Elenco di controllo del piano di comunicazione di crisi
Crea un piano di comunicazione di crisi efficace con l'elenco di controllo di LiveAgent. Identifica gli stakeholder, redigi messaggi, forma i team e rimani prep...
15 min di lettura
I piani di comunicazione delineano come un’azienda, un’organizzazione o un individuo interagirà con i suoi stakeholder interni ed esterni per mantenerli aggiornati sugli ultimi sviluppi.
Include il chi, cosa, quando, dove, perché e come delle strategie e tattiche di comunicazione personalizzate per un progetto o una campagna specifica.
In questo articolo del blog, forniremo modelli di piano di comunicazione che puoi utilizzare per la tua azienda ogni volta che hai bisogno di trasmettere diversi tipi di messaggi a vari azionisti. Discuteremo anche alcuni suggerimenti per creare un piano di comunicazione efficace.
L’importanza di avere un piano di comunicazione
Nel mondo odierno veloce e in continuo cambiamento, è più cruciale che mai avere un piano di comunicazione chiaro e conciso in atto pronto per quando sorga la necessità.
Senza uno, le aziende possono facilmente rimanere intrappolate nei dettagli e perdere importanti opportunità di connettersi con i loro stakeholder, o non riuscire a farlo abbastanza velocemente.
Un modello di piano di comunicazione può essere uno strumento prezioso per organizzazioni di tutte le dimensioni. Che tu stia comunicando con i tuoi dipendenti, clienti, partner o media, un piano di comunicazione può aiutare a garantire che il tuo messaggio sia chiaro, conciso e mirato.
Come titolare un piano di comunicazione
Il titolo di questo documento dovrebbe riflettere il suo scopo, il che di solito (ma non sempre) significa includere ‘piano di comunicazione" e alcuni dettagli specifici. In questo modo, chiunque entri in contatto con il documento saprà a cosa serve e potrà facilmente farvi riferimento quando necessario.
Ad esempio, se il piano di comunicazione è per il lancio di un nuovo prodotto o una determinata campagna di marketing, puoi dargli un titolo che lo affermi precisamente. Altri elementi che potrebbero essere inclusi nel titolo sono le date in cui il piano di comunicazione sarà in vigore e il nome dell’organizzazione o del team a cui si applica.
Includere questo tipo di informazioni nell’oggetto del documento informerà le parti interessate sul piano di messaggistica e metterà tutti sulla stessa pagina per quanto riguarda quando determinate attività di comunicazione possono o devono aver luogo.
Esempi di linea dell’oggetto del piano di comunicazione
- Piano di Comunicazione per il Lancio di Nuovo Prodotto
- [Titolo]: Piano di Comunicazione della Campagna di Marketing
- Piano di Comunicazione Interna [Nome Azienda]
- Piano di Comunicazione Strategica: [Nome Azienda]
- Piano di Comunicazione Gestionale del Progetto [Nome Progetto]
- Piano di Comunicazione per Nuovo [Cambiamento in Azienda]
- Piano per la Comunicazione con gli Stakeholder: [Nome Azienda]
- [Data Inizio] – [Data Fine]: Piano di Comunicazione di Marzo
Come scrivere un piano di comunicazione
Il modo in cui viene avviato un piano di comunicazione dipende dallo scopo o dal tipo di comunicazione.
A volte è utile iniziare con un’introduzione che fornisca contesto e stabilisca il tono dello stile di comunicazione da seguire, mentre altre volte ha più senso passare direttamente agli obiettivi e alle strategie di comunicazione.
In generale, sarà utile seguire i passaggi seguenti per scrivere un piano di comunicazione efficace per garantire che il tuo messaggio colpisca il bersaglio:
- Condurre un audit della tua strategia di comunicazione esistente (se applicabile) – questo ti permetterà di identificare eventuali aree problematiche o lacune di contenuto (ad es. materiali di marketing mancanti) che devono essere inclusi nel piano nuovo o aggiornato.
