Key takeaways
Pros
- Grandi funzioni e funzionalità
- Design di facile navigazione
- Permette di essere creativi con il testo delle e-mail
Cons
- Potresti pagare troppo se non hai intenzione di usare le altre applicazioni incluse
- Microsoft tende a forzare l'aggiornamento
Come iniziare ad utilizzare le funzionalità del software di gestione delle email di Microsoft365
Microsoft 365 è una suite software ricca di applicazioni per la produttività d’ufficio, tra cui il software di gestione della email. Questo include sia la famosa applicazione Microsoft Outlook, sia Microsoft Exchange (il nome completo di quest’ultimo è Microsoft Exchange Server), che offre una soluzione di posta elettronica dedicata alle aziende e alle scuole che devono gestire un numero maggiore di account di posta elettronica. Le funzionalità di base di Outlook ed Exchange rimangono per lo più le stesse per quanto riguarda la gestione delle email.
Puoi iniziare a utilizzare un software di gestione delle email in diversi modi. Innanzitutto, puoi optare per una prova gratuita dell’intero Microsoft 365, oppure acquistare direttamente un piano. Poi, puoi optare per un account Outlook gratuito o acquistare solo il piano Microsoft Exchange Server. Sta a te decidere quale sia l’opzione migliore per il tuo scenario.
Il processo di registrazione è semplice per entrambi e si può iniziare a utilizzare efficacemente l’applicazione desktop di Outlook. L’applicazione viene installata automaticamente su tutti i computer con sistema operativo Windows ed è inoltre possibile creare il proprio account direttamente in essa anziché tramite l’applicazione web.
Per questa recensione ho deciso di utilizzare l’applicazione web. Una volta che accedi al tuo account, ti verrà presentata la casella di posta elettronica. Il design è piuttosto semplice ed elegante e non ho nulla da eccepire. La navigazione è facile come in altre applicazioni di posta elettronica, quindi Microsoft 365 e Outlook stanno facendo bene in questo senso.
Contrariamente a quanto si crede, è possibile aggiungere altri account email alla casella di posta personale di Outlook anche se si utilizza la versione base e gratuita di Outlook. Questa opzione è disponibile nell’impostazione Sincronizza email, dove è possibile aggiungere altri “alias” per il proprio account. Se decidi di utilizzare questa opzione, puoi gestire più account email da Outlook. Questa opzione non è limitata solo agli account di posta elettronica Microsoft; puoi aggiungere anche e-mail di altri provider.
L’aggiunta di caselle di posta elettronica all’account Microsoft Exchange è un po’ diversa, ma Microsoft offre una serie di guide online in caso di problemi durante questo processo. Tuttavia, ritengo che l’implementazione sia abbastanza semplice, indipendentemente dalla soluzione che decidi di utilizzare, quindi non ti devi preoccupare di incorrere in qualche problema. Prima di iniziare la parte di test, analizziamo le funzionalità di Microsoft 365.
Funzionalità della gestione delle email di Microsoft365
Dato che Microsoft 365 è una soluzione molto ampia con diverse applicazioni, daremo un’occhiata solo alle funzionalità di gestione della posta elettronica dell’applicazione Outlook. Tutte le applicazioni sono interconnesse con un unico account Microsoft, quindi alcune funzionalità si traducono anche nell’utilizzo della posta elettronica. Microsoft 365 consente di creare un indirizzo e-mail personalizzato, in modo da non essere costretti a utilizzare i nomi di dominio di Outlook o Hotmail. Puoi aggiungere il nome della tua azienda o personalizzare l’indirizzo nel modo che preferisci.
Tutti gli abbonati a Microsoft 365 possono contare su una sicurezza avanzata delle e-mail per il phishing e il malware, nonché sulla crittografia delle e-mail per garantire che le informazioni riservate rimangano al sicuro. Un’altra funzionalità è un’interfaccia priva di pubblicità. Nemmeno i blocchi degli annunci possono superare questa “funzionalità”, poiché Microsoft Outlook riconosce la maggior parte o tutti i blocchi degli annunci e riduce la dimensione dello spazio di archiviazione per gli utenti che li utilizzano. Infine, ma non per questo meno importante, avrai a disposizione uno spazio di archiviazione extra di 50 GB per i tuoi messaggi di posta elettronica e gli allegati. Inoltre, Outlook supporta parti delle funzionalità di Microsoft Office e le adotta nelle funzionalità di posta elettronica. Puoi scrivere meglio con varie opzioni di formattazione del testo o accedere ad altre applicazioni Microsoft direttamente dal tuo account di posta elettronica.
