, Staff HR [azienda]
Come con la maggior parte dei tipi di email, gli inviti agli eventi dovrebbero essere brevi e concisi per mantenere l'attenzione e l'interesse del lettore. Vai al punto con i dettagli importanti dell'evento, come la data, la location e i relatori/espositori/attività principali, incoraggiando al contempo le persone a partecipare. Non dimenticare di includere l'importantissima call-to-action (CTA) per effettuare la prenotazione!
Mentre il testo degli inviti via email deve essere funzionale, deve anche essere interessante abbastanza da convincere i destinatari a rispondere al tuo evento. L'email dovrebbe anche contenere dettagli su dove e quando si svolgerà, descrivendo i vantaggi della partecipazione all'evento. Puoi farlo considerando cosa il tuo pubblico sta cercando in un tale evento. Rendilo interessante abbastanza da convincerli a partecipare, concentrandoti sui punti di forza unici. Ancora una volta, non dimenticare il CTA RSVP.
Un'immagine davvero vale mille parole, in particolare quando si descrivono aspetti come la location e il luogo di quello che dovrebbe essere un evento entusiasmante. I media ricchi come immagini e video hanno maggiori probabilità di incoraggiare i destinatari a rispondere rispetto a qualsiasi cosa tu possa scrivere, quindi la risposta a questa domanda è essenzialmente un deciso 'no'.
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