Elenco di controllo del piano di comunicazione di crisi
Un elenco di controllo completo del piano di comunicazione di crisi per aiutare le organizzazioni a prepararsi a situazioni impreviste. Copre l’identificazione degli stakeholder, la nomina dei responsabili della comunicazione, la redazione di modelli di messaggi, la scelta dei canali di comunicazione, la formazione del personale e gli aggiornamenti regolari del piano.
Elenco di controllo del piano di comunicazione di crisi
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Un piano di comunicazione di crisi è uno strumento importante che può aiutare le organizzazioni a trasmettere il loro messaggio in modo efficace in tempi di crisi. Il seguente elenco di controllo può aiutarti a creare una strategia completa per raggiungere i tuoi obiettivi di comunicazione in tempi di crisi.
L’importanza di un elenco di controllo del piano di comunicazione di crisi
Indipendentemente dal settore in cui lavori, è importante avere un piano di comunicazione di crisi in atto. Una situazione imprevista può verificarsi in qualsiasi momento, ad esempio emergenze di sanità pubblica come la crisi del Covid-19, quindi essere preparati può aiutarti a comunicare in modo efficace e minimizzare l’impatto sulla tua attività.
Una delle caratteristiche più importanti della comunicazione di crisi è la pianificazione anticipata. Dedicando il tempo a sviluppare un piano di comunicazione in tempi di crisi prima che uno si verifichi, puoi assicurarti di avere una strategia chiara e concisa da seguire se e quando il disastro colpisce. Un elenco di controllo può aiutarti a identificare gli elementi chiave di strategie efficaci di comunicazione del rischio, il che significa che sarai preparato per qualsiasi cosa.
Chi può beneficiare di un elenco di controllo del piano di comunicazione di crisi
Qualsiasi organizzazione può beneficiare dall’avere una strategia di comunicazione di crisi in atto. Che tu lavori nel settore privato o pubblico, o sia un’organizzazione no-profit, essere preparati per una crisi è essenziale. Un elenco di controllo del piano di comunicazione di crisi può aiutarti a iniziare a sviluppare una strategia efficace per farlo.
Proprietari di aziende
Se possiedi o gestisci un’azienda, devi essere preparato alla possibilità di una crisi. Un elenco di controllo del piano di comunicazione di crisi può aiutarti a prepararti a rispondere se il disastro dovesse colpire.
Manager
Se gestisci un team di persone, devi essere preparato alla possibilità di una crisi. Sarà tua responsabilità assicurarti che tutti sappiano cosa fare e come comunicare in modo efficace se si verifica una crisi.
Dipendenti
Se sei un dipendente, devi essere consapevole della strategia di comunicazione di crisi della tua azienda. In caso di crisi, sarà importante per te sapere come comunicare con clienti, utenti e il pubblico in generale.
Esplora il nostro elenco di controllo del piano di comunicazione di crisi
Ci sono alcune caratteristiche della comunicazione di crisi che dovrebbero essere incluse in ogni piano. Qui abbiamo delineato quelli che riteniamo essere i componenti più importanti di una strategia efficace di comunicazione di crisi.
Elenco di controllo del piano di comunicazione di crisi
Questo include chiunque potrebbe essere colpito dalla crisi, come dipendenti, clienti, fornitori, investitori e così via.
Perché è importante identificare i tuoi stakeholder?
È importante considerare come ciascuno di questi gruppi sarà colpito dalla crisi e quali potrebbero essere le loro esigenze e preoccupazioni specifiche. Questo ti aiuterà a personalizzare la tua strategia di comunicazione di crisi per soddisfare le esigenze di ogni gruppo.
Come identificare i tuoi stakeholder?
Considera chi potrebbe essere colpito dalla crisi, sia positivamente che negativamente, e pensa a chi ha un interesse acquisito nel risultato. Ad esempio, se sei un proprietario di un’azienda, allora i tuoi dipendenti, clienti, fornitori e investitori sarebbero tutti considerati stakeholder. Se sei un’organizzazione no-profit, allora i tuoi stakeholder potrebbero includere donatori, volontari, beneficiari e il pubblico in generale.
Quali strumenti utilizzare per identificare i tuoi stakeholder?
strumento di analisi degli stakeholder – per creare una mappa visiva dei tuoi stakeholder
foglio di calcolo o tabella – per elencare i tuoi stakeholder e il loro interesse
Potrebbe essere un singolo individuo, come l’amministratore delegato o il presidente, oppure potrebbe essere un team di persone.
