Esempi di Email Scadenti

L’Importanza degli Esempi di Email Scadenti

Come modo rapido ed efficiente per mettersi in contatto con le persone, l’email è una parte enorme della comunicazione aziendale. Può essere un ottimo modo per costruire relazioni con potenziali clienti, clienti esistenti, membri del team, stakeholder e potenziali collaboratori.

Tuttavia, se non stai attento, le tue email possono sembrare non professionali o addirittura scortesi.

In questa guida, esamineremo alcuni esempi di email scritte male e discuteremo come evitare di commettere gli stessi errori e poi dover inventare messaggi di scuse.

L’email è uno degli strumenti più importanti nel kit di qualsiasi proprietario di azienda o dipendente, poiché questo metodo di comunicazione può essere utilizzato per tutto, dal marketing, attraverso l’outreach di email fredde, al servizio clienti. Tuttavia, se non fatto correttamente, l’email può fare più male che bene.

Ecco perché è utile avere alcuni esempi di pratiche email non professionali a cui fare riferimento prima di inviare messaggi a potenziali clienti o colleghi.

Sapendo cosa non fare, sarai in grado di scrivere email aziendali efficaci invece di quelle che non vengono nemmeno aperte o, peggio ancora, danneggiano la tua immagine professionale.

Come Evitare Titoli Email Scadenti

La riga dell’oggetto di ogni email che invii deve essere concisa e rilevante al contenuto del messaggio. Pertanto, dichiara sempre l’argomento della tua email nell’intestazione e non solo qualcosa di vago come ‘ciao".

Ad esempio, se stai inviando un’email per connetterti con qualcuno che hai incontrato a un evento recente, una riga dell’oggetto come ‘È stato bello conoscerti alla conferenza la scorsa settimana" fornirà un contesto al destinatario. Sapranno esattamente di cosa parla l’email e renderà un’email molto più efficace di un semplice ‘Ehi, riprendiamo i contatti", che probabilmente verrà ignorato o saltato in una casella di posta affollata.

È ancora più importante chiarire di cosa parla il tuo messaggio nella riga dell’oggetto se stai inviando email fredde, poiché il destinatario non riconoscerà il nome del mittente.

Quando un’email viene risposta e la conversazione procede, è tipico che la riga dell’oggetto sia preceduta da ‘RE: “. Questa è una pratica accettabile finché l’argomento della discussione non è cambiato, nel qual caso è meglio che l’intestazione cambi per rimanere rilevante all’argomento attuale e un nuovo thread di email venga creato di conseguenza.

Inoltre, dovresti sempre evitare di usare tutte le maiuscole o punti esclamativi eccessivi nella riga dell’oggetto, poiché questo può sembrare aggressivo o non professionale. Inoltre, l’uso di tale formattazione o punteggiatura potrebbe attivare i filtri antispam e impedire al tuo messaggio di arrivare nella casella di posta principale del destinatario.

Esempi di Righe Oggetto Email Scadenti

• URGENTE!!!!
• Dobbiamo parlare
• Posso chiederti un consiglio?
• Domanda veloce
• Solo un follow-up
• Ciao!
• Come stai?
• Re: Re: [Argomento]
• Fwd: Fwd: [Argomento]
• Hai visto questo???

Come Non Scrivere un’Email Scadente

Per il corpo dell’email, è importante usare un tono cortese e professionale. Questo significa non usare slang, abbreviazioni o gergo che il destinatario potrebbe non capire, così come emoticon che non hanno posto nella comunicazione formale.

È anche meglio evitare di fare scherzi, osservazioni spiritose o sarcasmo, poiché non si traduce bene nel testo e potrebbe portare a malintesi imbarazzanti o addirittura spiacevoli. Lo stesso vale per lamentarsi o pettegolezzi su colleghi o vita privata, che dovrebbero essere limitati alle email personali.

Inoltre, mantieni i tuoi messaggi email il più brevi e concisi possibile. Nessuno vuole leggere un’email lunga e divagante, quindi vai dritto al punto e fornisci qualsiasi informazione o allegato rilevante in anticipo.

L’uso eccessivo di maiuscole nel corpo dell’email, come nel caso della riga dell’oggetto, può anche sembrare aggressivo e potenzialmente attivare i filtri antispam. Non è inoltre necessario usare colori e/o caratteri diversi perché il testo personalizzato potrebbe comunque apparire nel modo predefinito per il destinatario o, peggio ancora, essere illeggibile.

Iniziare il corpo del tuo messaggio con una riga di apertura scadente e inefficace è un altro modo sicuro per fare una brutta impressione. Alcuni dei luoghi comuni includono ‘Ciao, e “Spero che questa email ti trovi bene”. Queste righe sono spesso overusate e trite.

Formattare la tua email come qualcosa di diverso da una lettera aziendale è un altro errore. Questo include le maiuscole, i colori e i caratteri sopra menzionati, così come l’aggiunta di video o immagini non rilevanti per la discussione.