- Definire obiettivi SMART per il tuo piano di comunicazione – impostare obiettivi che siano Specifici, Misurabili, Raggiungibili, Rilevanti e Limitati nel Tempo ti aiuterà a determinarne l’efficacia.
- Sviluppare la dichiarazione di missione dell’organizzazione, i valori fondamentali e i messaggi chiave – questi dovrebbero essere la base su cui sono costruite tutte le strategie e le attività di comunicazione. Potrebbero anche essere specificati esplicitamente nel piano di comunicazione.
- Identificare i segmenti di pubblico target del tuo piano di comunicazione – conoscere e comprendere il destinatario del tuo messaggio rende più facile impostare il tono giusto per loro.
- Decidere quale canale(i) verranno utilizzati per trasmettere i tuoi messaggi – se il metodo migliore per raggiungere il tuo pubblico target fosse tramite email o un comunicato stampa, ad esempio, influisce su come verrà scritto il piano di comunicazione.
- Assegnare le parti responsabili – decidere chi sarà incaricato di consegnare il tuo piano di comunicazione sui vari canali e a ogni pubblico diverso.
- Calcolare quanto tempo impiegherà ogni passaggio e quindi quanto tempo durerà il piano di comunicazione in totale – questo è necessario per chiarire la timeline e allocare un budget per rendere disponibili le risorse necessarie.
- Misurare i risultati del tuo piano dopo aver comunicato con gli stakeholder rilevanti – riconoscere le aree di miglioramento significa che puoi aggiornare la tua strategia per aumentarne l’efficacia.
Cosa includere in un piano di comunicazione
- Scopo – cosa intende raggiungere questo specifico piano di comunicazione
- Pubblico target – il pubblico target del tuo messaggio
- Date – quando è stato creato e/o quando questo specifico piano di comunicazione sarà applicabile
- Metodi – quali canali di comunicazione utilizzerai per inviare i tuoi messaggi
- Ruoli e responsabilità – quali compiti ogni parte coinvolta si occuperà
- Cose da fare e da non fare – buone pratiche e errori comuni da evitare quando comunichi con gli stakeholder del progetto
- Quadro di escalation – ad es. la tua ‘prima linea di difesa" e l’identificazione del ’team di risposta più ampio"
- Aggiornamenti – come e quando modificare il documento per mantenere un piano di comunicazione efficace
Esempi e modelli di piano di comunicazione
Piano di Comunicazione per il Lancio di Nuovo Prodotto
[Nome Azienda]: Piano di Comunicazione per il Lancio di [Nome Prodotto]
Questo piano di comunicazione si applica al lancio di [Nome Prodotto] ed è in vigore da [data inizio] – [data fine], prima e dopo la data di lancio di [data lancio].
Obiettivi: • Assicurare che tutti i dipendenti siano consapevoli della data di lancio e abbiano le informazioni necessarie sul prodotto • Generare entusiasmo e interesse nel prodotto tra i dipendenti • Fornire un messaggio chiaro e conciso ai clienti sul prodotto • Gestire le aspettative riguardanti i tempi di consegna e la disponibilità
Canali di comunicazione: • Email • Comunicato stampa • Post sui social media – [Canale 1], [Canale 2], …
Fasi di Lancio: • Attività Pre-Lancio • Giorno del Lancio • Seguito Post-Lancio
Attività Pre-Lancio ([X] mesi prima del lancio): • [Attività 1] • [Attività 2] • [Attività 3] …
Giorno del Lancio: • Presentazione del prodotto dal vivo • Interviste con [Organi di Stampa] • Tracciamento delle reazioni
Seguito Post-Lancio (fino a [X] mesi dopo il lancio): • [Attività 1] • [Attività 2] • [Attività 3] …
Ruoli e responsabilità: • [Persona 1] sarà responsabile della redazione di tutti i materiali di comunicazione • [Persona 2] sarà responsabile dell’invio dei materiali di comunicazione ai media • [Persona 3] sarà responsabile della gestione delle domande dei clienti
