Questo elenco di controllo guida le istituzioni finanziarie nel rispetto del Bank Secrecy Act stabilendo un team antiriciclaggio, verificando le identità dei clienti, creando profili, conducendo revisioni AML e valutazioni dei rischi per garantire operazioni finanziarie sicure.
Il principale programma antiriciclaggio (AML) negli Stati Uniti è il Bank Secrecy Act (BSA), che richiede alle istituzioni finanziarie di sviluppare, implementare e mantenere un programma di identificazione dei clienti (CIP). Lo scopo di un CIP è garantire che un’istituzione finanziaria conosca la vera identità dei suoi clienti.
Per conformarsi al BSA, dovresti seguire un elenco di controllo per stabilire il tuo CIP. Questo articolo fornirà un elenco di controllo completo che puoi seguire per rendere il processo più facile.
Un elenco di controllo del programma di identificazione dei clienti è una guida completa che aiuta le istituzioni finanziarie a stabilire e mantenere procedure CIP efficaci. Garantisce la conformità ai requisiti normativi e aiuta a prevenire il riciclaggio di denaro e i crimini finanziari.
Sapere quale passaggio seguire quando si implementa un CIP aiuta le istituzioni finanziarie e i loro team legali a conformarsi al Bank Secrecy Act e a prevenire attività di riciclaggio di denaro. Le organizzazioni possono essere sicure che stanno rispettando i loro obblighi finanziari, raccogliendo le informazioni necessarie dai clienti, verificando le loro identità e creando un sistema finanziario più sicuro per tutti gli interessati.
Responsabili della conformità AML - Qualcuno che è nominato da un’istituzione finanziaria per supervisionare le politiche AML e garantire che non ci siano problemi di conformità ai requisiti normativi. Un professionista della conformità è in genere un manager senior responsabile dello sviluppo e della manutenzione del CIP, nonché della formazione del personale sui suoi requisiti.
Rappresentanti di account - Questi sono i dipendenti in prima linea di un’istituzione finanziaria che trattano direttamente con i clienti. Devono essere consapevoli dei requisiti del programma di identificazione dei clienti per raccogliere correttamente le informazioni dei clienti e verificare le loro identità.
Personale dei servizi informatici - Svolgono un ruolo importante nello sviluppo e nella manutenzione dei sistemi utilizzati per archiviare le informazioni dei clienti. Devono anche comprendere come funziona il CIP per supportarlo adeguatamente.
Team di due diligence sui clienti - Questi team sono responsabili della conduzione di una due diligence rafforzata sui clienti a rischio più elevato. Devono avere familiarità con il CIP per valutare correttamente i rischi e adottare misure appropriate.
Consiglio di amministrazione - Sono responsabili della definizione della direzione strategica dell’istituzione finanziaria, che include l’approvazione di un CIP. Pertanto, il consiglio di amministrazione deve essere informato sui requisiti del CIP e su come influenzerà le operazioni dell’organizzazione.
Proprietà effettiva - Qualcuno che è in proprietà effettiva di un’azienda – una persona che in ultima analisi possiede o controlla un interesse in un’entità legale o un accordo come un’azienda, un trust o una fondazione – ha un interesse acquisito nel garantire che i loro clienti siano legittimi e qualificati per fare affari.
Questo gruppo di persone sarà responsabile dello sviluppo, dell’implementazione e della manutenzione del CIP.
Garantire la conformità al BSA richiede alle entità finanziarie di adottare misure per prevenire il riciclaggio di denaro. È cruciale per la sicurezza di ogni istituzione bancaria. Essere responsabili del CIP significa che questo team svolge un ruolo vitale nel preservare l’integrità di quell’organizzazione.
Non esiste un metodo valido per tutti, poiché la composizione di un team antiriciclaggio varierà a seconda delle dimensioni e della struttura dell’istituzione finanziaria in questione. Tuttavia, alcuni passaggi chiave sono nominare un responsabile del programma di conformità che sarà la persona responsabile della supervisione delle politiche e delle procedure AML; assemblare un team di rappresentanti di account, personale dei servizi informatici e analisti di due diligence sui clienti; e fornire formazione a tutti i dipendenti sui requisiti del programma di identificazione dei clienti.
Le istituzioni finanziarie sono tenute a confermare che i loro clienti sono chi affermano di essere come parte del processo di onboarding.
Confermando le identità dei clienti, le organizzazioni possono essere sicure che non stanno facendo affari con criminali o terroristi. Questo, a sua volta, aiuta a proteggere il sistema finanziario dall’abuso e a prevenire il riciclaggio di denaro.
Questo può essere fatto attraverso l’uso di documenti, autenticazione basata sulla conoscenza, metodi non documentari o altri mezzi. I processi approvati dovrebbero essere già stati stabiliti come parte del tuo CIP.
Tracciare il loro nuovo processo di apertura del conto ti dirà quando il cliente è stato onboarded, che tipo di conto ha aperto e altri dettagli importanti.
