Modelli di Email Promozionali
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Email Marketing
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Stai andando in vacanza e hai bisogno di impostare un messaggio fuori ufficio? O forse stai solo prendendo un giorno libero e non vuoi essere disturbato dal lavoro. In ogni caso, un buon modello fuori ufficio ti aiuterà a fare il lavoro.
Tali modelli sono solitamente semplici e facili da usare, permettendoti di personalizzare il tuo messaggio come preferisci. Oggi ti mostreremo alcuni diversi modelli fuori ufficio che puoi utilizzare per le tue risposte automatiche di vacanza.
Perché dovresti usare un modello fuori ufficio
La maggior parte delle persone utilizza strumenti di gestione della posta elettronica, come risposte di modelli fuori ufficio, quando sono lontani dalla loro posta elettronica per un periodo prolungato – in vacanza o semplicemente prendendo un giorno libero, ad esempio. Puoi impostare una risposta automatica che faccia sapere alle persone che non controllerai la tua casella di posta e che tornerai presto. In questo modo, non si aspetteranno una risposta da te subito e potrai goderti il tuo tempo libero senza preoccuparti del lavoro.
Ma ci sono altri momenti in cui potresti voler utilizzare anche una risposta di modello. Se sai che sarai occupato e non potrai accedere alla tua posta elettronica con la frequenza solita, un messaggio fuori ufficio fa sapere alle persone che potresti non essere in grado di rispondere immediatamente. Possono quindi decidere se aspettare una risposta o trovare un altro metodo per contattarti.
Un messaggio fuori ufficio può anche aiutare a gestire le aspettative delle persone se sei sommerso di lavoro e non puoi rispondere a ogni email subito. Far sapere alle persone che sei occupato ma che risponderai il prima possibile può aiutare a evitare frustrazione da entrambi i lati.
Come titolare un modello di email fuori ufficio
Mantienilo piuttosto breve e al punto – Fuori Ufficio, Risposta Automatica Vacanza, o Assente sono tutte buone opzioni. Nella riga dell’oggetto, è anche una buona idea includere quando tornerai in modo che le persone sappiano quanto tempo dovranno aspettare una risposta.
Ad esempio, ‘Fuori ufficio fino al 15 gennaio" funzionerebbe bene. Questo aiuta anche con il filtraggio se hai un sistema di messaggi di posta elettronica che può farlo, ma soprattutto fa sapere agli altri quando aspettarsi una risposta senza dover leggere il corpo della tua email. In questo modo, mostri che ti importa del loro tempo.
Esempi di riga dell’oggetto email fuori ufficio
- Fuori ufficio: [data]
- Fuori ufficio: [dettagli vacanza]
- Fuori ufficio: [motivo dell’assenza]
- In vacanza: [data] – [data]
- Vacanze: [data] – [data]
- FU: giorno di malattia
- Non disponibile: fuori dal paese
- In caso di emergenza:
- Assente dalla mia scrivania il [data]
- Attualmente in vacanza
- Sono fuori dal giro
- Tornerò presto
- In sabbatico
- Partenza per un po’ di riposo
Come scrivere un modello fuori ufficio
Ci sono alcune cose da tenere a mente quando si tratta del corpo della tua email di risposta automatica.
In primo luogo, vuoi assicurarti che sia chiaro che sei lontano dalla tua scrivania e non potrai rispondere alle email subito. Se controllerai la tua casella di posta di tanto in tanto, fai sapere alle persone quando possono aspettarsi una risposta. Se non sei sicuro, è meglio evitare questa parte che far aspettare le persone per una risposta che potrebbe non arrivare.
In secondo luogo, in caso di emergenza, puoi lasciare il tuo numero di telefono privato. Ricorda, tuttavia, di notare che potresti non essere in grado di rispondere subito e chiedi alle persone di contattarti in questo modo solo se è estremamente urgente.
È anche una buona idea includere chi possono contattare in tua assenza, così come qualsiasi informazione pertinente di cui potrebbero aver bisogno (come scadenze o aggiornamenti di progetto). E naturalmente, non dimenticare di dire quando tornerai. Mantienilo breve e dolce – nessuno vuole leggere un romanzo quando sta cercando di mettersi in contatto con te.
