Risposte predefinite

Cosa sono le risposte predefinite?

Le risposte predefinite sono messaggi pre-scritti che gli operatori possono utilizzare con un solo comando o clic. Sono generalmente impiegate per rispondere a domande frequenti e velocizzare la gestione e i tempi di risposta dei ticket.

In cosa le risposte predefinite differiscono dai messaggi preimpostati?

Nonostante abbiano scopi simili, i messaggi preimpostati e le risposte predefinite sono due funzionalità distinte.

Le risposte predefinite differiscono dai messaggi preimpostati in tre modi:

• I messaggi preimpostati possono contenere solo una breve sequenza di testo, mentre le risposte predefinite possono essere più lunghe
• Quando crei una risposta predefinita, puoi definire l’oggetto dell’email
• Le risposte predefinite possono contenere allegati

Chi usa le risposte predefinite?

Principalmente, le risposte predefinite sono usate dagli operatori dell’assistenza clienti. Tuttavia, possono essere utilizzate anche da rappresentanti di vendita, marketing o IT che gestiscono le comunicazioni con i clienti. Puoi trovarle in molti sistemi di ticketing per clienti.

A cosa servono le risposte predefinite?

Uno strumento affidabile di ticketing per help desk agisce come un potente alleato per gli operatori dell’assistenza clienti. Utilizzare le risposte predefinite all’interno del tuo strumento di ticketing aumenta l’efficienza e semplifica i flussi di lavoro. Avere modelli pronti che rispondono a domande generali permette di risparmiare tantissimo tempo agli operatori. Invece di riscrivere la stessa risposta più volte, possono inviare risposte precompilate con un solo clic.

Esempio di risposta predefinita

Oggetto: La nostra politica di spedizione

Messaggio: Tutti gli ordini vengono elaborati entro 2-3 giorni lavorativi. Gli ordini non vengono spediti o consegnati nei fine settimana o nei giorni festivi. Se stiamo gestendo un volume elevato di ordini, le spedizioni potrebbero subire ritardi di alcuni giorni. Si prega di considerare giorni aggiuntivi per la consegna. In caso di ritardo significativo nella spedizione del tuo ordine, ti contatteremo via email o telefono. Le spese di spedizione verranno calcolate e visualizzate al momento del checkout. La consegna in giornata è disponibile solo per ordini con indirizzi di consegna negli Stati Uniti continentali.

Come posso utilizzare le risposte predefinite?

Per attivare una risposta predefinita, premi semplicemente CTRL+I mentre stai scrivendo nella vista ticket oppure clicca sull’icona Risposta predefinita e seleziona la tua risposta dall’elenco.

Come si creano le risposte predefinite?

1. Accedi a LiveAgent.
2. Clicca su Configurazione (icona ingranaggio).
3. Clicca su Automazione.
4. Seleziona Risposte predefinite.
5. Clicca sul pulsante Crea risposta predefinita.

6. Specifica il nome della tua risposta.
7. Crea una linea oggetto. Verrà usata quando crei un nuovo ticket (email) e utilizzi la risposta predefinita.
8. Crea il tuo messaggio in formato testo semplice o HTML. Puoi aggiungere anche degli allegati.
9. Specifica quali reparti e operatori potranno usare la risposta predefinita.

10. Clicca su Salva.

Come modificare le risposte predefinite

1. Accedi a LiveAgent.
2. Clicca su Configurazione (icona ingranaggio).
3. Clicca su Automazione.
4. Clicca su Risposte predefinite.
5. Clicca su un messaggio esistente.
6. Modifica il messaggio secondo le tue preferenze.
7. Clicca su Salva.

Eliminare le risposte predefinite

1. Accedi a LiveAgent.
2. Clicca su Configurazione (icona ingranaggio).
3. Clicca su Automazione.
4. Clicca su Risposte predefinite.
5. Trova il messaggio che vuoi eliminare.
6. Clicca sull’icona Cestino sul lato destro del messaggio.
7. Conferma la selezione nella finestra di dialogo di conferma cliccando su Sì.

Alcune risposte predefinite per iniziare

Come abbiamo già visto, possiamo risparmiare molto tempo usando le risposte predefinite. Ma dove e in che contesti possiamo utilizzarle? Abbiamo compilato una lista di categorie con esempi per ispirarti a creare le tue.

Modelli per ticketing

Ogni giorno, gli operatori del servizio clienti ricevono molte richieste simili. Rispondere sempre alle stesse domande può essere dispendioso in termini di tempo e frustrante. Facilita il lavoro dei tuoi agenti creando risposte predefinite per i ticket. Consulta i nostri modelli di ticketing per iniziare.

Risposte aziendali

Utilizzare l’email come mezzo di comunicazione con potenziali clienti e partner è una pratica ben nota. Tuttavia, a volte serve un po’ di ispirazione per creare un’email efficace che converta i potenziali clienti in clienti paganti. Se vuoi scrivere email transazionali, promozionali o relazionali, lasciati ispirare dai nostri modelli aziendali.

Risposte per il servizio clienti

Fornire un servizio clienti eccellente in ogni interazione è fondamentale per mantenere i clienti felici e fedeli al tuo brand. Scopri le nostre risposte predefinite che i tuoi agenti possono usare in qualsiasi scenario – dal ringraziare i clienti al rispondere a messaggi arrabbiati.

Risposte predefinite per live chat

La live chat è uno dei canali di comunicazione più popolari per i clienti. Se vuoi aumentare la tua efficienza e gestire più conversazioni, è il momento di utilizzare le risposte predefinite. Scopri come risparmiamo tempo con i nostri modelli di live chat.

Risposte per portale clienti

Hai bisogno di creare email di verifica, benvenuto, conferma, reset, feedback o invito? Usa questi modelli per portale clienti per una comunicazione efficace con il servizio clienti.

Risposte per help desk

Vuoi aiutare i tuoi agenti a gestire conversazioni difficili e risparmiare tempo? Ispira il tuo team di assistenza con questi modelli per help desk.

Proposte marketing

Stai cercando di trattenere un cliente sul tuo sito o incentivare una collaborazione con altre aziende ma non trovi le parole giuste? Ecco alcune idee – modelli di marketing.

Script per call center

Crea la migliore esperienza cliente con i nostri script pre-scritti per call center. Sorprendi i tuoi clienti dicendo le parole giuste al momento giusto.

Risposte per knowledge base

Stai creando articoli per la tua knowledge base attiva 24/7? Ispirati ai nostri modelli per knowledge base che includono FAQ, articoli How-to, guide di troubleshooting, descrizioni di strumenti, guide utente e tutorial.

Risposte commerciali

L’email è una parte essenziale del business, sia per contattare nuovi lead, lanciare nuovi prodotti, programmi fedeltà e altro. Crea nuovi concept per email e lasciati ispirare dai nostri modelli di vendita testati.

Risposte per social media

Rispondere ai clienti sui social media può essere complicato. Vuoi essere professionale ma non troppo formale. Se fatichi a trovare il giusto equilibrio, dai un’occhiata ai nostri modelli per social media.

Risorse knowledge base

Hai bisogno di ulteriore aiuto con le risposte predefinite? Consulta queste guide dettagliate:

• Risposte predefinite
• Come creare e usare le risposte predefinite in LiveAgent
• Messaggi preimpostati (Macro)
• Modelli di servizio clienti – Best practice
• Messaggio preimpostato spiegato
• Assistenza clienti spiegata
• Modelli email
• Messaggi preimpostati

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