Perché è importante stabilire chi sarà responsabile della comunicazione durante una crisi?
È importante avere qualcuno responsabile della comunicazione in modo che ci sia una chiara catena di comando e tutti sappiano a chi rivolgersi per le informazioni. Questo aiuterà a garantire che la comunicazione sia chiara e concisa.
Come stabilire chi sarà responsabile della comunicazione durante una crisi?
Il modo migliore per farlo è nominare qualcuno, o un team di persone, prima che si verifichi una crisi. La persona ideale per essere responsabile della comunicazione durante una crisi è qualcuno che è equilibrato e in grado di pensare chiaramente sotto pressione. Dovrebbero anche essere bravi a comunicare con le persone, sia verbalmente che per iscritto.
Quali strumenti utilizzare per stabilire chi sarà responsabile della comunicazione durante una crisi?
foglio di calcolo – per elencare i potenziali candidati per il ruolo
calendario degli appuntamenti – per programmare una riunione per discutere il ruolo e nominare qualcuno
Una volta determinato chi sarà responsabile degli sforzi di comunicazione di crisi, devi assicurarti che quella persona comprenda cosa ci si aspetta da lei nel ruolo.
Perché è importante rendere consapevole il tuo professionista della comunicazione di crisi delle sue responsabilità?
La persona responsabile dell’implementazione della strategia di comunicazione di crisi deve essere chiara sui suoi compiti in modo che possa agire rapidamente ed efficacemente in caso di crisi. Questo comporta più che conoscere il piano – devono anche essere consapevoli della strategia di comunicazione complessiva dell’azienda e essere in grado di pensare velocemente.
Come rendere consapevole il tuo professionista della comunicazione di crisi delle sue responsabilità?
Il modo migliore per farlo è sedersi con loro e rivedere il piano in dettaglio, evidenziando i loro ruoli e responsabilità specifici. Dovresti anche fornire loro qualsiasi formazione o risorsa di cui hanno bisogno per svolgere i loro compiti in modo efficace.
Quali strumenti utilizzare per rendere consapevole il tuo professionista della comunicazione di crisi delle sue responsabilità?
riunione uno-a-uno – per rivedere il piano e discutere ruoli e responsabilità specifici
risorse di formazione – per fornire alla persona responsabile le conoscenze e le competenze di cui ha bisogno per svolgere i suoi compiti in modo efficace
strategia di comunicazione – per assicurarsi che la persona responsabile sia consapevole della strategia di comunicazione complessiva dell’azienda
Decidi in anticipo quali canali (ad esempio email, messaggi di testo, social media) verranno utilizzati per la comunicazione in modo da poter diffondere rapidamente la notizia quando si verifica un’emergenza.
Perché è importante determinare quali canali verranno utilizzati per gli sforzi di comunicazione di crisi?
Durante una crisi, è importante comunicare con il tuo team e gli stakeholder utilizzando i canali che li raggiungeranno più efficacemente. È anche importante determinare in anticipo quali canali verranno utilizzati per la comunicazione in modo da poter diffondere rapidamente la notizia quando si verifica un’emergenza. In questo modo, puoi assicurarti che tutti ricevano lo stesso messaggio e che nessuno rimanga al buio durante un momento di crisi.
Come determinare quali canali verranno utilizzati per gli sforzi di comunicazione di crisi?
Considera chi è il tuo pubblico e quali metodi di comunicazione è più probabile che rispondano. Ad esempio, se la comunicazione interna con i dipendenti richiede un metodo a cui possono accedere facilmente durante l’orario di lavoro, come email o un sistema intranet. Se comunichi con i clienti, dovrai utilizzare un metodo a cui possono accedere in qualsiasi momento, come i social media o il sito web aziendale.
Quali strumenti utilizzare per determinare quali canali verranno utilizzati per gli sforzi di comunicazione di crisi?
foglio di calcolo – per elencare i diversi canali e i loro pubblici
ricerca – per scoprire quali canali sono più efficaci per raggiungere il tuo pubblico (ad esempio analisi dei post sui social media)
strumento di sondaggio – per chiedere al tuo team o al tuo pubblico quali canali preferiscono
strumento di analisi – guarda i dati delle crisi passate per vedere quali canali sono stati più efficaci nel raggiungere il tuo pubblico target
LiveAgent – per comunicare su tutti i canali scelti durante una crisi
Questo è un buon modo per assicurarsi che tutte le comunicazioni su ogni canale siano coerenti, indipendentemente da chi le invia.
Perché è importante creare modelli per i messaggi chiave?