Ultimo, ma non meno importante – e questo è facoltativo – puoi includere un breve messaggio che faccia sapere alle persone cosa fare in tua assenza. Ad esempio, dove potrebbero trovare le informazioni di cui potrebbero aver bisogno se non sarai in grado di fornirle.
Cosa includere in un modello di email fuori ufficio
- Il tuo nome
- Le date in cui sarai assente o la data in cui tornerai
- Un breve messaggio che faccia sapere alle persone che sei fuori ufficio o che tornerai presto
- Chi contattare in tua assenza (se applicabile)
- Quando possono aspettarsi una risposta da te (se controllerai la tua casella di posta mentre sei in vacanza)
- Modi alternativi per contattarti
Esempi e modelli di email fuori ufficio
Modelli formali fuori ufficio
Oggetto: Fuori ufficio
Sono attualmente fuori ufficio e tornerò il 15 gennaio. Controllerò la mia email periodicamente, ma se hai bisogno di una risposta immediata contatta [Nome] a [indirizzo email]. Grazie,
[Il Tuo Nome]
Oggetto: Modello fuori ufficio
Ciao, sono attualmente fuori ufficio e tornerò il [data]. Se hai bisogno di assistenza immediata, contatta [Nome] a [indirizzo email] o raggiungi il mio cellulare al [numero di telefono], tuttavia, tieni presente che potrei non essere in grado di rispondere immediatamente. Grazie,
[Il Tuo Nome]
Oggetto: Fuori ufficio [data da-data a]
Ciao, sono FU senza accesso email da [data da] fino a [data a]. Per questioni urgenti durante questo periodo, contatta [Nome] a [indirizzo email] o chiama il mio cellulare al [numero di telefono]. Cordiali saluti,
[Il Tuo Nome]
Oggetto: Fuori ufficio – Vacanze
Ciao, sarò Fuori Ufficio da [data da] a [data a] e avrò accesso limitato alla posta elettronica. Se hai bisogno di assistenza immediata durante questo periodo, prova a contattare [Nome] a [indirizzo email] invece di me o per questioni urgenti puoi provare a chiamarmi al [numero di telefono]. Cordiali saluti, [Il Tuo Nome]
Oggetto: Vacanze [data]
Ciao, sono attualmente fuori ufficio e mi sto godendo un po’ di meritato riposo. Tornerò il [data] e non avrò accesso alla posta elettronica fino ad allora. Per questioni urgenti durante questo periodo, contatta alternativamente [Nome] a [indirizzo email], che è stato avvisato di aspettarsi corrispondenza aggiuntiva in mia assenza. Cordiali saluti,
[Il Tuo Nome]
Oggetto: Non disponibile: Fuori dal Paese [data]
Ciao, sarò fuori dal paese da [data da]-[data a]. Avrò accesso limitato alla posta elettronica durante questo periodo. Per questioni urgenti, contatta [Nome] a [indirizzo email] invece di me. Cordiali saluti,
[Il Tuo Nome]
Oggetto: In sabbatico [data]
Ciao, sono attualmente in sabbatico e sarò Fuori Ufficio fino a [data]. Non avrò accesso alla posta elettronica durante questo periodo. Se c’è un’emergenza, [Nome] a [indirizzo email] sarà contattabile durante questo periodo. A presto,
[Il Tuo Nome]
Oggetto: Congedo per malattia [data]
Ciao, sono Fuori Ufficio e in congedo per malattia fino a [data]. Durante questo periodo, non sarò in grado di controllare la mia posta elettronica. In caso di emergenza, contatta [Nome] a [indirizzo email]. Cordiali saluti,
[Il Tuo Nome]
Oggetto: Fuori Ufficio: Conferenza [data]
Ciao, sono Fuori Ufficio per partecipare a una conferenza da [data]. Risponderò alle email quando avrò accesso, ma per una risposta più veloce, contattami al [numero di telefono] se c’è una questione urgente. Grazie,
