Un checklist completo di due diligence sui clienti per aiutare le aziende a identificare i rischi dei clienti proteggendo i dati, verificando le identità, controllando le sanzioni, valutando i rischi, monitorando le attività e segnalando comportamenti sospetti per rispettare gli obblighi legali e prevenire minacce.
Un checklist di due diligence sui clienti (CDD) è una parte critica del programma di conformità di qualsiasi azienda. Questo documento aiuta le aziende a identificare e valutare il rischio associato ai loro clienti. Per mitigare quelle minacce potenziali, le aziende devono raccogliere informazioni sui loro clienti e adottare misure per verificarle. In questo articolo, discuteremo i componenti chiave di un checklist CDD e forniremo esempi di come completare ogni fase.
Eseguire la CDD è un processo cruciale per qualsiasi organizzazione o istituzione finanziaria. Completando un documento che delinea i passaggi necessari da intraprendere, le aziende possono assicurarsi di rispettare i loro obblighi legali e normativi. Inoltre, un checklist di conformità CDD può aiutare le aziende a identificare e valutare i potenziali pericoli di fare affari con alcuni clienti. Facendo tutto il necessario per mitigare questi rischi, le aziende e le istituzioni finanziarie possono proteggersi dalle potenziali perdite finanziarie.
Aziende che trattano con clienti Possono tutte beneficiare dall’avere un checklist CDD per aiutarle a evitare problemi legali o finanziari che potrebbero derivare dal non fare la dovuta diligenza sui clienti. Seguendo i passaggi del checklist, possono essere sicuri di stare adottando le precauzioni necessarie per evitare potenziali problemi.
Aziende che devono conformarsi alle normative AML Le normative antiriciclaggio (AML) richiedono alle aziende di adottare misure aggiuntive per prevenire il finanziamento di attività criminali. Parte di questi requisiti normativi include il completamento della CDD. Avendo un checklist per questo, le aziende possono assicurarsi di essere in conformità continua con le normative AML.
Qualsiasi organizzazione o istituzione finanziaria che desideri proteggersi dai rischi finanziari associati ai suoi clienti Un tale documento può aiutare le aziende a identificare e valutare eventuali minacce potenziali poste dai loro clienti. Adottando misure per mitigare questi rischi, le aziende possono proteggersi dalle perdite finanziarie che potrebbero verificarsi di conseguenza.
Testa la sicurezza delle tue reti e dei tuoi sistemi e assicurati che i tuoi dipendenti siano formati sulle migliori pratiche di sicurezza dei dati.
Per proteggere la tua azienda da eventuali perdite finanziarie che potrebbero verificarsi se le identità di uno qualsiasi dei tuoi clienti venissero rubate. Inoltre, se i tuoi sistemi venissero violati, potresti essere soggetto a pesanti sanzioni da parte degli organi normativi.
In primo luogo, dovresti avere controlli interni e una politica di sicurezza dei dati in atto che delinei le misure ragionevoli che devi adottare per proteggere le tue reti e i tuoi sistemi. Successivamente, verifica che tutti i tuoi dipendenti siano formati sulle migliori pratiche di sicurezza dei dati come non condividere password o scaricare file che non provengono da fonti affidabili.
Raccogli e conferma i nomi, gli indirizzi, le date di nascita e altre informazioni identificative dei tuoi clienti.
Questo aiuta a assicurare che tu stia adottando misure ragionevoli per confermare che i clienti siano chi dicono di essere. Di conseguenza, questo contribuirà a prevenire il furto di identità e le frodi, nonché a conformarsi alle normative AML.
Raccogli le loro informazioni tramite un modulo online o un questionario Know Your Customer (KYC) e verifica che corrisponda ai tuoi record. Successivamente, dovresti confermare che i dettagli siano corretti ottenendo copie dei loro documenti di identità come passaporti o patenti di guida.
Cerca i nomi dei tuoi clienti negli elenchi delle sanzioni per assicurarti di non fare affari con individui o entità soggetti a restrizioni.
Se fai affari con qualcuno che è soggetto a sanzioni, potresti affrontare pesanti sanzioni o addirittura il carcere. Pertanto, devi controllare le sanzioni prima di intraprendere qualsiasi transazione commerciale.
Il più comune è cercare i nomi dei tuoi clienti negli elenchi delle sanzioni. Questi elenchi sono solitamente mantenuti da agenzie governative, forze dell’ordine o istituzioni finanziarie, il che significa che contengono informazioni accurate e aggiornate.
Dopo aver raccolto e verificato le loro informazioni, dovresti quindi valutare il profilo di rischio del cliente associato.
Stimare la probabilità che commettano frodi o se ci sono rischi di riciclaggio di denaro ti aiuta a determinare il livello di dovuta diligenza richiesto per ogni tipo di cliente. Ad esempio, i tipi di clienti ad alto rischio dovranno sottoporsi a controlli più rigorosi rispetto a quelli a basso rischio.
