VoIP Aziendale

A differenza dei servizi consumer, un provider VoIP aziendale può investire maggiormente nella costruzione e nel mantenimento di una rete VoIP sicura. Inoltre, i migliori servizi VoIP aziendali tendono a offrire un elevato livello di assistenza ai clienti. Dopotutto, i proprietari di aziende non possono permettersi di perdere il contatto con i dipendenti, soprattutto quando lavorano da remoto.

Come sapere se la tua azienda è adatta al VoIP aziendale?

Prima di utilizzare i servizi VoIP aziendali per gestire tutte le tue telefonate, ci sono alcuni punti da tenere a mente. Innanzitutto, verifica di avere accesso a una connessione Internet ad alta velocità. In un ufficio tradizionale si può disporre di una connessione Internet via cavo, DSL, satellite o fibra. Tuttavia, è importante verificare anche con i team remoti. Chiedigli se dispongono di un servizio Internet con una velocità di download e upload di almeno 5 Megabit, in modo da poter utilizzare le videoconferenze.

Ora è possibile considerare alcuni dei vantaggi offerti dai provider VoIP aziendali rispetto ai servizi telefonici aziendali tradizionali.

• funzionalità – I provider VoIP aziendali sono noti per offrire chiamate illimitate in tutto il Paese. Tuttavia, ci sono molte altre funzionalità avanzate da considerare. Ad esempio, la funzionalità del centralino automatico facilita la risposta alle chiamate in arrivo durante la sera e il fine settimana. Alcuni provider offrono anche la trascrizione dei messaggi vocali (cioè il sistema converte i messaggi vocali in testo).

• risparmio sui costi – A seconda delle funzionalità scelte, i provider VoIP aziendali possono offrire un notevole risparmio sui costi. Rispetto ai servizi aziendali tradizionali, è possibile risparmiare il 20-50%. Il risparmio potrebbe essere ancora maggiore se si effettuano molte chiamate internazionali.

• opzioni per le piccole imprese – Alcuni fornitori di servizi telefonici aziendali offrono comunicazioni unificate, riunioni video e messaggistica di gruppo. Queste funzionalità avanzate sono in genere disponibili attraverso piani costosi. Un servizio telefonico aziendale non è adatto a una piccola impresa che punta al risparmio. Tuttavia, i sistemi telefonici VoIP aziendali sono ancora una scelta eccellente per molte piccole imprese, grazie al loro basso costo e alla loro flessibilità.

In che modo le aziende possono beneficiare del servizio VoIP aziendale?

Sono nove gli aspetti che le aziende traggono dall’utilizzo di un servizio VoIP aziendale. Alcuni di questi vantaggi sono disponibili con i telefoni analogici tradizionali, ma la maggior parte sono disponibili solo per le chiamate VoIP.

• Effettua tutte le chiamate che vuoi con le funzionalità di chiamata illimitate. I servizi VoIP sono una scelta conveniente per le aziende che fanno affidamento sulle chiamate, comprese quelle in uscita verso i clienti. Spesso è possibile effettuare delle chiamate nazionali illimitate verso chiunque nel paese. Le tariffe per le chiamate internazionali possono essere di pochi centesimi al minuto.

• Rimanere in contatto con altri team. Rimanere organizzati nell’era del lavoro a distanza è più gestibile con i servizi VoIP aziendali. È possibile utilizzare le chiamate in conferenza con i team del servizio clienti, delle vendite e di altre parti dell’azienda.

• Usa la condivisione dello schermo per migliorare la comprensione. Descrivere verbalmente un processo non è sempre l’approccio giusto in azienda. Alcuni dipendenti potrebbero preferire vedere diagrammi, grafici o altri supporti visivi.

• Approfondisci la tua connessione con le riunioni video. Alcuni piani VoIP aziendali includono il supporto per riunioni video con gruppi e videochiamate. Comunicare tramite video è un modo efficace per arricchire una conversazione con un dipendente o un cliente. Potresti trovare più facile comprendere i pensieri e i sentimenti dell’altra persona e stabilire un legame migliore con lei. Alcuni piani VoIP consentono di invitare 10, 20 o addirittura 100 partecipanti a una sessione di videoconferenza.

• Risposte rapide con la messaggistica di gruppo. I piani VoIP più recenti includono una funzionalità di messaggistica di gruppo (chiamata anche messaggistica istantanea). Si tratta di un modo utile per comunicare con il tuo team. Dopotutto, spendere 10 minuti a consultare i calendari per organizzare una teleconferenza non ha senso in tutte le situazioni.

• La segreteria telefonica. Si tratta di una funzionalità standard dell’attuale tecnologia VoIP aziendale, anche con un piano di base. Per incrementare ulteriormente la produttività aziendale, cerca le funzionalità di voicemail to email. Leggere un messaggio vocale trascritto può essere più facile che ascoltare una registrazione.

• Applicazioni con video. Sono un’ottima scelta se hai un provider Internet che offre servizi a banda larga veloci. Ad esempio, potresti invitare i tuoi dieci migliori clienti a una videochiamata per svelare un nuovo prodotto a cui stai  lavorando. Durante la riunione video, puoi utilizzare la condivisione dello schermo per dimostrare l’idea e ottenere il loro feedback. Alcune app con video consentono di condividere anche il controllo dello schermo. Si tratta di uno strumento potente per aumentare il coinvolgimento.