[Il Tuo Nome]
Oggetto: Fuori Ufficio: Ritiro aziendale [data]
Ciao, sono Fuori Ufficio a un ritiro aziendale da [data]. Durante quel periodo, avrò accesso limitato alla posta elettronica. In caso di emergenza, contatta [Nome] a [indirizzo email] o chiama il numero principale dell’ufficio al [numero di telefono]. Grazie,
[Il Tuo Nome]
Oggetto: Fuori ufficio [Data]
Ciao, sarò fuori ufficio per i prossimi [X] giorni. In mia assenza, contatta [Nome] che sarà più che felice di aiutare con qualsiasi domanda tu possa avere. Grazie per la tua comprensione. Cordiali saluti,
[Il Tuo Nome]
Oggetto: FU [data]
Ciao, grazie per aver scritto. Sono attualmente fuori ufficio e tornerò il [Data] al più tardi. Mi scuso per l’inconveniente e ti chiedo gentilmente di inviare un’email al mio collega, [Nome], a [indirizzo email] nel frattempo. Cordiali saluti,
[Il Tuo Nome]
Modelli casual fuori ufficio
Oggetto: Assente dalla mia scrivania
Ciao, sono attualmente assente dalla mia scrivania, sorseggiando cocktail su una spiaggia da qualche parte. Tornerò il [data] e avrò accesso limitato alla posta elettronica fino ad allora. Il mio collega [Nome] gestirà le mie email in mia assenza, quindi contatta [lui/lei/loro] a [indirizzo email] per qualsiasi questione urgente. Grazie e buona giornata.
[Il Tuo Nome]
Oggetto: Prendo una pausa fino a [data]
Ciao, mi dispiace che mi hai mancato. Sono fuori ufficio fino a [data]. Tuttavia, farò pause periodiche dal guardare tutto quello che mi sono perso per controllare occasionalmente la mia posta elettronica mentre sono via. Se questa questione non è urgente, stai certo che risponderò quando tornerò da questa pausa. Cordiali saluti,
[Il Tuo Nome]
Oggetto: Fuori ufficio [data]
Ciao, sono Fuori Ufficio da [data da] a [data a]. Sarò raggiungibile al mio cellulare al [numero di telefono], ma per questioni urgenti contatta [Nome]. A presto,
[Il Tuo Nome]
Oggetto: Sono (finalmente) in vacanza
Ciao, sono Fuori Ufficio e in vacanza da [data inizio] a [data fine]. Non avrò accesso alla posta elettronica durante questo periodo, ma se hai bisogno di assistenza immediata contatta il mio collega [Nome] a [indirizzo email]. Grazie,
[Il Tuo Nome] P.S. Non vedo l’ora di questa pausa. 🎉
P.P.S. Se hai bisogno di raggiungermi urgentemente, chiama il mio cellulare al [numero di telefono].
Oggetto: Sono fuori dal giro [data]
Ciao,
Sarò fuori ufficio da [data inizio] a [data fine]. Se hai bisogno di assistenza immediata, contatta [nome collega] a [email collega]. Altrimenti, risponderò al tuo messaggio al mio ritorno. Buona giornata. Cordiali saluti,
[Il Tuo Nome]
Oggetto: Mi dispiace, sono FU [data]
Ciao [Nome], sono fuori ufficio questa settimana, ma se hai bisogno di qualcosa urgentemente sentiti libero di contattare il mio collega [Nome]. Grazie,
[Il Tuo Nome]
Oggetto: Fuori Ufficio da [Data] a [Data]
Ciao. Sono attualmente fuori ufficio e tornerò il [Data]. Nel frattempo, se hai bisogno di assistenza, contatta [nome o dipartimento]. Saluti,
[Il Tuo Nome]
Oggetto: Sulla spiaggia [data]
Ciao. Sono attualmente Fuori Ufficio e mi sto godendo un po’ di meritato riposo sulla spiaggia. Tornerò in ufficio il [Data] e sarò felice di rispondere alla tua email allora. Se hai bisogno di assistenza mentre sono via, contatta il mio collega [Nome] a [indirizzo email]. Grazie.
