Aumenta il tuo tasso di risposta con una email di follow-up cortese. Impara a scrivere oggetti ed email efficaci con consigli, esempi e modelli per diversi scenari come candidature lavorative e riunioni. Evita gli errori comuni e migliora il successo della comunicazione.
Se ti è mai capitato di contattare un’azienda e non ricevere risposta, allora conosci probabilmente la frustrazione di chiederti se il destinatario abbia effettivamente ricevuto il tuo messaggio. Può essere tentante arrendersi dopo qualche tentativo, ma sapevi che una email di follow-up cortese può talvolta fare la differenza?
Oggi discuteremo alcuni consigli per scrivere messaggi di follow-up efficaci dopo non aver ottenuto risposta, e forniremo alcuni modelli di email che puoi adattare alle tue esigenze.
È sempre una buona idea fare un follow-up dopo aver contattato qualcuno via email e non aver ricevuto risposta. La mancanza di risposta potrebbe significare che il destinatario non è interessato, oppure semplicemente che è occupato o ha centinaia di email e non ha ancora avuto modo di vedere la tua.
Seguendo con un’ulteriore email puoi ricordare loro che sei ancora interessato all’argomento della tua prima email. Inoltre, dai loro la possibilità di comunicarti se non sono interessati. Potrebbe anche aiutarli a ricordarsi di risponderti: magari erano fuori città o impegnati in altri progetti e hanno semplicemente perso la tua email.
L’oggetto della tua email dovrebbe essere chiaro e conciso. Qualcosa come ‘Follow-up sulla mia precedente email riguardo [argomento]" oppure “Richiesta aggiornamento su [argomento]”. Vuoi rendere semplice al destinatario capire di cosa tratta la tua email, così potrà decidere se aprirla o meno.
Aggiungere “nessuna risposta” all’oggetto probabilmente non è la scelta migliore, perché potrebbe far sentire il destinatario chiamato in causa. Non puoi sapere il motivo della mancata risposta, quindi è meglio mantenere un tono semplice, per non sembrare invadente.
Innanzitutto, non prenderla sul personale se non ricevi risposta a una email. Potrebbe semplicemente essere che il destinatario sia occupato o non abbia visto il tuo messaggio.
Detto ciò, ci sono alcune cose che puoi fare per aumentare le probabilità di ricevere una risposta al tuo follow-up. Prima di tutto, assicurati che il tuo messaggio iniziale fosse chiaro e conciso; se così non fosse, il follow-up deve esserlo ancora di più. Vai subito al punto e spiega perché stai scrivendo di nuovo.
Includi informazioni sul motivo per cui desideri collaborare e ricorda al destinatario le tue esperienze principali
Potrebbe essere utile allegare un link al tuo portfolio online o sito web anche se lo hai già fatto in precedenza. Ricorda di indicare più modalità di contatto per facilitare il ricontatto.
Infine, concludi il messaggio con una call to action. Ad esempio, potresti dire qualcosa come ‘Ti ricontatterò tra una settimana, nel frattempo non esitare a scrivermi per qualsiasi domanda". Questo mostra che sei ancora interessato all’argomento e disposto a continuare, senza risultare invadente.
Puoi anche impostare questo messaggio come risposta automatica, ma ricordati di personalizzarlo in base al cliente specifico.
Ciao [Nome],
Spero tu stia bene. Ti ho inviato una email qualche giorno fa e non ho ancora ricevuto risposta, quindi volevo solo assicurarmi che tu abbia ricevuto il mio messaggio. Fammi sapere se posso aiutarti in qualche modo.
Cordiali saluti, [Il tuo nome]
Ciao,
Spero tu stia bene. Volevo solo sapere se ci sono novità dopo la nostra discussione. Sono solo curioso di sapere come stanno andando le cose.
Grazie, [Il tuo nome]
Buongiorno,
Ti ho inviato una email riguardo [argomento] il [data] e non ho ancora ricevuto risposta. Volevo solo sapere se ci sono novità di cui parlare.
