Modelli email di modifiche per gli accordi legali

Il rapporto tra la tua azienda e i clienti è regolato da vari accordi legali, come Termini e Condizioni (T&C), Politiche sulla privacy, Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR) dell’Unione Europea (UE), Politiche sui cookie, Codici di condotta, Comunità Linee guida e politiche di utilizzo accettabile o corretto. Tutti gli utenti e i clienti devono accettare i tuoi accordi legali per effettuare acquisti, registrarsi con account personali o iscriversi a newsletter.

Il processo di accettazione dei vari contratti legali viene solitamente eseguito dall’utente selezionando una serie di caselle per verificare che i termini e le condizioni siano stati letti e accettati. Tutti i tuoi accordi legali dovrebbero essere disponibili sul tuo sito web e alla fine di qualsiasi corrispondenza in modo che gli utenti possano fare riferimento a eventuali contratti che hanno firmato digitalmente, se necessario.

Perché devo inviare e-mail sulle modifiche al contratto legale?

Le aziende aggiornano i loro accordi legali per una serie di motivi — volontà di renderli più comprensibili, semplificati o descrittivi; voler informare gli utenti sulle nuove funzionalità; ad aderire a nuove leggi come il GDPR. Qualsiasi modifica agli accordi legali, indipendentemente dal motivo, può avere un impatto significativo sugli utenti e sui loro diritti.

Se un utente ha accettato uno dei tuoi termini e condizioni, è imperativo che sia informato di eventuali modifiche prima che entrino in vigore. Ciò consente agli utenti di accettare i nuovi accordi, chiudere i propri account o rinunciare alla ricezione di nuovi contenuti.

Oggetto dell’email per modifiche al contratto legale

• Aggiornamento dei Termini e condizioni di [abbonamento] di [azienda]
• I Termini e condizioni di [abbonamento] stanno cambiando
• Modifiche all’Informativa sulla privacy di [azienda]
• Sono i tuoi dati, quindi hai il controllo.
• Stiamo aggiornando la nostra politica di utilizzo corretto
• Le Norme di utilizzo di [Azienda] stanno cambiando. Ecco cosa devi sapere.
• Stiamo apportando modifiche per conformarci al nuovo standard GDPR
• Solo un’altra email GDPR …

Modelli di posta elettronica per modifiche al contratto legale

Modello di email per la modifica del contratto legale 1 – Modifiche ai Termini e condizioni

Modello di email di modifica dell’accordo legale 2 – aggiornamento della politica sulla privacy

Modello di e-mail di modifica del contratto legale 3 – aggiornamento della politica di utilizzo accettabile

Modelli di email per la modifica del contratto legale – Domande frequenti

Quando devo inviare un’e-mail di modifica dell’accordo legale?

Le notifiche sugli aggiornamenti delle norme devono essere inviate in anticipo. Devi dare ai tuoi utenti abbastanza tempo per rispondere e/o leggere le modifiche ai tuoi accordi legali prima che entrino in vigore, quindi è consigliabile inviare un’e-mail almeno 1 settimana prima che le modifiche vengano apportate. Puoi includere un riepilogo delle modifiche nell’e-mail per accelerare il processo di ottenimento di nuove accettazioni.

Di che tipo di modifiche negli accordi legali gli utenti dovrebbero essere informati?

Gli utenti dovrebbero essere informati di eventuali modifiche agli accordi legali, grandi o piccoli, ma alcuni esempi di tali modifiche sono i seguenti:

• In primo luogo, puoi modificare i tuoi T&C per renderli più chiari e più facili da capire.
• In secondo luogo, potresti decidere di chiedere più informazioni personali agli utenti rispetto a prima o di utilizzare i loro dati personali in un modo nuovo, il che influirebbe sulle politiche sulla privacy e/o sulla conformità al GDPR.
• In terzo luogo, potresti decidere di modificare le regole sulle limitazioni del servizio e quindi la tua Politica di utilizzo corretto dovrebbe essere aggiornata di conseguenza.

Devo sempre inviare un’e-mail di modifica del contratto legale?

Gli utenti devono essere informati di eventuali modifiche e l’e-mail è uno dei metodi più comuni per farlo. Se non invii un avviso di aggiornamento sulle modifiche imminenti alle tue politiche legali, hai tecnicamente solo stipulato un accordo “Browsewrap” (i link ai documenti sono disponibili sul tuo sito web, ma gli utenti potrebbero non esserne a conoscenza), il che può essere impugnabile da parte di un utente che non ha accettato i nuovi termini di cui non era a conoscenza. Se, invece, invii un’e-mail di notifica di aggiornamento e/o stipuli un accordo “clickwrap” costringendo gli utenti ad accettare le tue nuove condizioni con il familiare controllo di una casella, le modifiche ai tuoi contratti legali saranno applicabili.