Il rapporto tra la tua azienda e i clienti è regolato da vari accordi legali, come Termini e Condizioni (T&C), Politiche sulla privacy, Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR) dell’Unione Europea (UE), Politiche sui cookie, Codici di condotta, Comunità Linee guida e politiche di utilizzo accettabile o corretto. Tutti gli utenti e i clienti devono accettare i tuoi accordi legali per effettuare acquisti, registrarsi con account personali o iscriversi a newsletter.
Il processo di accettazione dei vari contratti legali viene solitamente eseguito dall’utente selezionando una serie di caselle per verificare che i termini e le condizioni siano stati letti e accettati. Tutti i tuoi accordi legali dovrebbero essere disponibili sul tuo sito web e alla fine di qualsiasi corrispondenza in modo che gli utenti possano fare riferimento a eventuali contratti che hanno firmato digitalmente, se necessario.
Le aziende aggiornano i loro accordi legali per una serie di motivi — volontà di renderli più comprensibili, semplificati o descrittivi; voler informare gli utenti sulle nuove funzionalità; ad aderire a nuove leggi come il GDPR. Qualsiasi modifica agli accordi legali, indipendentemente dal motivo, può avere un impatto significativo sugli utenti e sui loro diritti.
Se un utente ha accettato uno dei tuoi termini e condizioni, è imperativo che sia informato di eventuali modifiche prima che entrino in vigore. Ciò consente agli utenti di accettare i nuovi accordi, chiudere i propri account o rinunciare alla ricezione di nuovi contenuti.
Le notifiche sugli aggiornamenti delle norme devono essere inviate in anticipo. Devi dare ai tuoi utenti abbastanza tempo per rispondere e/o leggere le modifiche ai tuoi accordi legali prima che entrino in vigore, quindi è consigliabile inviare un’e-mail almeno 1 settimana prima che le modifiche vengano apportate. Puoi includere un riepilogo delle modifiche nell’e-mail per accelerare il processo di ottenimento di nuove accettazioni.
Gli utenti dovrebbero essere informati di eventuali modifiche agli accordi legali, grandi o piccoli, ma alcuni esempi di tali modifiche sono i seguenti:
Gli utenti devono essere informati di eventuali modifiche e l’e-mail è uno dei metodi più comuni per farlo. Se non invii un avviso di aggiornamento sulle modifiche imminenti alle tue politiche legali, hai tecnicamente solo stipulato un accordo “Browsewrap” (i link ai documenti sono disponibili sul tuo sito web, ma gli utenti potrebbero non esserne a conoscenza), il che può essere impugnabile da parte di un utente che non ha accettato i nuovi termini di cui non era a conoscenza. Se, invece, invii un’e-mail di notifica di aggiornamento e/o stipuli un accordo “clickwrap” costringendo gli utenti ad accettare le tue nuove condizioni con il familiare controllo di una casella, le modifiche ai tuoi contratti legali saranno applicabili.
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