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Modelli di Moduli di Richiesta Help Desk

LiveAgent Help Desk Customer Service

Fornire un buon servizio clienti ai tuoi clienti non è sufficiente per distinguersi in un mercato affollato. Questa regola si applica sia alle aziende B2C che B2B, così come a quelle che vendono beni necessari, prodotti di lusso o software.

Perché? Perché al giorno d’oggi, gli acquirenti hanno aspettative più elevate e sono abituati a esperienze personalizzate e positive. Queste esperienze positive sono fortemente collegate a uno dei principi del servizio clienti moderno – il supporto clienti omnichannel.

Il ruolo del servizio clienti omnichannel e i suoi vantaggi

Il supporto clienti omnichannel significa essere disponibile per i tuoi clienti su vari canali di comunicazione e fornire lo stesso livello di supporto su ogni canale. In quanto tale, avere un supporto omnichannel dovrebbe consentire ai clienti di cambiare canale di comunicazione (da telefono a email, o social media e live chat) senza problemi, senza dover ripetere i loro problemi e domande a diversi agenti di supporto.

I principali vantaggi del servizio clienti omnichannel, oltre a migliorare ovviamente l’esperienza del cliente, includono:

1. Conoscere meglio i tuoi clienti

Connettersi con i clienti tramite vari canali di loro scelta può aiutarti a comprendere meglio i loro bisogni, desideri, aspettative e problemi. Impegnarsi nella comunicazione con loro su più canali è un ottimo modo per conoscerli e mostrare la tua disponibilità a farli sentire a proprio agio.

Salva le informazioni sui clienti nel nostro CRM integrato

2. Raccogliere informazioni sui tuoi prodotti o servizi

Puoi raccogliere molti spunti preziosi e feedback inestimabili sul tuo prodotto o servizio mentre ti connetti con i clienti su diverse piattaforme. Di solito, i clienti sono più disposti a condividere le loro opinioni sul tuo prodotto o servizio su un canale che sembra più naturale per loro. Con “più naturale” intendiamo, ad esempio, messaggi sui social media o email rispetto a sondaggi sulla soddisfazione dei clienti o domande NPS a comparsa.

3. Migliorare la produttività e le prestazioni degli agenti

Potrebbe sembrare impossibile, ma offrire un servizio clienti omnichannel in realtà rende il lavoro dei tuoi agenti più facile e veloce. Come? Perché offrire un supporto omnichannel richiede a un’azienda di organizzare il suo servizio clienti in modo più efficiente rispetto al supporto multicanale. E grazie a questo, gli agenti possono lavorare in modo più produttivo e le loro prestazioni miglioreranno nel tempo.

Rapporti sulle prestazioni degli agenti in LiveAgent

4. Considerevoli risparmi sui costi del servizio clienti

Offrire un servizio clienti omnichannel significa considerevoli risparmi nel tuo budget di servizio clienti. Un singolo agente è in grado di risolvere più richieste nello stesso lasso di tempo – è direttamente collegato all’aumento della produttività del tuo agente. Inoltre, gli agenti sono meno frustrati e il loro lavoro è più facile. Ciò significa che la loro motivazione e il morale del lavoro migliorano.

Modelli di moduli di richiesta help desk

Modello di modulo di richiesta help desk 1

Per favore forniscici le informazioni di base di seguito. Aiuterà il nostro agente a iniziare a lavorare sulla tua richiesta più velocemente.

Nome: Cognome: ID Cliente: Email: Numero di telefono:

Per favore descrivi brevemente la tua richiesta: [Campo di testo lungo]

Quando possiamo contattarti? [Calendario per il cliente per selezionare una data]

Come preferisci essere contattato? [Elenco di opzioni]

[Pulsante] Invia la tua richiesta

[Messaggio dopo l’invio del modulo] Grazie per aver completato il modulo. Inizieremo a lavorare sulla tua richiesta il prima possibile/in [X] minuti/oggi/ecc.

Modello di modulo di richiesta help desk 2

Per favore compila i campi sottostanti e descrivi il tuo problema. Saremo felici di aiutarti!