Cose da fare: • Creare una timeline di comunicazione per garantire che tutte le attività di comunicazione siano eseguite in modo tempestivo e coordinato • Utilizzare elementi visivi (ad es. immagini, infografiche) per interrompere il testo e aggiungere interesse • Correggere di bozze tutti i materiali di comunicazione prima di inviarli
Cose da non fare: • Sovraccaricare gli stakeholder con troppe informazioni contemporaneamente – fornire aggiornamenti su base regolare per evitare di sopraffarli. • Dimenticare di includere una chiamata all’azione (ad es. visita il nostro sito web, iscriviti alla nostra newsletter) per coinvolgere il lettore • Trascurare di testare i materiali di comunicazione (ad es. inviare un’email di prova) prima di inviarli all’intero elenco di stakeholder
Quadro di escalation: • Se ci sono problemi con il piano di comunicazione, contatta [Persona Responsabile]. • Se [Persona Responsabile] non è disponibile, contatta [Contatto Alternativo]
Aggiornamenti: • Questo piano di comunicazione sarà rivisto e finalizzato il [data revisione] • Possono essere apportate modifiche agli obiettivi di comunicazione, al pubblico target e ai canali • I piani di comunicazione aggiornati dovrebbero essere inviati al [Team Interno/Dipartimento Responsabile]
[Titolo]: Piano di Comunicazione della Campagna di Marketing
[Nome Azienda] lancerà una campagna di marketing per [Nome Prodotto] da [data inizio] a [data fine].
Obiettivi: • [Obiettivo 1] • [Obiettivo 2] • [Obiettivo 3] …
Analisi SWOT: • Punti di Forza – [Punto di Forza 1], [Punto di Forza 2], [Punto di Forza 3], … • Punti Deboli – [Punto Debole 1], [Punto Debole 2], [Punto Debole 3], … • Opportunità – [Opportunità 1], [Opportunità 2], [Opportunità 3], … • Minacce – [Minaccia 1], [Minaccia 2], [Minaccia 3], …
Tattiche: • [Tattica 1] • [Tattica 2] • [Tattica 3] …
Canali: • Email • Ricerca a pagamento • Pubblicità display • Social media – Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram • Comunicato stampa • Post del blog • Eventi e webinar – [Evento 1], [Evento 2], [Evento 3], …
Ruoli e responsabilità: • [Persona/Team Responsabile 1] sarà responsabile della redazione di tutti i materiali di comunicazione. • [Persona/Team Responsabile 2] sarà responsabile dell’invio dei materiali di comunicazione ai media. • [Persona/Team Responsabile 3] sarà responsabile della gestione delle domande dei clienti. • [Persona/Team Responsabile 4] sarà responsabile della gestione del budget.
Budget: • $[X] per [Tattica/Canale 1] • $[Y] per [Tattica/Canale 2] • $[Z] per [Tattica/Canale 3] …
Valutazione: • [KPI 1] sarà utilizzato per misurare il successo di questa campagna di marketing • [KPI 2] sarà tracciato su base settimanale e segnalato a [Persona/Team Responsabile] • [KPI 3] …
Timeline: • [Attività 1] – [data inizio] a [data fine] • [Attività 2] – [data inizio] a [data fine] • [Attività 3] – [data inizio] a [data fine] …
Questo piano di comunicazione sarà finalizzato il [data revisione] ed è quindi soggetto a modifiche fino a quella data.
Piano di Comunicazione Interna [Nome Azienda]
Obiettivi: Assicurare che tutti gli stakeholder siano mantenuti aggiornati sugli sviluppi e mantenere aperti i canali di comunicazione.
Analisi Situazionale: La comunicazione interna presso [nome azienda] è stata identificata come un’area che necessita di miglioramento. In particolare, la comunicazione tra la gestione e il personale, e la comunicazione tra i membri del team è stata identificata come necessitante di miglioramento.