Fare ciò aiuta le istituzioni finanziarie a tenere traccia dei loro rapporti commerciali. Queste informazioni possono essere utilizzate per valutare i rischi, monitorare le transazioni finanziarie e rilevare transazioni o attività sospette.
Raccogliendo informazioni su di loro durante il processo di apertura del conto e archiviandole in un database centrale. Questi dati possono essere utilizzati per creare un profilo a cui possono accedere tutti i dipartimenti rilevanti all’interno dell’organizzazione.
Il team antiriciclaggio deve essere notificato ogni volta che un nuovo cliente viene onboarded.
Consente al team di valutare i rischi associati al cliente e decidere se è necessario adottare misure aggiuntive. Aiuta anche a garantire che l’istituzione finanziaria stia rispettando i requisiti di conformità del CIP.
Questo può essere fatto inviando un’email o facendo una telefonata. La notifica deve includere tutte le informazioni rilevanti sul cliente, come il suo nome, indirizzo e data di nascita.
Rivedere i dettagli forniti dai rappresentanti di account durante i colloqui con i clienti, nonché i dati del processo di documentazione e autenticazione.
Questo aiuta a garantire che tutte le informazioni richieste siano state raccolte e che tutto sia in ordine. Consente inoltre di individuare eventuali bandiere rosse che potrebbero essere state perse durante lo screening iniziale.
Esamina tutti i dati disponibili con attenzione. Questo include intervistare i rappresentanti di account, rivedere la documentazione e autenticare i dettagli del cliente.
KYC è un insieme di moduli e domande che devono essere compilati e archiviati per ogni nuovo cliente.
Affinché le istituzioni finanziarie possano raccogliere tutte le informazioni richieste sui loro clienti. Questi dati possono quindi essere utilizzati per aiutare a determinare i livelli di rischio prima di fare affari con loro.
Istruisci il cliente a seguire tutte le istruzioni sul modulo e a rispondere a tutte le domande in modo veritiero. Questo deve quindi essere firmato sia dal cliente che da un rappresentante della tua organizzazione. Utilizza l’elenco di controllo KYC di LiveAgent per non perdere alcun passaggio.
Per verificare l’identità del cliente, dovrai raccogliere determinati dettagli e documenti di conferma da loro.
Per confermare l’identità del cliente e verificare che siano chi dicono di essere. Consente inoltre di individuare eventuali bandiere rosse che potrebbero essere state perse durante lo screening iniziale.
Mettiti in contatto con il cliente utilizzando il suo metodo di comunicazione preferito, includendo una richiesta di tutte le informazioni rilevanti. I documenti necessari possono variare a seconda del paese in cui stai operando, ma in genere includono un documento d’identità emesso dal governo, prova di indirizzo (ad es. un estratto conto), data di nascita, ecc.
Controlla tutte le informazioni del cliente per confermare che siano complete e corrette.
Per verificare che tutta la documentazione sia in ordine e che non ci siano bandiere rosse che siano state perse. Questo aiuta a proteggere la tua organizzazione dai crimini finanziari.
Lo specialista AML esaminerà tutta la documentazione e verificherà che tutto sia in ordine. Evidenzieranno anche eventuali transazioni sospette, strane attività finanziarie o informazioni mancanti.
Questo comporterà l’esecuzione di un controllo del nome del cliente rispetto agli elenchi pubblicati.
Assicurati di non fare affari con individui o organizzazioni che si trovano in questi elenchi. Questo, a sua volta, aiuta a proteggere la tua azienda dai crimini finanziari.
Sono disponibili vari strumenti di screening, come WorldCheck o LexisNexis. Inserisci semplicemente il nome del cliente nel sistema e eseguirà un controllo rispetto ai database rilevanti.
Se il nome del potenziale cliente viene segnalato in uno dei controlli di screening, dovrai indagare ulteriormente.
Questo documento contiene tutte le informazioni rilevanti sul cliente e sul suo account. Sarà utilizzato per escalare il caso a un manager senior per un’ulteriore revisione.
Un modello sarà utile qui, quindi cerca online se la tua organizzazione non ne ha già uno. Se ce l’ha, compila semplicemente tutte le informazioni rilevanti e invialo per la revisione.
Dopo aver esaminato tutta la documentazione, valuta il cliente in base alla sua potenziale responsabilità per la tua azienda.
Affinché tu possa dare priorità ai tuoi casi e concentrarti sui clienti che rappresentano il maggior rischio per la tua organizzazione. Questo aiuta anche il responsabile della conformità a decidere di approvare o rifiutare il potenziale cliente.
Esistono vari metodi per farlo, ma puoi utilizzare un semplice sistema di punteggio. Assegna punti in base a fattori come il paese di origine del cliente o il suo settore.