La coerenza è importante nella comunicazione di crisi perché aiuta a costruire fiducia con il tuo pubblico. Se vedono lo stesso messaggio provenire da fonti diverse, i destinatari hanno più probabilità di credere che sia vero. Inoltre, la messaggistica coerente aiuterà a prevenire confusione e garantire che tutti siano sulla stessa pagina.
Come creare modelli per i messaggi chiave?
Dovrai considerare i diversi canali che utilizzerai e creare un modello per ciascuno. Ad esempio, se stai utilizzando email, dovresti creare un modello di messaggio che possa essere facilmente personalizzato con le informazioni rilevanti. Sui social media vorrai creare un modello che possa essere utilizzato su tutte le diverse piattaforme su cui sei presente.
Quali strumenti utilizzare per creare modelli per i messaggi chiave?
editor di testo – per scrivere il modello
software di progettazione grafica – per creare un modello visivamente accattivante
Avere risposte preparate alle domande frequenti (FAQ) può essere un modo utile per fornire informazioni agli stakeholder durante una crisi.
Perché è importante redigere una FAQ?
Avere una pagina FAQ sul tuo sito web aiuta a prevenire confusione e garantire che tutti ricevano le stesse informazioni. Inoltre, può aiutare a risparmiare tempo poiché non dovrai rispondere più volte alle stesse domande ripetute.
Come redigere una FAQ?
Dovrai considerare chi è il tuo pubblico e quali domande è probabile che abbiano. Ad esempio, se comunichi con i dipendenti, vorrai includere domande sulla politica aziendale in caso di emergenze. Se comunichi con i clienti, dovrai includere domande su come la crisi li influenzerà.
Quali strumenti utilizzare per redigere una FAQ?
editor di testo – per scrivere la FAQ
strumento di ricerca – per scoprire quali domande è probabile che il tuo pubblico abbia (ad esempio analisi dei post sui social media)
Durante una crisi, i media possono essere uno strumento potente per diffondere informazioni al pubblico.
Perché è importante pianificare come gestirai le domande dei media?
Sebbene i media possano essere un modo potente per raggiungere il tuo pubblico durante una crisi, possono anche essere invadenti e dirompenti. Pertanto, devi avere un piano per come gestirai le domande dei media. Se sei in grado di controllare il messaggio che i media diffondono, puoi aiutare a garantire che il tuo pubblico riceva informazioni accurate e tempestive.
Come pianificare la gestione delle domande dei media?
Ci sono diverse domande a cui devi rispondere, incluse “È meglio nominare un portavoce che sarà il punto di contatto principale per i media?”, “Terremo una conferenza stampa?” e “Dovremmo emettere un comunicato stampa?” Devi anche pensare a quali informazioni rilascerai ai media e come le rilascerai.
Quali strumenti utilizzare per gestire le domande dei media?
formazione – per preparare il portavoce designato a comunicare efficacemente il tuo messaggio ai media
editor di testo – per preparare un elenco di punti chiave che dovranno affrontare in qualsiasi intervista
strumento di revisione – per controllare i punti chiave della conversazione con il team di comunicazione di crisi in anticipo
In tempi di crisi, è essenziale avere un piano per comunicare con i dipendenti in modo che tutti siano sulla stessa pagina e le informazioni accurate vengano diffuse.
Perché è importante delineare un processo per comunicare con i dipendenti durante i tempi di crisi?
È importante comunicare con i dipendenti durante una crisi in modo che tutti sappiano cosa sta accadendo e quale sarà la risposta della crisi dell’azienda. Inoltre, questo può aiutare a prevenire la diffusione di voci e speculazioni.
Come delineare un processo per comunicare con i dipendenti durante i tempi di crisi?
Per prima cosa designa chi sarà responsabile della comunicazione con i dipendenti, che potrebbe essere il dipartimento HR o qualcuno in comunicazione. Quindi devi determinare come comunicherai con i dipendenti – ad esempio, invierai un’email, terrai una riunione o registrerai un messaggio video? Questo dipenderà dalle dimensioni della tua azienda e dalla gravità della crisi.
Quali strumenti utilizzare per comunicare con i dipendenti durante i tempi di crisi?
client di posta elettronica – per inviare messaggi via internet
programmatore di riunioni – per organizzare un momento opportuno per discutere della crisi
software di webinar – per condurre una riunione online o registrare un messaggio video
Una volta creata la tua strategia di comunicazione di crisi, è il momento di formare il personale chiave sul piano in modo che sappiano cosa fare in caso di crisi.