Stakeholder: tutti i dipendenti di [nome azienda]
Implementazione: • Un piano di comunicazione sarà messo in atto per migliorare la comunicazione presso [nome azienda] • Tutti i dipendenti saranno informati del piano di comunicazione e dei loro ruoli in esso • Il piano di comunicazione sarà rivisto regolarmente e aggiornato secondo necessità
Team Coinvolti: Team di gestione, team HR, team comunicazioni
Ruoli e Responsabilità: • Team di gestione – responsabile della comunicazione con il personale • Team HR – responsabile della comunicazione tra i membri del team • Team comunicazioni – responsabile della redazione e dell’invio dei materiali di comunicazione
Messaggi Chiave: • Una comunicazione efficace in ogni momento è cruciale • La comunicazione presso [Nome Azienda] necessita di miglioramento • Questo piano di comunicazione sarà messo in atto per effettuare i cambiamenti necessari • Tutti i dipendenti hanno un ruolo da svolgere nel piano di comunicazione • Il piano di comunicazione sarà rivisto regolarmente • La comunicazione è un processo bidirezionale • I dipendenti dovrebbero sentirsi liberi di fare domande e fornire feedback
Linee Guida: • Tutta la comunicazione dovrebbe essere chiara e concisa • I materiali di comunicazione dovrebbero essere inviati in modo tempestivo • I canali di comunicazione dovrebbero essere monitorati regolarmente • La comunicazione dovrebbe essere rispettosa e professionale in ogni momento
Approvazione: [Persona Responsabile], [Posizione], [Data creazione]
Piano di Comunicazione Strategica: [Nome Azienda]
Sommario Esecutivo: Questo piano di comunicazione è per [scopo] e sarà in vigore da [data inizio] fino a [data fine].
Obiettivi: Mantenere una comunicazione efficace con i vari pubblici per sostenere la missione e i valori dell’azienda.
Dichiarazione di Missione: [Dichiarazione di missione aziendale]
Valori Fondamentali: [Valori aziendali]
Analisi Situazionale: [Informazioni di background e contesto sulla situazione o il problema che il piano di comunicazione è progettato per affrontare]
| Pubblico | Messaggio(i) | Media o Canale | Frequenza | Tempistica | Membro del Team Assegnato | Metodo di Feedback |
|---|---|---|---|---|---|---|
| [Pubblico 1] | [Messaggio 1] | Faccia a faccia | Settimanale | Ogni [Giorno della Settimana] | [Persona/Team Responsabile 1] | Sondaggio |
| [Pubblico 2] | [Messaggio 2] | Rapporto | Mensile | Entro [X] ore dall’approvazione | [Persona/Team Responsabile 2] | Modulo di Valutazione |
| [Pubblico 3] | [Messaggio 3] | Giornaliero | [Ora] | [Persona/Team Responsabile 3] | Revisione |
Piano di Comunicazione Gestionale del Progetto [Nome Progetto]
Nome Progetto: [Nome Progetto]
Project Manager: [Nome Project Manager]
Data di Inizio: [data inizio]
Data di Completamento: [data fine]
Obiettivi del Progetto: Progettare e costruire un sito web e un’app mobile per la nuova attività di e-commerce del cliente. Ottimizzare il primo per il ranking nei motori di ricerca (SEO) e entrambi per la conversione, in conformità alle ultime linee guida SEO di [Nome Azienda]. Rendere il sito web e l’app user-friendly, mobile-responsive e visivamente accattivanti, includendo una chiamata all’azione (CTA) efficace che incoraggi gli utenti a convertire facilmente.