Un altro elemento di un’email scadente sarebbe l’inclusione di Call to Action (CTA) poco chiari o il loro abuso. Un’istruzione al destinatario dell’email che gli dice cosa fare dopo, come ‘Per favore richiamami al tuo primo momento disponibile”, può essere efficace. Tuttavia, se i tuoi CTA sono vaghi o ce ne sono molti, potrebbero essere completamente ignorati.

Cosa Potrebbe Essere Incluso in un’Email Scadente

• Slang
• Abbreviazioni
• Gergo
• Emoticon
• Scherzi
• Osservazioni spiritose
• Sarcasmo
• Lamentele
• Pettegolezzi
• Troppe informazioni
• Lunghi blocchi di testo
• Uso eccessivo di maiuscole
• Uso non necessario di colori e/o caratteri
• Riga di apertura scadente o inefficace
• Immagini, video o altri media non rilevanti
• CTA poco chiari o abusati
• Immagine di firma personale
• Disclaimer prolissi o messaggi dopo la firma

Esempi e Modelli di Email Non Professionali

URGENTE!!!!

Dobbiamo parlare

Posso chiederti un consiglio?

Domanda veloce

Solo un follow-up

Ciao!

Come stai?

Re: Re: [Argomento]

Fwd: Fwd: [Argomento]

Hai visto questo???

Cattive Pratiche di Email

• Includere troppi destinatari nel campo ‘A:" – usa liste di email se stai inviando messaggi a molte persone contemporaneamente.
• Mettere in copia o copia nascosta qualcuno senza la sua conoscenza – includi qualcuno in una conversazione solo con il suo consenso, altrimenti può portare a malintesi.
• Dimenticare di allegare un file menzionato nell’email – questo è un errore comune e può essere frustrante per la persona a cui stai inviando l’email. Dovrai anche inviare un’email di follow-up con l’allegato, possibilmente ingombrando la casella di posta del destinatario.
• Inviare allegati di grandi dimensioni – se invii un file di grandi dimensioni, caricalo su un servizio di archiviazione cloud come Google Drive o Dropbox e condividi il link invece.
• Rispondere a Tutti quando non è necessario – includi tutti nella conversazione solo se la tua risposta è rilevante per ognuno di loro.
• Inoltrare un inoltro – evita di far circolare un’email così tante volte che il messaggio originale è appena riconoscibile. Se inoltri un’email precedente, riducila alle parti rilevanti.
• Non includere un saluto (come Caro) o una chiusura (ad esempio Cordiali Saluti) – queste sono buone maniere di base che non dovrebbero essere trascurate quando inizi o chiudi un’email.
• Omettere un nome ‘da" – se non includi il tuo nome nell’email, il destinatario potrebbe non sapere da chi proviene. Questo può essere particolarmente confuso se stai rispondendo a un thread di email in cui i nomi degli altri partecipanti sono visibili.
• Non rileggere la tua email prima di premere invio – prenditi sempre qualche momento per leggere il tuo messaggio prima di inviarlo, per evitare errori di battitura imbarazzanti o errori grammaticali.
• Inviare un’email quando sei infastidito – è sempre meglio aspettare qualche ora (o ancora meglio, un giorno) prima di premere invio su un messaggio arrabbiato di cui ti pentirai più tardi.
• Scrivere qualcosa in un’email quando potresti dirlo al destinatario faccia a faccia – se possibile, è spesso meglio avere una conversazione invece di cercare di risolvere le cose via email.
• Non usare un indirizzo email professionale – se la tua email è qualcosa come ‘iluvkitties@gmail.com ", è ora di crearne uno nuovo per scopi aziendali.
• Personalizzazione insufficiente derivante da ricerca insufficiente – i messaggi generici hanno più probabilità di essere ignorati. Prenditi il tempo per imparare a conoscere il tuo destinatario e cosa potrebbe interessargli prima di iniziare a scrivere.
• Mancanza di vantaggi per il destinatario – ogni email dovrebbe avere uno scopo e quello scopo dovrebbe essere chiaro alla persona a cui la invii. Assicurati che il tuo messaggio sia qualcosa che troveranno utile o interessante.
• Omettere completamente una firma – come minimo, includi il tuo nome e le informazioni di contatto in modo che il destinatario sappia come contattarti. Puoi anche aggiungere il tuo titolo, l’azienda e altre informazioni rilevanti come i profili dei social media.
• Inviare messaggi ai destinatari sbagliati – anche se particolarmente imbarazzante, può accadere più facilmente di quanto tu possa pensare. Controlla sempre il/i destinatario/i prima di premere invio.

Riepilogo

Le email aziendali scadenti possono costarti tempo, denaro e clienti. Ricorda di rileggere i tuoi messaggi, di rispettare il tempo del destinatario e di assicurarti che la tua email abbia uno scopo.

Seguendo i nostri semplici suggerimenti e non ripetendo gli esempi scadenti menzionati sopra, sarai sicuro di fare una buona impressione con la tua corrispondenza aziendale.