Scopri suggerimenti e modelli per iniziare email professionali con saluti appropriati e aperture per vari contesti aziendali. Migliora la tua prima impressione e l’efficienza della comunicazione con le guide e i modelli di LiveAgent.
Con oltre 300 miliardi di email inviate e ricevute ogni giorno, l’email è un mezzo di comunicazione essenziale. Capire come iniziare un’email aziendale in modo professionale – soprattutto quando scrivi a qualcuno che non conosci – può essere una sfida per marketer, venditori e rappresentanti del servizio clienti.
In realtà, il modo in cui inizi la tua email può fare la differenza tra il destinatario che chiude l’email subito (e la cancella) o che continua a leggere. L’articolo seguente fornisce alcuni suggerimenti su come iniziare un’email insieme ad alcuni dei saluti email e degli inizi email più comuni che puoi usare nella tua corrispondenza aziendale. Dalle email di transizione alle email di networking, avere il modello giusto a tua disposizione può essere una benedizione. Ti abbiamo anche coperto se hai bisogno di modelli di chiusura email aziendale.
Inizia con un saluto appropriato a seconda di quanto formale devi essere. Includi sempre il nome del destinatario (se lo conosci) per rendere il saluto più personale. Ultimo ma non meno importante, verifica che tu abbia scritto correttamente il nome del destinatario. Il nostro consiglio da professionista? Copia e incolla il loro nome come visto nelle email precedenti, nelle firme email o nei siti web per assicurarti di non fare un errore di battitura. Avere una varietà di modelli di email promozionali a tua disposizione può rendere i tuoi sforzi di marketing molto più efficienti ed efficaci.
Quando scrivi a qualcuno per la prima volta, presentati e includi una frase concisa sul scopo della tua email. Questa frase può determinare se il destinatario leggerà la tua email o la ignorerà, quindi assicurati che il tuo scopo sia chiaro e convincente.
Se hai amici, colleghi o conoscenti comuni, menzionali poiché questo può aumentare le tue possibilità di ricevere una risposta. Ad esempio, potresti fare una sottile menzione di nomi come questa: ‘Ciao [Nome], ho incontrato il nostro amico comune Richard (da [Azienda]) nel fine settimana e ha menzionato che avevi bisogno di un nuovo strumento helpdesk, poiché il tuo provider attuale semplicemente non sta funzionando più…"
Se non hai scritto al destinatario da molto tempo o se hai una relazione informale con il destinatario, sarebbe appropriato includere una breve nota positiva come “Spero che tu stia bene.” Questo può impostare il tono giusto per il resto della tua email.
In alternativa, se il destinatario ha condiviso alcuni aggiornamenti su LinkedIn o altri social media, sentiti libero di congratularti con lui per i suoi ultimi successi (sia personali che professionali). Potresti dire qualcosa come “Congratulazioni per la tua promozione” o “Congratulazioni, è entusiasmante vedere [Azienda del Destinatario] acquisire un cliente così importante come [Azienda].”
In base al contesto, puoi aggiungere una breve riga di “ringraziamento” alla tua corrispondenza email. Ad esempio, se il tuo prospect/cliente ti ha contattato con una domanda, “Grazie per aver contattato” o “Grazie per aver contattato [Azienda]” è un must. Tuttavia, ogni volta che aggiungi una nota di ringraziamento, è importante personalizzarla, poiché le note di ringraziamento standard (come quelle menzionate sopra) sono un po’ troppo generiche e possono sembrare fredde o distaccate.
Semplicemente aggiungendo un nome prima della tua riga di ringraziamento, il messaggio suona più caldo e invitante. Ecco un esempio: ‘Emily, grazie mille per aver contattato [Azienda] e per aver sollevato questo problema. Hai assolutamente ragione…"
‘Ciao [Nome]" è probabilmente il saluto email più comune e più ampiamente utilizzato nel mondo degli affari. Questo saluto è generalmente consigliato per stili di comunicazione semi-formali e informali. Se vuoi essere leggermente più formale, “Ciao” può essere sostituito con “Salve.”