Puoi valutare i tuoi singoli clienti in base a fattori come il loro paese di origine, il settore e la cronologia delle transazioni. Facendo così, avrai un’idea migliore di quali siano i tuoi clienti a rischio più elevato e, quindi, richiedono una dovuta diligenza maggiore.
A seconda dei risultati della tua valutazione, potrebbe essere necessario raccogliere ulteriori dettagli dai tuoi clienti.
Aiuta a verificare ulteriormente la loro identità e valutare i loro livelli di rischio. Ad esempio, potresti decidere di richiedere copie dei loro rendiconti finanziari.
Puoi richiedere i documenti necessari direttamente dal tuo cliente o tramite un modulo online. Una volta che li hai, verifica che le informazioni corrispondano a ciò che hai già in archivio.
Dopo aver raccolto tutte le informazioni necessarie, dovresti quindi verificarle per assicurarti che tutto sia corretto.
Facendo così contribuisci a proteggere la tua azienda dalle frodi e dal potenziale rischio di riciclaggio di denaro. Per farlo, potrebbe essere necessario confermare l’indirizzo o il luogo di lavoro di un cliente, ad esempio.
Ci sono alcuni modi per farlo, come chiamare il cliente o inviargli una lettera. Puoi anche utilizzare servizi di terze parti come fonte indipendente per verificare la loro identità e/o indirizzo.
A seconda dei risultati del processo finora, potrebbe essere necessario effettuare una verifica aggiuntiva dei tuoi clienti.
Questo aiuta a valutare ulteriormente il livello di rischio di un cliente e assicura che siano chi dicono di essere. In questa fase, dovresti controllare i loro precedenti penali o la cronologia finanziaria se ritenuto necessario.
Cercando in database online o assumendo un servizio professionale. Una volta ottenute le informazioni richieste, dovresti esaminarle attentamente per cercare eventuali segnali di allarme.
Se non sei ancora sicuro di un particolare cliente, puoi sempre assumere qualcuno per rappresentarti legalmente.
Possono fornire consulenza esperta sul tuo approccio alle procedure di dovuta diligenza sui clienti e assicurare che tutto sia fatto correttamente. Un avvocato può anche aiutare a risolvere eventuali problemi legali che potrebbero sorgere quando si tratta di clienti.
Puoi cercare online o chiedere raccomandazioni dalla tua rete. Una volta trovati alcuni potenziali candidati, verifica le loro qualifiche ed esperienza per assicurarti che siano adatti al lavoro. Quindi intervistali per vedere se sarebbero una buona scelta per la tua azienda.
Anche dopo aver completato il processo di dovuta diligenza sui clienti, dovresti comunque tenere d’occhio le loro azioni.
Per verificare che non stiano effettuando transazioni sospette e darti la possibilità di reagire se lo fanno. Se noti che un cliente importante sta effettuando prelievi grandi o frequenti, ad esempio, dovresti investigare ulteriormente per cercare segni di potenziale riciclaggio di denaro.
Esamina regolarmente i loro estratti conto aziendali o la cronologia delle transazioni. Se noti qualcosa di insolito, intraprendi le azioni appropriate come contattare il cliente o segnalare la loro attività discutibile alle autorità competenti.
Dovresti anche essere consapevole se un cliente inizia a partecipare a qualsiasi attività discutibile, poiché potrebbe essere un’indicazione che qualcosa non va.
Può aiutarti a identificare i potenziali problemi in anticipo e adottare misure per prevenire che causino danni. Notare qualsiasi attività insolita ti consente di investigare ulteriormente e scoprire se il cliente sta partecipando a qualsiasi azione criminale prima che sia troppo tardi.
Presta attenzione al modo in cui il cliente agisce quando interagisci con loro e tieni traccia delle loro attività commerciali nel tempo. Se noti eventuali deviazioni dalla norma, dovresti sollevare il problema direttamente con loro o contrassegnare l’account per un monitoraggio continuo più attento.
Anche se tutto sembra andare bene, dovresti comunque metterti in contatto con i tuoi clienti dopo un certo periodo di tempo.
Per costruire e mantenere una buona relazione con i clienti, nonché per permetterti di chiedere loro informazioni su eventuali cambiamenti nelle loro circostanze o affari che potrebbero influire sul loro account o sulle attività con te. I check-in regolari mostrano che sei investito nel cliente e nel suo successo.
Utilizza un sistema di Customer Relationship Management (CRM) per pianificare contatti regolari con i clienti almeno una volta all’anno (ma più frequentemente se possibile), o configura un sistema di promemoria per te stesso. Puoi anche semplicemente metterti in contatto quando hai qualcosa di specifico da discutere, e contattarli tramite il loro metodo di comunicazione preferito utilizzando il software helpdesk LiveAgent. Questo aiuterà a mantenere buone relazioni con i clienti.
Se ritieni che un cliente sia a rischio di riciclaggio di denaro o di qualsiasi altra attività criminale, dovresti segnalarlo alle autorità competenti.