Sono ancora molto interessato a collaborare e mi piacerebbe approfondire.
Grazie, [Il tuo nome]
Ciao,
Mi chiamo [Il tuo nome] e sono interessato a collaborare con voi.
Ti ho scritto [X] settimane fa ma non ho avuto riscontro, quindi volevo sapere se ci sono novità riguardo la mia proposta.
Mi farebbe piacere discuterne ulteriormente.
Grazie, [Il tuo nome]
Ciao,
Volevo sapere se ci sono aggiornamenti su [argomento]?
Ti ho scritto [X giorni/settimane] fa e non ho ancora avuto risposta, quindi volevo solo sapere se ci sono novità.
Grazie, [Il tuo nome]
Ciao [Nome],
Spero tu stia bene. Sono [il tuo nome] e ti scrivo per un follow-up sulla nostra discussione riguardo [argomento].
Ti ho contattato [X] giorni fa e mi chiedevo se ci fossero aggiornamenti.
Grazie, [Il tuo nome]
Ciao [Nome],
Ti scrivo per sapere se ci sono aggiornamenti su [argomento]. Abbiamo parlato qualche settimana fa e volevo solo sapere se ci sono novità.
Sono molto motivato all’opportunità di collaborare con voi e mi piacerebbe approfondire.
Grazie, [Il tuo nome]
Ciao [Nome],
Spero tu stia bene. Ti scrivo per fare un follow-up sulla possibilità di collaborare con la vostra azienda. Ti ho contattato il [data] e non ho ancora ricevuto risposta.
Sarei grato se potessi informarmi sullo stato della nostra proposta o se hai deciso di affidarti a qualcun altro. Sono sicuro di avere l’esperienza e le competenze per collaborare bene con voi e sarei felice di parlarne ulteriormente.
Ti ringrazio per il tempo dedicato, [Il tuo nome]
Ciao [Nome],
Ti scrivo per fare un follow-up sul mio precedente contatto con la vostra azienda. Ho inviato una email il [data] e non ho ancora ricevuto risposta.
Apprezzerei un aggiornamento su [argomento] o fammi sapere se sei troppo impegnato in questo periodo. Credo che potremmo fare grandi cose insieme e mi piacerebbe discuterne se sei interessato.
Grazie per il tempo dedicato, [Il tuo nome]
Buongiorno,
Volevo solo fare un follow-up sulla mia precedente email e ringraziarti ancora per averla letta. Non ho ancora ricevuto risposta e volevo solo assicurarmi che tu l’abbia ricevuta.
Grazie per il tempo e l’attenzione, [Il tuo nome]
Ciao,
Spero non ti dispiaccia che ti scriva di nuovo. Volevo solo sapere se ci sono stati aggiornamenti sulla nostra discussione riguardo [argomento].
Sono passate alcune settimane dal mio contatto, quindi volevo solo assicurarmi che il messaggio fosse stato ricevuto e letto.
Grazie, [Il tuo nome]
Ciao [Nome],
Ti scrivo per fare un follow-up sulla nostra conversazione riguardo una possibile collaborazione con la vostra azienda. Ho inviato una email il [data] e non ho ancora ricevuto risposta.
Capisco che ricevi molti messaggi, ma volevo solo assicurarmi che il mio sia stato ricevuto e chiedere se hai avuto modo di leggerlo.
Grazie per il tempo dedicato, [Il tuo nome]
Ciao [Nome],
Ti scrivo per fare un follow-up sull’ultimo contatto con la vostra azienda. Ti ho scritto via email il [data] e non ho ancora ricevuto risposta.
Hai una tempistica indicativa per una decisione, o è già stata presa? Apprezzerei qualsiasi aggiornamento sullo stato della nostra collaborazione.
