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I messaggi predefiniti, noti anche come macro, sono risposte di testo predeterminate. Vengono scritti in anticipo e possono essere distribuiti con un solo clic o pressione di un tasto. Sono generalmente utilizzati per rispondere alle domande frequenti.
Nonostante i loro scopi simili, i messaggi predefiniti e le risposte predefinite sono due funzionalità separate.
Le risposte predefinite differiscono dai messaggi predefiniti in tre modi:
I messaggi predefiniti sono generalmente utilizzati dagli agenti del servizio clienti e dai rappresentanti del supporto tecnico. Anche i venditori e gli esperti di marketing li utilizzano. Tuttavia, chiunque comunichi frequentemente online e stia cercando un modo più rapido per rispondere alle domande può beneficiare dall’incorporarli nel proprio flusso di lavoro. Quando si esplora il ruolo di un agente, è essenziale riconoscere il loro ruolo nel software di gestione dei ticket, dove gestiscono e risolvono i ticket dei clienti.
Gli utenti di LiveAgent possono rispondere alle domande con risposte predefinite sui seguenti canali:
LiveAgent ti consente di creare un numero illimitato di messaggi predefiniti, ottimizzando le comunicazioni e rendendolo la migliore piattaforma di gestione dei ticket per la tua azienda.
I messaggi di sistema standard includono:
Tuttavia, questo è solo il punto di partenza (soprattutto per le conversazioni di chat dal vivo). Puoi creare un numero illimitato di messaggi personalizzati più adatti per email, social media, app di messaggistica o risposte della knowledge base.
I messaggi predefiniti sono lì per aiutarti. Dovrebbero essere uno strumento che rende la comunicazione facile. Pertanto, per determinare quali tipi di messaggi dovresti creare, pensa ai tipi di domande e richieste a cui rispondi quotidianamente.
Se non riesci a pensare alle domande più comuni, sfoglia il tuo software di help desk. Controlla i ticket passati di chat dal vivo, email, social media e knowledge base per determinare quali frasi saranno più utili da aggiungere al tuo elenco di messaggi predefiniti.
Quando crei i tuoi messaggi, assicurati di assegnare a ogni risposta una parola chiave pertinente, in modo che sia più facile trovarla una volta che il tuo elenco diventa troppo lungo per visualizzare tutti i messaggi disponibili.
Le risposte predefinite sono vantaggiose sia per i clienti che per gli agenti. Possono aumentare la soddisfazione, la redditività e la produttività.
Grazie alle risposte predefinite, i tuoi clienti possono ricevere risposte alle loro domande in pochi secondi. Fornire un servizio rapido ed efficiente distinguerà la tua azienda e manterrà i tuoi clienti fedeli e soddisfatti.
Le risposte predefinite consentono agli agenti di supporto di risolvere più richieste in meno tempo. Ad esempio, supponiamo che l’agente medio possa rispondere a dieci ticket all’ora. Con le risposte predefinite aggiunte al mix, dovrebbero rispondere a ancora più richieste poiché la quantità di digitazione che devono fare è significativamente ridotta.
Rispondere alle domande dei clienti su base individuale è sempre apprezzato, ma non molto efficiente. Scrivere la stessa risposta ripetutamente non è solo noioso, ma può anche causare affaticamento dell’agente.
La maggior parte degli agenti del servizio clienti vuole sentire che il loro lavoro è importante e che stanno facendo la differenza. Digitando la stessa risposta più e più volte, possono annoiarsi, frustrarsi e prestare meno attenzione ai dettagli.
Tuttavia, implementando risposte predefinite, possono risolvere rapidamente le FAQ (domande frequenti) e passare ad altre richieste più impegnative che richiedono il pensiero critico. Pertanto, l’utilizzo di messaggi predefiniti è il modo migliore per prevenire il burnout degli agenti e garantire che i tuoi agenti rimangano impegnati e soddisfatti del loro lavoro.
Scopri come i messaggi predefiniti possono migliorare il tuo gioco di supporto. Scopri tutto leggendo i nostri articoli della knowledge base, post del blog, academy e pagine del glossario.
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I messaggi predefiniti, noti anche come macro, sono risposte di testo predeterminate. Vengono scritti in anticipo e possono essere distribuiti con un solo clic o pressione di un tasto. Sono generalmente utilizzati per rispondere alle domande frequenti.
Le risposte predefinite differiscono dai messaggi predefiniti in due modi: i messaggi predefiniti possono memorizzare solo una breve sequenza di testo e quando crei una risposta predefinita, puoi definire l'oggetto di un'email.
I messaggi predefiniti sono generalmente utilizzati dagli agenti del servizio clienti e dai rappresentanti del supporto tecnico. Anche i venditori e gli esperti di marketing li utilizzano. Tuttavia, chiunque comunichi frequentemente online e stia cercando un modo più rapido per rispondere alle domande può beneficiare dall'incorporarli nel proprio flusso di lavoro.
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