Nome e cognome: Numero cliente:

Quale dipartimento desideri contattare? [Elenco a discesa dei dipartimenti disponibili]

Come possiamo aiutarti? Descrivi la tua richiesta: [Campo di testo lungo]

Quanto tempo puoi aspettare prima che ti contattiamo? [X minuti/X ore/X giorni lavorativi]

[Pulsante] Invia una richiesta

[Messaggio dopo l’invio del modulo] Abbiamo appena ricevuto la tua richiesta e i nostri agenti inizieranno a lavorarci a breve.

Modello di modulo di richiesta help desk 3

Compila il modulo sottostante per aiutarci ad assisterti più velocemente. Ti costerà solo fino a [X] minuti.

Nome: Cognome: Indirizzo email: Numero ordine*:

Quando è stata l’ultima volta che sei stato contattato da uno dei nostri agenti di servizio? [Calendario per il cliente per selezionare una data]

Per favore descrivi la tua richiesta. Sii il più specifico possibile. [Campo di testo lungo]

[Pulsante] Fai clic qui per inviare la tua richiesta

  • Puoi trovare questo numero di ordine nell’email di conferma che ti abbiamo inviato dopo aver effettuato l’ordine.

[Messaggio dopo l’invio del modulo] La tua richiesta è stata appena inviata. Inizieremo a lavorare sulla tua richiesta oggi.

Progetta i tuoi modelli

LiveAgent ti dà il potere di progettare i tuoi modelli di email clienti personalizzati, aiutandoti così a migliorare il servizio clienti. Curioso di tutte le opportunità? Prova LiveAgent o programma una demo per vedere come puoi creare moduli di richiesta personalizzati che funzionano meglio per la tua azienda.

Domande frequenti

Quanto dovrebbe essere lungo un modulo di richiesta help desk?

I moduli di richiesta help desk dovrebbero essere il più brevi possibile. Dovrebbero includere solo i campi più importanti come i dati del cliente (nome e cognome, email, numero di telefono se necessario), un campo di testo lungo per consentire al cliente di descrivere la sua richiesta e un pulsante 'invia'. Se il tuo dipartimento di servizio clienti è più complesso e composto da più team, tali moduli dovrebbero includere anche un elenco a discesa in cui il cliente può selezionare quale team desidera contattare. Puoi anche aggiungere altri elenchi a discesa, ma ricorda che il modulo dovrebbe essere il più breve e semplice possibile.

Che tipo di linguaggio dovrebbe essere utilizzato in un modulo di richiesta help desk?

Simile alla lunghezza e alla struttura di un modulo di richiesta help desk, un modulo deve essere scritto in un linguaggio facilmente comprensibile. Utilizza affermazioni che siano comprensibili e familiari ai tuoi clienti. Evita di utilizzare gergo o linguaggio tecnico, evita di usare phrasal verb o frasi complesse e composte. Ricorda che i tuoi clienti sono occupati, quindi dovrebbero essere in grado di inviare il tuo modulo in pochi minuti, o addirittura secondi senza spendere tempo cercando di interpretare il tuo codice aziendale.

Con quale velocità dovrei rispondere a un modulo di richiesta inviato?

La risposta semplice a questa domanda è il più velocemente possibile, ma sappiamo che è più facile a dirsi che a farsi. Il tempo necessario per rispondere a una richiesta del cliente dovrebbe essere stabilito internamente dal tuo team di servizio clienti e, se possibile, confermato da un Accordo sul Livello di Servizio (SLA) firmato dagli agenti di servizio clienti. I tempi di risposta possono variare da settore a settore e da azienda ad azienda a seconda di molte variabili. Queste variabili possono includere il numero di agenti nel team di servizio clienti, la quantità di ticket help desk inviati in un determinato periodo di tempo, la complessità delle richieste dei clienti, il livello di automazione delle tue operazioni help desk e la qualità del tuo software di servizio clienti, solo per citarne alcuni. Indipendentemente dalle condizioni interne del tuo team, i tuoi agenti di servizio clienti dovrebbero mirare a rispondere alle richieste dei clienti non appena vengono inviate, tenendo a mente i migliori interessi dei tuoi clienti.

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