Se il potenziale cliente è ritenuto un possibile pericolo, una decisione su fare affari con loro dovrebbe essere presa dal responsabile della conformità.
Per ridurre le possibilità di fare affari con individui o organizzazioni che potrebbero rappresentare una minaccia per la tua azienda. A sua volta, questo ti aiuta a proteggerti dalla responsabilità finanziaria.
La decisione sarà presa dal responsabile della conformità dopo aver esaminato tutte le informazioni rilevanti. Daranno la loro approvazione per l’apertura del conto o lo rifiuteranno a seconda di avere una convinzione ragionevole che siano un cliente ad alto rischio.
Se il cliente è approvato, dovrai creare un profilo nel tuo sistema per loro.
Affinché tu possa iniziare a fare affari con loro e iniziare a generare entrate.
Il processo varierà a seconda delle procedure interne della tua organizzazione, ma generalmente dovrai compilare alcuni documenti e inviarli per l’approvazione. Una volta che tutto è stato controllato e approvato, l’account verrà aperto nel tuo sistema dopo il periodo di attesa richiesto.
Il primo passo in qualsiasi programma di identificazione dei clienti è assicurarsi di avere registri completi e accurati di tutti i clienti in modo da poter fornire loro il miglior servizio clienti possibile.
Un altro modo per identificare i tuoi clienti è confrontarli con gli elenchi governativi di individui e organizzazioni che sono stati segnalati come ad alto rischio. Questo aiuta a escludere chiunque possa rappresentare una minaccia per la tua azienda.
Come parte del tuo programma di identificazione dei clienti, dovrai notificare al cliente che stai raccogliendo le sue informazioni personali un certo numero di giorni lavorativi in anticipo. Questo avviso deve essere chiaro e evidente e deve spiegare perché stai raccogliendo le informazioni e come verranno utilizzate.
Potrebbero esserci alcuni clienti che sono esenti dal tuo programma di identificazione dei clienti. Stabilire criteri di esenzione in anticipo ti evita di raccogliere inutilmente informazioni da individui che non rappresentano un rischio per la tua azienda.
Aggiornare regolarmente il tuo programma di identificazione dei clienti è essenziale per mantenerlo operativo in modo efficace. Questo processo aiuta a identificare eventuali debolezze nel sistema e aiuta a garantire che tu sia conforme a tutti i regolamenti bancari applicabili.
Un CIP è un insieme di politiche appropriate, specifiche e basate sul rischio che le istituzioni finanziarie utilizzano per verificare l'identità dei loro clienti. Questo processo aiuta a prevenire attività di frode e riciclaggio di denaro ed è richiesto dalla legge in molte giurisdizioni.
Stabilire politiche chiare e concise che disciplinano le procedure di identificazione dei clienti. Formare i dipendenti su come identificare correttamente i clienti, utilizzare la tecnologia per automatizzare i processi di identificazione e rivedere regolarmente le procedure di identificazione dei clienti.
Banche private, unioni di credito, associazioni di risparmio e prestito, compagnie assicurative, broker-dealer registrati presso la SEC e qualsiasi altro tipo di clienti di entità legali. Lo scopo aziendale di un CIP è impedire a queste istituzioni di facilitare inconsapevolmente attività criminali e finanziarie mantenendo conti o completando transazioni finanziarie per individui o entità che cercano di nascondere le loro identità per scopi illegali.
Per un'entità commerciale, fornisce un meccanismo per scoprire e verificare i dettagli dei suoi clienti al fine di ridurre il rischio di furto di identità, frode e transazioni sospette. Garantisce l'aderenza ai requisiti normativi governativi come Know Your Customer. Ha anche un programma di conformità antiriciclaggio in atto. Per i clienti, i CIP forniscono un modo per proteggere le informazioni personali e garantire che le transazioni siano sicure.
Innanzitutto, definire chiaramente gli obiettivi e i traguardi del programma. Cosa stai cercando di raggiungere? Chi sono i tuoi clienti target? Quali informazioni identificative hai bisogno da loro? Rispondere a queste domande in anticipo ti aiuterà a creare un programma di identificazione dei clienti mirato ed efficace. Inoltre, puoi seguire un elenco di controllo di conformità come questo in modo da non perdere alcun passaggio cruciale.
A seconda della specifica normativa federale violata, le sanzioni possono includere ammende pecuniarie, sanzioni penali come l'imprigionamento, revoca della licenza commerciale emessa dal governo o atto costitutivo, confisca di prodotti o attrezzature e/o esclusione dalla partecipazione ai programmi governativi per chiunque sia in proprietà effettiva e/o nel consiglio di amministrazione.
Il tempo esatto dipende dalla natura della tua attività e dal rischio di attività criminale, ma generalmente una revisione periodica almeno ogni trimestre è un lasso di tempo ragionevole per mantenere l'accuratezza. La chiave per un CIP efficace è stare al passo con i cambiamenti nella tua base di clienti e mantenere registri accurati.
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