• Scalabilità. A differenza della maggior parte dei telefoni cellulari, è facile aggiungere o rimuovere utenti dal servizio VoIP. Questo è un aspetto importante, perché puoi aggiungere utenti ai tuoi contact center nei momenti di maggiore affluenza e poi cancellare questi account in un secondo momento se non sono necessari.

• Instradamento. Le medie imprese e le grandi aziende devono gestire ogni giorno un gran numero di chiamate in entrata. L’instradamento delle chiamate verso la persona o il reparto giusto aiuta a fornire un servizio migliore ai clienti.

Come scegliere il miglior provider VoIP aziendale?

Ci sono alcuni fattori da tenere presenti per assicurarsi di ottenere la migliore offerta.

• flessibilità – Alcuni fornitori possono richiedere la sottoscrizione di piani annuali per ottenere le migliori offerte sul loro livello enterprise. Al contrario, il livello più basso può consentire la cancellazione in qualsiasi momento, ma offre meno funzionalità. Ricordati che è possibile combinare i piani. Potresti utilizzare un’opzione di fascia alta (ad esempio, il livello enterprise o professionale). Al contrario, il livello più basso può essere una buona scelta per i reparti che effettuano poche chiamate.

• supporto per i dispositivi mobili – Molti dei tuoi dipendenti potrebbero gradire la possibilità di lavorare da remoto. Per soddisfare questa esigenza, cerca un provider che offra applicazioni  mVoIP telefoniche o che permetta di effettuare chiamate da più postazioni senza dover acquistare un telefono per l’ufficio.

• integrazioni – LiveAgent si integra con i software aziendali più diffusi, come Salesflare, Pipedrive, Highrise, Gmail e molti altri. Scegliere un provider VoIP aziendale che si integri con il tuo software può farti risparmiare tempo ogni giorno.

• minuti mensili – Alcuni provider VoIP offrono minuti illimitati per le chiamate nazionali. Prima di iscriverti, pensa alle tue esigenze di chiamata. Se chiami regolarmente clienti in altri Paesi, potresti aver bisogno di un piano con chiamate internazionali.

• altre potenti funzionalità – Le aziende più grandi potrebbero aver bisogno di riunioni online, interni illimitati e altre funzionalità che vanno oltre quelle tipiche del VoIP. Questo accade di solito se hai una serie di team diversi (ad esempio, vendite, servizio clienti, contabilità, ecc.) che hanno tutti bisogno di un telefono per ufficio.

Tieni presente che ogni provider VoIP usa parole diverse per descrivere il proprio servizio. Un’azienda potrebbe usare l’espressione ” livello aziendale” per il servizio più veloce. Un’altra azienda potrebbe offrire un “livello di velocità”. Poiché esistono molti termini diversi, è importante esaminare attentamente la tariffa mensile applicata e le funzionalità esatte.

Per stilare la tua lista di servizi telefonici VoIP per aziende, inizia con le recensioni del settore, come i sistemi Voice Over IP consigliati da PC Mag. Vedrai offerte come Ooma Office, RingCentral e Cisco.

Come impostare un sistema VoIP aziendale?

I passaggi specifici per configurare un sistema VoIP aziendale variano. Ad esempio, la configurazione di RingCentral MVP sarà diversa da quella di LiveAgent. Detto questo, ci sono alcuni punti comuni generali che si applicano a tutti i sistemi VoIP.

Connessione internet

La qualità e la velocità della connessione Internet sono fondamentali per le chiamate VoIP. Contatta il tuo provider Internet e comunica che stai passando a un servizio Voice over Internet Protocol. Per ottenere la migliore qualità vocale, potrebbe essere necessario aggiornare la connessione a Internet o acquistare un router wireless più recente che supporti il WiFi 6.

Pianifica l’installazione di Voice over Internet Protocol

Il passo successivo consiste nel pianificare l’installazione del nuovo servizio telefonico via Internet. Possono essere necessarie alcune prove per ottenere la migliore qualità della voce, quindi è necessario avere molto tempo a disposizione. Potresti decidere di pianificare l’installazione nel fine settimana per ridurre al minimo le interruzioni dell’attività. Se non hai competenze informatiche interne, chiedi al tuo fornitore di servizi telefonici via Internet se offre servizi di installazione. Nelle aziende più grandi, a volte è consigliabile pagare per questa opzione.

Comunica con i dipendenti

Invia un’e-mail ai tuoi dipendenti per annunciare il nuovo sistema. Se ci sono nuove funzionalità significative, come la messaggistica aziendale, evidenziatele nell’e-mail. Pianifica alcune sessioni di formazione per il personale. I moderni telefoni IP sono ricchi di funzionalità aggiuntive e ci vuole tempo per imparare a usarle.

Aggiorna i materiali di formazione

Ora che disponi di migliori strumenti di comunicazione aziendale, aggiorna i documenti di formazione. Ad esempio, spiega come funzionano alcune funzionalità (ad esempio, usiamo l’assistente automatico multilivello per gestire le chiamate in arrivo dai clienti).