Perché è importante formare il personale chiave sul tuo piano d’azione di emergenza?
Sono le persone che saranno responsabili dell’implementazione del piano in caso di crisi. Formandoli in anticipo, puoi essere sicuro che sapranno cosa fare se il disastro colpisce e sono preparati per qualsiasi eventualità.
Come formare il personale chiave sul tuo piano d’azione di emergenza?
Il primo passo è identificare chi è il tuo personale chiave – questi sono tipicamente persone in posizioni di gestione o comunicazione. Successivamente devi fornire loro una formazione sul piano di comunicazione di crisi, che può essere fatto attraverso una varietà di metodi come sessioni di formazione di persona, un corso online o un manuale stampato.
Quali strumenti utilizzare per formare il personale chiave sul tuo piano d’azione di emergenza?
manuale di formazione – per fornire una panoramica facilmente accessibile del piano di comunicazione di crisi
corso online – per fornire un’esperienza di formazione più interattiva
formazione di persona – per assicurarsi che il personale chiave comprenda il piano e sia a suo agio con esso
Il tuo piano di comunicazione di crisi online non è un documento statico – dovrebbe essere rivisto e aggiornato regolarmente per assicurarsi che rimanga rilevante ed efficace, nonché archiviato digitalmente per un facile accesso.
Perché è importante rivedere e aggiornare regolarmente il tuo piano di comunicazione di crisi online?
Il mondo cambia rapidamente e qualcosa che una volta potrebbe essere considerato una comunicazione efficace in tempi di crisi potrebbe non esserlo più. Inoltre, man mano che la tua azienda cresce e cambia, il tuo piano e i tuoi obiettivi di comunicazione dovranno cambiare di conseguenza. Rivedendo e aggiornando il piano su base regolare, puoi essere sicuro che rimarrà sempre aggiornato.
Come rivedere e aggiornare regolarmente il tuo piano di comunicazione di crisi online?
Dedica del tempo almeno una volta all’anno, o dopo un altro periodo predeterminato, per rivedere l’intero documento e apportare le modifiche necessarie. Dovresti anche aggiornare il piano ogni volta che ci sono cambiamenti significativi nella tua azienda, come un cambio di gestione o il lancio di un nuovo prodotto.
Quali strumenti utilizzare per rivedere e aggiornare regolarmente il tuo piano di comunicazione di crisi online?
revisione annuale – per ottenere una prospettiva sulla comunicazione di crisi nella tua organizzazione e assicurarsi che il piano sia ancora rilevante ed efficace
software di tracciamento delle modifiche – per mantenere un record di eventuali modifiche apportate al piano nel tempo
software di gestione dei progetti – per aiutare con il coordinamento del processo di revisione e aggiornamento
Suggerimenti per rimanere calmi durante una crisi
Evita di fare supposizioni
Quando affronti una crisi, può essere allettante fare supposizioni su cosa sta accadendo e cosa deve essere fatto. Tuttavia, questo spesso può portare a più problemi di quanti ne risolva. È importante rimanere calmi e evitare di fare supposizioni in modo da poter pensare chiaramente e prendere le migliori decisioni possibili.
Fai pause regolari
Durante una crisi, è importante rimanere concentrati e sul compito. Tuttavia, questo può essere difficile se ti senti sopraffatto o stressato. Se ti trovi in questa situazione, fai una pausa quando necessario in modo da poter tornare al problema riposato e pronto ad affrontarlo. Se non hai tempo per fare una pausa adeguata, almeno fai una pausa per respirare e prova a svuotare la mente per alcuni minuti.
Evita di prendere decisioni affrettate
Quando sei sotto pressione, può essere facile prendere decisioni avventate di cui in seguito ti pentirai. Se possibile, evita di prendere decisioni importanti fino a quando la crisi non sia passata e tu abbia avuto il tempo di riflettere. Se devi prendere una decisione, prenditi il tuo tempo e valuta tutte le opzioni prima di impegnarti in qualcosa.
Guida con trasparenza e onestà
In tempi di crisi, è importante essere aperti con il tuo team, i tuoi clienti e il pubblico. Sii franco su ciò che sai e non sai – le persone apprezzeranno la tua sincerità e questo aiuterà a costruire fiducia con loro. Significherà anche che tutti ricevono informazioni accurate su ciò che sta accadendo.