Grazie, [Il tuo nome]
Non essere troppo insistente altrimenti rischi di sembrare disperato. È una linea sottile, ma meglio peccare per eccesso di cautela ed evitare di sembrare che tu stia pretendendo una risposta. Non c’è bisogno di supplicare.
Esempio da NON fare:
‘Sono passate due settimane e non ho ancora ricevuto risposta. Volevo solo sapere se hai ricevuto la mia email?"
Questo tono può sembrare un po’ esigente e risultare scortese. Un modo migliore per esprimersi sarebbe:
‘Spero non ti dispiaccia se ti ricontatto. Volevo solo assicurarmi che tu abbia ricevuto la mia email di qualche settimana fa e chiedere se ci sono aggiornamenti?"
Questo è più cortese e lascia al destinatario una via d’uscita se non è interessato.
Quando fai un follow-up, assicurati di includere sufficienti dettagli affinché il destinatario sappia chi sei e di cosa parli. Devi includere l’argomento della conversazione e la data dell’ultimo contatto: questo li aiuterà a ricordarsi di te.
Molte email non contengono abbastanza informazioni, così chi le legge non ha idea di chi sia il mittente o a cosa si riferisca. Includere nuovamente i tuoi dati, allegati, documenti o portfolio sarà utile per il destinatario.
Non inviare troppe email di follow-up, altrimenti rischi di infastidire il destinatario. Una volta a settimana è sufficiente. Se hai già inviato più email senza risposta, è il momento di lasciar perdere. Inviare più di una email di follow-up va bene, ma lascia passare abbastanza tempo tra una e l’altra per non sembrare disperato.
Infine, puoi provare a seguire con una telefonata. Potrà sembrare antiquato, ma a volte è il modo migliore per contattare qualcuno se non risponde alle email. Assicurati solo di non chiamare subito dopo aver inviato l’email: sarebbe troppo.
Quando contatti qualcuno, assicurati di avere l’indirizzo corretto. Sarebbe un peccato impegnarsi a scrivere una email di follow-up cortese solo per inviarla alla persona sbagliata. Fai una ricerca e ricontrolla i dati di contatto prima di inviare.
Se non sei del tutto sicuro a chi inviare il messaggio, puoi mettere in CC o BCC qualcun altro nella email di follow-up. Potrebbe essere un amico o collega in comune che può stimolare la risposta del destinatario. Fai questa scelta solo come ultima risorsa.
È importante essere cortesi quando si scrive una email. Non vuoi sembrare scortese o pretenzioso. Sii educato e rispettoso, anche se sei frustrato dalla mancata risposta.
Un semplice “per favore” o “grazie” può rendere la tua email più professionale e cortese. Ci possono essere molti motivi per cui non hai ancora ricevuto risposta ed è importante ricordare che il destinatario potrebbe essere occupato.
Fare un follow-up dopo aver inviato una email è un buon modo per dimostrare il tuo interesse per l’argomento del primo contatto e ricordare al destinatario la tua proposta. Assicurati però di avere una strategia e di sapere cosa evitare prima di iniziare a scrivere. Se fatto correttamente, un’email di follow-up può aiutarti a concludere l’accordo.
Quando scrivi una email di follow-up dopo nessuna risposta, sii gentile e cortese. Ricorda al destinatario la precedente email ed esprimi il tuo continuo interesse. Puoi chiedere se hanno domande o dubbi aggiuntivi e offrire assistenza. Assicurati di essere breve ed evita di essere troppo insistente.
Le email di follow-up servono a ricordare, informarsi o ribadire messaggi; la loro efficacia è spesso legata alla brevità, alla comprensione rapida e a contenuti mirati. Contesto, relazione tra mittente e destinatario e la natura delle informazioni determinano anche la lunghezza. Email brevi vanno bene per promemoria o aggiornamenti rapidi, mentre quelle più lunghe sono necessarie per fornire contesto dettagliato. La lunghezza ideale di una email di follow-up dipende quindi dal contesto e dalla relazione.
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