“Caro [Nome]” è appropriato anche per la comunicazione formale e informale. Per tua comodità, abbiamo preparato un intero elenco di altri saluti generici che puoi scegliere quando inizi la tua email professionale. Dai un’occhiata:
Quando scrivi a uno o due destinatari:
Quando scrivi a tre o più destinatari:
Quando non sei sicuro del nome del destinatario:
Dopo il saluto, puoi includere una breve frase di apertura per avviare la tua email. Tuttavia, è meglio evitare frasi come queste se stai scrivendo un’email formale o inviando un’email fredda a un potenziale cliente, poiché possono sembrare troppo amichevoli. Dovresti anche stare attento al tono che stai usando, ad esempio, in una lettera di scuse aziendale. Ecco alcuni degli esempi più comuni di aperture email:
Se non sei sicuro di cosa scrivere all’inizio della tua email di follow-up, considera di includere una delle seguenti frasi di apertura email che possono rompere il ghiaccio:
Quando rispondi a un cliente o a un prospect, una breve riga ‘Grazie" è appropriata in molti casi. Se non sei sicuro di come incorporare un “Grazie” o hai bisogno di più ispirazione, dai un’occhiata ad alcune delle nostre alternative:
Quando scrivi un’email fredda a un prospect, il primo paragrafo determinerà se il tuo prospect troverà il tuo messaggio degno di lettura, quindi è importante impressionare e distinguersi. Ecco alcuni esempi di cosa puoi includere nel tuo paragrafo introduttivo:
Se desideri saperne di più, dai un’occhiata ai modelli di email di vendita fredda.
Fare un follow-up con un prospect, soprattutto se non hanno risposto ai tuoi messaggi precedenti, può essere complicato. Se è così, prova una di queste frasi di apertura email efficaci – potrebbero essere utili!
Se desideri saperne di più, dai un’occhiata ai modelli di email di follow-up di vendita.
Ogni volta che qualcuno acquista il tuo prodotto o si iscrive al tuo servizio, dovresti ringraziarlo o accoglierlo nella ‘famiglia" per assicurarti che la tua relazione inizi nel migliore dei modi. Il modo migliore per farlo è scrivere un’email di benvenuto che includa una nota di ringraziamento, una breve introduzione e qualsiasi informazione utile.
Sentiti libero di controllare più modelli di email post-acquisto e modelli di email di benvenuto.
Quasi ogni email di servizio clienti dovrebbe iniziare con una nota di ‘Grazie, sia che si tratti di rispondere a una semplice richiesta di servizio clienti o di rispondere a un reclamo di un cliente. Ecco come potrebbe sembrare:
Se desideri saperne di più, dai un’occhiata ai modelli di servizio clienti.
Quando rispondi a clienti arrabbiati o scontenti, assicurati di mostrare empatia e invia un’email di scuse a nome della tua azienda. Ecco come puoi farlo:
L’inizio della tua email aziendale (il saluto, la riga di apertura e la prima frase) è la prima cosa che il destinatario vede quando apre la tua email. Iniziando la tua email in modo professionale, è più probabile che tu crei un’impressione positiva su di loro. Il saluto che usi e le prime frasi che scegli per l’inizio delle tue email aziendali professionali dipenderanno dal tuo pubblico e dal contesto della tua comunicazione. Usa i saluti email e le frasi di apertura email menzionati sopra come spunti ogni volta che non sei sicuro di come iniziare la tua prossima email a un cliente o a un prospect freddo.
Ricordati di controllare le tue email per eventuali errori di ortografia o grammaticali, e assicurati di scrivere sempre correttamente il nome del destinatario. Il nostro ultimo consiglio è di mantenerlo breve e dolce, poiché nessuno vuole leggere email lunghe. Arriva al punto rapidamente usando il tono di voce giusto, e sei a posto.
'Ciao [Soprannome]' e 'Ehi [Nome]!' sono troppo informali e dovrebbero essere usati solo se hai già scambiato email con il destinatario e hai una buona relazione con lui. D'altra parte, 'A chi di competenza' e 'Caro Signore o Signora' sono considerati troppo formali e un po' antiquati, quindi dovrebbero essere usati solo nella comunicazione ufficiale o quando non conosci i nomi esatti delle persone a cui stai scrivendo.
Iniziando la tua email in modo professionale, è più probabile che tu crei una prima impressione positiva sul destinatario. Quando scrivi a qualcuno per la prima volta, quella impressione è critica poiché può incoraggiare il tuo pubblico non solo a leggere il tuo messaggio ma anche a rispondere.
Iniziare un'email in modo informale e personalizzato è generalmente più coinvolgente, tuttavia, scrivere in uno stile troppo informale e rilassato può effettivamente allontanare il tuo pubblico. Se non sei sicuro di quale tono adottare, la tua scelta più sicura è essere un po' più formale piuttosto che eccessivamente informale e amichevole. Se necessario, puoi sempre adattare il tuo tono in base alla risposta che ricevi dal destinatario.
Considera il tono e la formalità quando inizi un'email. Usa saluti educati, come 'Caro [Nome]', stabilendo un tono cortese. Includi piccole cortesie come 'Spero che questa email ti trovi bene,' per creare un'atmosfera amichevole. Questi gesti contribuiscono a un'apertura email considerata.
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