| Obiettivo di Comunicazione | Metodo di Comunicazione | Pubblico | Frequenza |
|---|---|---|---|
| [Obiettivo 1] | [Metodo 1] | [Pubblico 1] | [Giornaliero/Settimanale/Mensile] |
| [Obiettivo 2] | [Metodo 2] | [Pubblico 2] | [Giornaliero/Settimanale/Mensile] |
| [Obiettivo 3] | [Metodo 3] | [Pubblico 3] | [Giornaliero/Settimanale/Mensile] |
Piano di Comunicazione per Nuovo [Cambiamento in Azienda]
Creato Da: [Persona Responsabile]
Effettivo Da: [data inizio]
Sommario: • [Cambiamento 1] sta accadendo perché [motivo 1] • [Cambiamento 2] è il risultato di [motivo 2] • [Cambiamento 3] è necessario per [motivo 3] …
Cosa significa questo per i dipendenti? [Spiegazione di come il cambiamento influenzerà i dipendenti]
Stakeholder: • [Pubblico 1] sarà impattato da [cambiamento 1] • [Pubblico 2] sarà interessato da [cambiamento 2] • [Pubblico 3] dovrà adattarsi come risultato di [cambiamento 3]
Fasi:
| Compito | Timeline | Persona/Team Responsabile |
|---|---|---|
| [Compito 1] | [Giorno 1/Settimana 1/data inizio/ecc.] | [Persona/Team Responsabile 1] |
| [Compito 2] | [Giorno 2/Settimana 2/data intermedia/ecc.] | [Persona/Team Responsabile 2] |
| [Compito 3] | [Giorno 3/Settimana 3/data fine/ecc.] | [Persona/Team Responsabile 3] |
Piano per la Comunicazione con gli Stakeholder: [Nome Azienda]
Effettivo da: [data inizio] a [data fine]
Obiettivi: • [Obiettivo 1] • [Obiettivo 2] • [Obiettivo 3] …
Obiettivi: • [Obiettivo 1] • [Obiettivo 2] • [Obiettivo 3] …
Cambiamenti: • [Cambiamento 1] • [Cambiamento 2] • [Cambiamento 3] …
Proiezioni: • [Proiezione 1] • [Proiezione 2] • [Proiezione 3] …
Comunicazione con gli stakeholder: • [Canale 1] • [Canale 2] • [Canale 3] …
Dettagli di Contatto: [Persona Responsabile], [Posizione], [Numero di telefono/indirizzo email/ecc.]
[Data Inizio] – [Data Fine]: Piano di Comunicazione
Nome Azienda: [Nome Azienda]
Data Creazione: [data creazione]
Informazioni di Contatto: [dettagli contatto]
Introduzione: Questo piano di comunicazione è stato creato per [scopo] e sarà in vigore dalla data di creazione.
Obiettivi: • [Obiettivo 1] • [Obiettivo 2] • [Obiettivo 3] …
Pubblico: • [Utente target 1] • [Utente target 2] • [Utente target 3] …
Buone pratiche del piano di comunicazione
- Inizia con una tabella o un grafico per identificare i tipi di messaggio – quali canali di comunicazione utilizzerai, chi stai prendendo di mira e il tono, ecc.
- Un piano d’azione dovrebbe essere creato prima che qualsiasi comunicazione sia inviata – è meglio essere proattivi e avere strategie per vari messaggi mappati prima di iniziare la tua attività o prima che qualcosa vada storto.
- Includi un piano di comunicazione di crisi come parte della tua comunicazione più ampia – maggiori informazioni qui ➡️ Checklist del piano di comunicazione di crisi
- Rivedi e aggiorna regolarmente il tuo piano di comunicazione mentre il progetto procede – le cose cambieranno inevitabilmente e vuoi che i tuoi messaggi si adattino di conseguenza.
- Assicurati che tutti nel team di comunicazione siano consapevoli del documento e conoscano il loro ruolo – i piani d’azione sono efficaci solo quanto le persone che li eseguono.
- Assegna a qualcuno la responsabilità della comunicazione e assicurati che abbiano il tempo e le risorse di cui hanno bisogno per avere successo.
Riepilogo
La comunicazione è la chiave del successo in qualsiasi azienda, e creare un piano per come farla non deve essere un processo complicato.
Seguendo un modello, puoi scrivere un piano di comunicazione efficace che delinei come comunicherai con i tuoi pubblici chiave in varie situazioni.
Con un documento di piano di comunicazione ben scritto, puoi mettere tutti nella tua organizzazione sulla stessa pagina riguardo a quali tipi di messaggi devono essere inviati, quando e come.
Avere questo in atto manterrà la tua strategia di messaggistica coerente e allineata con i tuoi obiettivi aziendali, aumentando le tue possibilità di raggiungere i tuoi obiettivi di comunicazione.