Funzionalità del software di gestione della posta elettronica Microsoft365
Per testare le funzionalità di gestione della posta elettronica di Microsoft 365 e le sue funzionalità di Outlook, ho inviato un paio di e-mail per vedere come si comporta. Prima di passare a queste, credo sia importante menzionare la guida introduttiva dell’applicazione web di Outlook. Una volta entrati nella casella di posta elettronica per la prima volta, l’applicazione invita a provare alcune opzioni di base per aiutarci a familiarizzare con le funzionalità. Dal momento che ho già familiarità con Outlook, ho deciso di saltare questa guida, ma ho dato un’occhiata e ti consiglio di seguire almeno i primi quattro passi se sei un nuovo utente.
Dato che l’applicazione Outlook di Microsoft 365 è un client di posta elettronica dedicato, puoi aspettarti una casella di posta dedicata che gestisce e ordina automaticamente le tue comunicazioni. Tutte le e-mail provenienti da mittenti non affidabili finiscono nella cartella della posta indesiderata, facilmente accessibile dal pannello del menu di sinistra. È bello vedere che Outlook ha collocato questa cartella proprio sotto la Posta in arrivo principale, poiché non è così raro che anche le e-mail provenienti da mittenti affidabili possano finire nella cartella sbagliata, indipendentemente dal servizio di posta elettronica utilizzato.
Anche la selezione di altre categorie di e-mail è piuttosto buona; offre una panoramica completa di ogni tipo di e-mail inviata o ricevuta. Puoi anche creare le tue cartelle e categorizzare le tue comunicazioni e-mail nel modo che ritieni più opportuno. Puoi ordinare le e-mail utilizzando la barra degli strumenti superiore, che offre un set di strumenti molto ampio per la categorizzazione e la personalizzazione della tua casella di posta. Ad esempio, puoi appuntare le e-mail in cima, contrassegnarle come indesiderate, sospendere le comunicazioni o eseguire un controllo a tappeto della tua casella di posta, spostando tutti i messaggi in una particolare cartella.
Categorizzare le e-mail è abbastanza facile, così come scrivere nuove e-mail o rispondere a quelle ricevute. Outlook offre un pratico editor di posta elettronica con numerose opzioni di modifica e formattazione. Le opzioni di modifica sono per molti versi simili a quelle di Microsoft Word. Puoi strutturare il testo, evidenziare dettagli importanti, usare punti elenco, aggiungere tabelle, includere immagini, usare opzioni di accessibilità e molto altro ancora. Basta guardare la schermata qui sotto per capire cosa intendo; è semplicemente fantastico.
In conclusione, non ho avuto esperienze negative con Microsoft 365 e il suo software di gestione della posta elettronica Outlook. Tutto ha funzionato come previsto e non ho incontrato difficoltà. Il client di posta elettronica offre una facile integrazione con diversi indirizzi e-mail, oltre a un’interfaccia intuitiva in cui è facile navigare. La posta elettronica di Microsoft 365 offre anche molte opzioni di personalizzazione. Puoi cambiare non solo lo schema dei colori, ma anche la struttura delle cartelle e categorizzare le tue comunicazioni e-mail nel modo che preferisci. In poche parole, è un ottimo software.
Prezzi delle funzionalità di gestione delle email di Microsoft 365
Microsoft 365 è una soluzione completa con diversi piani tariffari. Esiste una differenza tra le licenze Family e Microsoft Business. Poiché questa recensione è rivolta principalmente agli utenti aziendali, daremo un’occhiata solo alle licenze business per fornire una panoramica mirata delle funzionalità e dei prezzi di ciascun piano. Puoi anche provare i piani gratuitamente e ottenere un mese di prova se sei disposto a fornire i dati della tua carta di credito. Anche il piano più economico offre le funzionalità di Outlook, ma se hai bisogno dell’applicazione desktop di Outlook potresti voler investire in un piano più costoso. Diamo un’occhiata alle altre differenze.