Concentrati prima di tutto sulla cura di te stesso
Può essere facile dimenticare i tuoi bisogni durante i periodi difficili. Tuttavia, è importante prenderti cura di te stesso prima di tutto. Questo significa assicurarti di mangiare e dormire adeguatamente, fare esercizio regolarmente e prenderti del tempo per te stesso quando ne hai bisogno. Fare queste cose ti metterà in una posizione migliore per affrontare la crisi e aiutare gli altri.
Riepilogo dell’elenco di controllo del piano di comunicazione di crisi
Identifica i tuoi stakeholder
Stabilisci chi sarà responsabile della comunicazione durante una crisi
Rendi consapevole il tuo professionista della comunicazione di crisi delle sue responsabilità
Determina quali canali verranno utilizzati per gli sforzi di comunicazione di crisi
Crea modelli per i messaggi chiave per garantire la coerenza
Redigi una FAQ per aiutare a rispondere alle domande comuni degli stakeholder
Pianifica come gestirai le domande dei media
Delinea un processo per comunicare con i dipendenti durante i tempi di crisi
Forma il personale chiave sul tuo piano d’azione di emergenza
Rivedi e aggiorna regolarmente il tuo piano di comunicazione di crisi online
Quali sono 5 cose che devono essere incluse in un piano di crisi?
Il nome o i nomi della persona o delle persone che assumeranno il controllo in caso di crisi. Un'esposizione chiara e concisa della situazione di crisi e delle azioni che devono essere intraprese. Un elenco del personale chiave e delle relative informazioni di contatto. Procedure per la salvaguardia dei beni aziendali e delle informazioni riservate. Protocolli per la comunicazione con i dipendenti, i clienti e i media.
Con quale frequenza dovrebbe essere aggiornato un piano di comunicazione di crisi?
Non esiste una risposta valida per tutti, poiché la frequenza con cui un piano di comunicazione di crisi dovrebbe essere aggiornato varierà a seconda del profilo di rischio dell'organizzazione e della natura dei rischi che affronta. Tuttavia, la maggior parte degli esperti concorda sul fatto che un piano di comunicazione di crisi dovrebbe essere rivisto e aggiornato almeno su base annuale.
Quali sono i vantaggi di avere un piano di comunicazione di crisi?
Forse il vantaggio più ovvio è che può aiutarti a gestire e rispondere efficacemente a una situazione di crisi, minimizzando i danni alla tua organizzazione e alla sua reputazione. La pianificazione anticipata, che è una delle caratteristiche chiave della comunicazione di crisi, ti aiuterà anche ad anticipare e prepararti per potenziali crisi, identificare gli stakeholder chiave e sviluppare messaggi appropriati per ogni gruppo, gestire le informazioni in arrivo durante una situazione di crisi, coordinare gli sforzi tra vari dipartimenti all'interno della tua organizzazione e valutare l'efficacia della tua risposta alla crisi dopo che si è attenuata. In poche parole, avere un piano ben pensato può fare la differenza tra superare con successo una tempesta e essere sopraffatti da essa.
Chi dovrebbe essere responsabile della comunicazione durante una crisi?
Una comunicazione chiara ed efficace in tempi di crisi è essenziale per garantire che tutti siano sulla stessa pagina e sappiano cosa deve essere fatto. Sebbene ci siano molte persone diverse che potrebbero potenzialmente essere responsabili della comunicazione durante una crisi, è importante scegliere qualcuno che sia in grado di rimanere calmo sotto pressione e trasmettere tutte le informazioni rilevanti in modo chiaro e conciso. Una persona che potrebbe potenzialmente essere responsabile della comunicazione durante una crisi è un capo team o un supervisore – sarebbero responsabili di garantire che tutti i membri del team siano tenuti aggiornati sugli sviluppi e abbiano una chiara comprensione di cosa deve essere fatto. Un'altra opzione sarebbe nominare un responsabile della comunicazione dedicato la cui unica responsabilità sarebbe gestire tutte le comunicazioni durante una crisi – questa persona dovrebbe essere abile nel gestire situazioni ad alta pressione e avere una profonda comprensione di come comunicare efficacemente con diversi pubblici.
Quali sono i sei passaggi per gestire una crisi?
Gli aspetti principali dei tuoi sforzi di comunicazione di crisi dovrebbero essere: Valutare la situazione e determinare il miglior corso d'azione. Agire rapidamente per mitigare i danni e prevenire ulteriori perdite. Comunicare con gli stakeholder chiave. Gestire i media e la loro prospettiva sulla comunicazione di crisi della tua organizzazione. Affrontare eventuali problemi legali. Valutare la risposta alla crisi e se i tuoi obiettivi di comunicazione sono stati raggiunti.
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