È un requisito legale per te farlo, e aiuta a proteggere sia la tua azienda che la comunità più ampia dal danno. Devi agire se hai qualsiasi sospetto di riciclaggio di denaro o di qualsiasi altra attività criminale, poiché questi sono crimini gravi che possono avere conseguenze di vasta portata.
Ci sono vari modi per segnalare l’attività sospetta, a seconda del paese o della regione in cui vivi. Negli Stati Uniti, ad esempio, puoi presentare un Suspicious Activity Report (SAR) alla Financial Crimes Enforcement Network (FinCEN).
Esegui un controllo dei precedenti su tutti i clienti, inclusi controlli della cronologia penale e creditizia Considera l’utilizzo di un Customer Identification Program (CIP) per verificare l’identità del cliente. Questo di solito comporterà la raccolta e la verifica di determinate informazioni sul cliente, come il suo nome, data di nascita e numero di previdenza sociale. Dovresti anche effettuare controlli penali e creditizi per assicurarti che il cliente non abbia alcuna cronologia di crimini finanziari o altre attività illegittime.
Richiedi e esamina copie di licenze commerciali e permessi Quando onboardi un nuovo cliente, assicurati di chiedere di vedere questi e qualsiasi altro documento rilevante per i tuoi record storici. Questo ti aiuterà a confermare che il cliente è legittimo e che la sua attività opera legalmente.
Verifica le informazioni di contatto del cliente È importante verificare che i dettagli che hai in archivio siano corretti e aggiornati. Questo include il loro nome, indirizzo email, indirizzo postale e numero di telefono. Dovresti anche assicurarti di avere un modo per contattare il cliente in caso di emergenze.
Controlla i profili dei social media del cliente per eventuali segnali di allarme I social media possono essere un ottimo modo per conoscere i tuoi clienti, ma è anche importante controllare eventuali segni che potrebbero indicare che non sono chi dicono di essere o che stanno partecipando a qualsiasi attività illegale. Questo include cercare recensioni false, i profili che seguono, commenti fuori luogo, o qualsiasi altro tipo di comportamento sospetto.
Chiedi referenze da altre aziende che hanno lavorato con il cliente Se non sei sicuro di un cliente, un modo per avere un po’ di tranquillità è parlare con altre aziende che hanno fatto affari con loro prima. Questo può aiutarti a confermare che sono legittimi, affidabili e facili da lavorare, il che aumenterà le possibilità di avere una buona relazione con il cliente.
Incontra il cliente di persona per avere un’idea delle sue operazioni commerciali Se possibile, è sempre una buona idea avere una discussione faccia a faccia con qualcuno prima di fare affari con loro. Questo ti darà la possibilità di conoscerli meglio e imparare della loro attività in prima persona. È anche un’opportunità per porre qualsiasi domanda che potresti avere e ottenere più rassicurazioni che siano chi dicono di essere.
La CDD è il processo di investigazione approfondita di un potenziale cliente prima di intraprendere una relazione commerciale con loro. La CDD è una parte importante di qualsiasi piano di gestione del rischio perché può aiutare a proteggere la tua azienda dall'essere coinvolta in attività illegittime o non etiche. Non eseguire la CDD è quindi un approccio basato sul rischio che potrebbe avere conseguenze gravi per la tua azienda.
Fai molte domande e fai ricerche. Completando un modulo di due diligence sui clienti o seguendo un checklist di conformità come quello fornito in questo articolo, puoi essere sicuro di aver effettuato controlli approfonditi. Dedicare tempo all'implementazione di misure appropriate di due diligence sui clienti ripagherà nel lungo termine.
In primo luogo, la tua azienda potrebbe essere responsabile di eventuali perdite subite dall'altra parte a causa della tua negligenza. In secondo luogo, potresti essere soggetto a sanzioni civili o penali se si scopre che hai partecipato, anche inconsapevolmente, al riciclaggio di denaro o ad altri crimini finanziari. In terzo luogo, potresti perdere informazioni importanti sull'altra parte che potrebbero essere critiche per il tuo processo decisionale. Infine, la tua azienda potrebbe essere inserita in una lista nera per non aver rispettato i requisiti normativi o da istituzioni finanziarie se si scopre che hai condotto affari con individui o entità in categorie ad alto rischio.
Un ottimo punto di partenza è la Guida alle Risorse della Foreign Corrupt Practices Act (FCPA) del Dipartimento di Giustizia degli Stati Uniti. La guida copre un'ampia gamma di argomenti relativi alla due diligence sui clienti che dovrebbero essere considerati quando si esegue la CDD.
Migliora il tuo servizio clienti con il nostro elenco di controllo audit completo. Valuta la qualità, identifica i gap di miglioramento, raccogli dati e monitor...
Resta conforme con la nostra checklist di conformità per call center. Scopri sicurezza di rete, protezione dei dati, PCI DSS e altro ancora!
Migliora il tuo servizio clienti con la nostra pratica checklist – spunta tutto il necessario per metterti sulla strada del successo.
Unisciti alla nostra comunità di clienti soddisfatti e fornisci un'eccellente assistenza clienti con LiveAgent.
