Sistemi di Chiamata Automatizzati

Le aziende possono utilizzare un servizio di chiamata automatica per inviare un messaggio vocale preregistrato a migliaia di lead e potenziali clienti per scopi di qualificazione o vendita. Possono persino inviare un promemoria per un evento o un messaggio di emergenza a tutta la loro lista contatti, inclusi i membri del team.

Inoltre, i sistemi telefonici automatizzati aiutano le aziende a fornire messaggi appropriati alle segreterie telefoniche nelle chiamate di assistenza clienti.

Come funziona un sistema di chiamata automatizzato?

Un sistema di chiamata automatizzato funziona sia come sistema di chiamate in entrata sia come sistema di gestione automatica delle chiamate in uscita.

I sistemi di chiamata in entrata permettono di registrare un messaggio audio unico per diversi problemi dei clienti, in modo che ogni chiamante possa scegliere tra le opzioni del menu e risolvere uno specifico problema. Possono scegliere di indirizzare la chiamata a un operatore se un particolare messaggio non risolve il problema. Inoltre, alcuni sistemi offrono l’opzione di richiamata automatica, permettendo ai clienti di richiedere una chiamata di ritorno da parte di un operatore in un momento successivo.

Inoltre, puoi utilizzare questi sistemi di composizione automatica delle chiamate per inviare un messaggio preregistrato a chiunque nella tua lista contatti senza che i tuoi operatori debbano chiamarli manualmente.

Ecco come funzionano i sistemi automatici di menu telefonici:

• Riproducono un messaggio registrato quando un cliente chiama il numero locale o verde dell’azienda.
• Il cliente può scegliere un’opzione di menu adeguata selezionando il numero corrispondente per risolvere il problema o accedere all’assistenza di un operatore.
• Alcuni includono sistemi di risposta vocale interattiva che permettono ai clienti di descrivere il problema a voce invece di premere un tasto.
• Le chiamate in uscita funzionano al contrario. Il sistema di messaggistica automatica effettua una chiamata e, una volta rilevata una voce, riproduce un messaggio registrato o collega il destinatario a un operatore. In caso contrario, utilizza la funzione ‘Auto invio messaggio in segreteria".

Questi sistemi personalizzati di menu telefonici supportano varie integrazioni di terze parti. Ad esempio, puoi integrarli con il software CRM (Customer Relationship Management) per segmentare, valutare e tracciare i tuoi lead.

Quali sono le funzionalità dei sistemi di chiamata automatizzati?

Le funzionalità più rilevanti dei sistemi di chiamata automatizzati includono:

• ID chiamante personalizzabile – Dopo aver verificato un numero valido, puoi personalizzare il tuo ID chiamante così che i clienti sappiano chi li sta chiamando.
• Messaggio di benvenuto aziendale personalizzato – Puoi accogliere ogni chiamante con un messaggio personalizzato.
• Messaggistica vocale di massa – Questi sistemi di composizione senza operatore permettono ai titolari di effettuare chiamate simultanee a tutta la lista contatti.
• Pianificazione delle chiamate – Le aziende possono impostare una data e un orario specifici per ogni chiamata in uscita.
• Rilevamento segreteria telefonica – Se una segreteria telefonica o un servizio di voicemail risponde, il sistema riproduce il messaggio dopo il segnale acustico.
• Voicemail-to-text – Il sistema può inviare un SMS se il destinatario non dispone di una segreteria telefonica.
• Servizi di risposta automatica – Puoi registrare messaggi per affrontare i problemi più comuni dei clienti.
• Regole di instradamento personalizzabili – Puoi instradare le chiamate in base ai dati del CRM o del help desk, per una distribuzione automatica dei lead e un supporto clienti fluido. Puoi impostare l’instradamento basato sulle competenze degli operatori o sugli orari di lavoro.
• Analisi in tempo reale – Una dashboard live con monitoraggio e reportistica in tempo reale offre dati come il tempo medio di risposta, le prestazioni degli operatori e altro.
• Funzionalità avanzate – La maggior parte dei sistemi offre funzioni avanzate come registrazione delle chiamate, videoconferenze, registrazione e trascrizione delle riunioni, richiamata automatica, trascrizione delle segreterie, trasferimento di chiamata, sondaggi e questionari.

Cosa evitare quando si usano sistemi di chiamata automatizzati?

Un menu mal progettato è una delle peggiori cose che un sistema di chiamata automatizzato possa avere. Può trasformare ogni chiamante in un cliente arrabbiato e portarlo a scegliere un altro servizio.

Il tuo menu deve essere conciso e offrire opzioni adatte a varie situazioni. Evita messaggi di benvenuto troppo lunghi, opzioni errate e troppe scelte che potrebbero confondere i clienti.

Musica ovattata e un’interfaccia utente poco intuitiva possono rovinare l’esperienza dell’utente. I tuoi clienti non dovrebbero dover affrontare percorsi complicati per ricevere assistenza, né ascoltare la stessa canzone in ripetizione mentre sono in attesa. Se decidi di inserire della musica, lascia che i chiamanti scelgano la loro traccia preferita per aumentarne la soddisfazione.

Quali sono i vantaggi dell’utilizzo di sistemi di chiamata automatizzati?

Utilizzando un sistema di chiamata automatizzato, potrai usufruire dei seguenti vantaggi:

• Efficienza temporale – Le chiamate automatiche a lunghe liste di numeri permettono di risparmiare tempo prezioso, aumentando l’efficienza e la produttività degli operatori.
• Risparmio sui costi – Grazie alle chiamate illimitate e ai prezzi accessibili, puoi risparmiare sulle chiamate in uscita servendo clienti in tutto il mondo. Le risposte automatiche riducono il tempo in linea degli operatori, riducendo ulteriormente i costi.
• Riduzione dei tempi di risposta – Un messaggio preregistrato e pertinente può rispondere rapidamente alle richieste dei clienti.
• Soddisfazione del cliente – Ogni cliente può trasferire la chiamata a un operatore per risolvere questioni complesse.
• Gestione lead – L’ACD telefonico consente di seguire i lead senza interruzioni e aumentare i tassi di conversione e le vendite. Puoi generare report dettagliati per ogni chiamata e integrare il sistema con app di terze parti come CRM o help desk.
• Migliore comunicazione e collaborazione interna – Molti sistemi offrono messaggistica di team e chiamate interne per una comunicazione e collaborazione fluida. La maggior parte offre spazio di archiviazione illimitato per registrazioni, messaggi e documenti condivisi.

Quanto costano i sistemi di chiamata automatizzati?

I sistemi di chiamata automatizzati sono soluzioni convenienti che non richiedono installazioni hardware o software.

A seconda del fornitore, puoi ottenere un piano base a partire da circa 20$ per utente al mese, ma potrebbe avere funzionalità limitate. Alcuni fornitori chiedono quasi 200$ per utente/mese per un piano avanzato. Alcuni applicano tariffe a minuti mensili, altri offrono minuti e messaggi illimitati.

Con un piano annuale potresti ottenere uno sconto, e sono possibili anche sconti per volumi elevati di utenti aggiuntivi.

LiveAgent potrebbe essere l’opzione più conveniente. A partire da 49$/agente/mese e con oltre 180 funzionalità, è il piano più accessibile disponibile.

Si tratta di un piano premium e all-inclusive che paghi man mano, senza opzioni annuali. Non richiede né contratti né costi di attivazione e puoi eseguire l’upgrade o cancellare in qualsiasi momento, con una prova gratuita di 30 giorni (senza carta di credito) per testare tutte le funzionalità.