Microsoft 365 Business Basic
Questo piano costa $6 al mese per utente con abbonamento annuale. È il piano più economico e consente di accedere alle versioni web e mobile delle applicazioni Microsoft 365. Puoi creare chat, chiamate e riunioni con un massimo di 300 partecipanti. Inoltre, questo piano offre 1 TB di spazio di archiviazione cloud per utente, e-mail di classe aziendale, sicurezza standard e assistenza telefonica e web in qualsiasi momento. Le applicazioni includono Word, Excel, PowerPoint, Teams, Outlook, OneDrive, SharePoint ed Exchange.
Microsoft 365 Business Standard
Questo piano costa $12,50 al mese per utente con abbonamento annuale. Offre tutte le funzionalità del piano precedente, oltre a funzionalità premium e applicazioni desktop, un facile hosting di webinar, la registrazione dei partecipanti e le funzionalità di reporting, nonché strumenti per la gestione degli appuntamenti con i clienti. Le applicazioni di questo piano sono state aggiunte: Access e Publisher solo per PC.
Microsoft 365 Business Premium
Questo piano costa $22 al mese per utente con fatturazione annuale. Offre tutte le funzionalità dei due piani precedenti, con l’aggiunta di sicurezza avanzata, controllo degli accessi e dei dati e protezione dalle minacce informatiche. Aggiunge inoltre due nuove applicazioni: Intune e Azure Information Protection.
Microsoft 365 Apps for Business
Questo piano può essere considerato un’alternativa, con un’attenzione particolare alla selezione delle applicazioni. Costa $8,25 al mese per utente all’anno. Offre le versioni desktop delle applicazioni Microsoft 365, con tutte le funzionalità premium. È disponibile 1 TB di spazio di archiviazione cloud per utente, sicurezza standard e assistenza telefonica e web in qualsiasi momento. Questo piano prevede una selezione personalizzata di applicazioni composta da Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneDrive, Access e Publisher.
Conclusione
Sono poche le soluzioni software disponibili che possono superare le funzionalità di Microsoft 365. Anche se sono disponibili diverse soluzioni gratuite, non possono essere paragonate alle funzionalità che si possono ottenere da queste applicazioni. La buona notizia è che Microsoft 365 può essere anche abbastanza conveniente, e puoi risparmiare un sacco di soldi se il tuo obiettivo principale è solo la gestione della posta elettronica. Puoi anche iniziare gratuitamente, grazie all’account di posta elettronica gratuito di Outlook, e fare l’upgrade in un secondo momento. Offre buone funzionalità organizzative e funzionalità di posta elettronica affidabili con le quali è impossibile sbagliare.
Problemi e questioni comuni
Non ricevo le e-mail a causa della mancanza di spazio nelle mie caselle di posta elettronica di Microsoft 365 e Outlook.
Microsoft 365 utilizza un unico spazio di archiviazione per tutte le applicazioni incluse nel piano, che comprende anche la posta elettronica di Outlook e gli allegati. Se improvvisamente si esaurisce lo spazio nella casella di posta elettronica, assicurati di controllare Microsoft OneDrive; le informazioni di accesso sono le stesse della tua e-mail, poiché Microsoft utilizza un unico accesso per tutte le applicazioni incluse. Controlla se OneDrive è pieno; questo può accadere spesso senza che gli utenti se ne rendano conto, poiché molti smartphone e computer con Windows hanno questa funzionalità attivata automaticamente. I file vengono sincronizzati con OneDrive, che può facilmente esaurire il suo spazio. Assicurati di ripulire un po’ di spazio e di lasciarne un po’ per il corretto funzionamento delle tue e-mail.
Outlook si blocca o non risponde.
Sebbene la stabilità di Outlook sia migliorata nel corso degli anni, alcuni utenti potrebbero ancora riscontrare blocchi o arresti anomali dell’applicazione desktop di Outlook. Anche i tempi di caricamento lenti dell’applicazione Web possono essere un problema. Alcuni di questi problemi non possono essere evitati, poiché Outlook viene aggiornato costantemente e ciò potrebbe causare problemi al di fuori del nostro controllo. Tuttavia, se si verificano problemi diversi dal blocco durante gli aggiornamenti, puoi provare ad aprire il Task Manager di Windows e chiudere tutti i processi di Outlook. Puoi anche provare a eseguire Outlook in modalità provvisoria o a disabilitare i componenti aggiuntivi. A volte la reinstallazione dell’applicazione Outlook può risolvere la maggior parte dei problemi.