[Il Tuo Nome]
Migliori pratiche per i modelli fuori ufficio
Mantienilo breve
Quando scrivi un messaggio Fuori Ufficio, è importante mantenerlo breve e dolce. Non c’è bisogno di entrare in grandi dettagli su chi sei o cosa stai facendo. Dai solo l’essenziale in modo che i tuoi colleghi sappiano come raggiungerti in caso di emergenza.
Usa il tono di voce giusto
Il tuo messaggio Fuori Ufficio è un riflesso della cultura e dei valori della tua azienda, quindi è importante usare il tono di voce giusto. Se non sei sicuro di quale tono usare, pecca per il lato della professionalità.
Non vuoi sembrare troppo casual o poco professionale, poiché farlo può riflettere negativamente sulla tua azienda. Se la tua azienda ha il suo libro di marca e tono di voce, usalo come guida quando scrivi il tuo messaggio Fuori Ufficio.
Se usi slang o gergo, assicurati che tutti coloro che leggono il tuo messaggio lo capiranno. Quello che è divertente per te potrebbe non essere divertente per i destinatari della tua risposta automatica, soprattutto se non sono dello stesso paese o regione.
Aggiungi le date della tua assenza
Quando possibile, aggiungi le date della tua assenza al tuo messaggio Fuori Ufficio. Questo aiuterà i tuoi colleghi, clienti e/o partner commerciali a sapere quando possono aspettarsi una risposta da te. Se non sei sicuro di quando tornerai, dai un intervallo di date o una stima. In questo caso, è meglio peccare per il lato della cautela e dare un lasso di tempo più lungo di quanto pensi di aver bisogno.
Menziona forme alternative di contatto
Nel tuo messaggio Fuori Ufficio, assicurati di menzionare forme alternative di contatto in caso di emergenza. Potrebbe essere l’indirizzo email di un collega, il numero di telefono o anche un indirizzo fisico. Se sei a tuo agio nel condividere i tuoi dettagli personali, puoi anche includere il tuo numero di cellulare o i tuoi account di social media.
Ricorda solo che più informazioni includi, più è probabile che qualcuno ti contatti mentre sei via. Pertanto, dovresti includere forme alternative di contatto solo se sei a tuo agio nell’essere contattato durante il tuo tempo libero.
Se decidi di condividere i dettagli di contatto dei tuoi colleghi, assicurati che lo sappiano e che accettino di essere il punto di contatto prima di aggiungere le loro informazioni al tuo messaggio Fuori Ufficio.
Non andare troppo in profondità o essere troppo specifico
Quando scrivi il tuo messaggio Fuori Ufficio, resisti all’impulso di andare troppo in profondità o di essere eccessivamente specifico. Non è il momento di condividere la tua storia di vita o le tue ultime foto di vacanza. Vai dritto al punto in modo che i tuoi colleghi possano tornare al lavoro con interruzioni minime e i tuoi partner commerciali possono trovare le informazioni di cui hanno bisogno senza setacciare un romanzo.
Configura un modello OOO interno ed esterno
Se hai frequentemente messaggi Fuori Ufficio, configura un modello OOO interno ed esterno per risparmiare tempo. In questo modo, tutto quello che devi fare è compilare gli spazi vuoti con le tue informazioni specifiche ogni volta che hai bisogno di allontanarti dalla tua scrivania.
Un messaggio Fuori Ufficio interno viene inviato a persone all’interno della tua azienda, mentre uno esterno viene inviato a coloro che sono al di fuori di essa. La differenza principale tra i due è che un messaggio OOO interno non ha bisogno di essere formale come uno esterno.
Riepilogo
I messaggi di risposta automatica sono un male necessario quando hai bisogno di prenderti un po’ di tempo dal lavoro. Seguendo queste migliori pratiche, puoi scrivere un messaggio Fuori Ufficio che sia professionale, informativo e utile per tutti coloro che lo riceveranno. Potrebbero persino apprezzare un messaggio Fuori Ufficio più di quanto pensi.
