Perché dovresti integrare il software?

Al giorno d’oggi è normale avere e utilizzare almeno un software in un’azienda, giusto? Un paio di anni fa, questo non era così ovvio; ora è obbligatorio. Anche in passato, le aziende che avevano software potenti lo consideravano un vantaggio competitivo; oggi non è più un vantaggio; è una necessità. Inoltre, l’integrazione del software è la necessità di oggi.

Vale la pena sottolineare che il 17% dei venditori nomina la mancanza di integrazione con altri strumenti come la più grande sfida nei loro lavori. Questa statistica sottolinea l’importanza critica dell’integrazione del software nelle operazioni aziendali moderne.

Software e Hardware

Tempo fa, era necessario avere i propri server, dove conservavi i tuoi sistemi, le tue informazioni e i dati. In questo modo, eri ‘sicuro" che tutto fosse sotto il tuo controllo, in un luogo di tua proprietà.

Questa pratica era la più comune. C’erano noti software installabili disponibili solo su PC. Anche oggi, molte aziende (di tutte le dimensioni) continuano a utilizzare software installabili e on-premise a causa di politiche di sicurezza interne, o semplicemente per il fatto che cambiare questo tipo di sistemi in strutture grandi e burocratiche è piuttosto complesso e richiede tempo.

L’utilizzo di software on-premise installato localmente richiede HARDWARE. E l’hardware (a parte il software) è anche un investimento. Devi tenere presente che l’attrezzatura che usi oggi diventerà obsoleta e sarai costretto ad aggiornarla.

La nuova era

Oggi, grazie alle famose piattaforme di comunicazione cloud o alle soluzioni software as a service (SaaS), non dovrai mai, mai preoccuparti di mantenere il tuo rack di hardware aggiornato con server costosi, e ancora meglio, non dovrai preoccuparti della sicurezza.

Come è possibile? Bene, per dirla in modo molto semplice, alcune aziende offrono il servizio di funzionare come tuo server, ma nel cloud (tramite Internet). Quindi, invece di preoccuparti dell’hardware, affidi loro la responsabilità; e per la sicurezza, utilizzando CERTIFICATI ALTAMENTE rinomati. Nella maggior parte dei casi, queste aziende sono Google Cloud e Amazon Web Services.

Che cos’è l’integrazione del software in primo luogo?

Quindi, nel momento in cui decidi di trasferire le tue operazioni in un ambiente software basato su cloud, ci sono molti sistemi tra cui puoi scegliere. E molte nuove opportunità sono disponibili davanti a te. Una di queste opportunità è chiamata integrazione del software.

Ti consente di connettere strumenti e sistemi che normalmente useresti separatamente, in un’unica piattaforma. Grazie alla loro connessione, consenti a diverse soluzioni e applicazioni di scambiare dati e comunicare tra loro. Tutti i dati sono archiviati in un unico posto; il tuo team non deve accedere a sistemi diversi per fare lo stesso lavoro o trovare le informazioni di cui ha bisogno.

Molte attività manuali o noiose vengono automatizzate e i processi aziendali unificati. Puoi portare il meglio dal tuo software e sfruttare il potere della sinergia combinando le loro migliori caratteristiche.

Come comunicano i sistemi?

Okay, quindi come possono questi sistemi comunicare tra loro? Questa è la sfida principale di avere diversi software. E qui è dove entra in gioco il vero uso delle API (Application Programming Interfaces).

Le API sono definite come insiemi di procedure e funzioni che consentono a vari sistemi e applicazioni di accedere ai dati o alle funzionalità di un altro software o soluzione. Un’API è una connessione programmabile tra numerosi strumenti che specifica quali dati possono essere spostati da un’entità a un’altra. In questo modo e grazie alla tecnologia, puoi automatizzare molti, molti processi che esegui nelle tue organizzazioni utilizzando diverse soluzioni.

Diamo un’occhiata ad alcuni esempi:

• Quando un prospect diventa un cliente (questo accade in un CRM), vuoi che il sistema attivi un’azione nell’ERP, prepari una fattura elettronica e la invii all’email del nuovo cliente.
• Ogni volta che aggiungi un nuovo prodotto al tuo ERP e lo stock è maggiore di 0, vuoi che il sistema lo aggiunga su eBay e Amazon allo stesso prezzo, e ogni cambio di prezzo avvenga automaticamente.
• Quando qualcuno completa un’attività, il sistema di gestione dei progetti dovrebbe far sapere alla prossima persona responsabile che deve iniziare con l’attività successiva. Alla fine di questo processo, il sistema dovrebbe inviarti un’email automatica con un PDF del riepilogo di ciò che è stato fatto e il tempo dedicato da ciascuna delle persone ai loro compiti.

E ci sono migliaia e migliaia di altri esempi.

Quali tipi di software o sistemi puoi integrare?

Come accennato in precedenza, poco a poco le aziende si stanno rendendo conto che hanno bisogno di software basato su cloud. Ma di solito hanno bisogno di diversi tipi di software, ognuno con uno scopo principale. Il software che fa tutto ciò di cui hai bisogno probabilmente non esiste. E se ce n’è uno, non è buono.

Se gestisci una piccola azienda, potresti trovare software che offre tutte le funzionalità di cui hai bisogno. Ma quello che intendo è che un software globale che copra tutto ciò di cui la maggior parte delle aziende ha bisogno non esiste. Devi integrarlo con altri strumenti per estenderne le funzionalità e le capacità.

Questi sono i principali tipi di sistemi utilizzati all’interno di aziende di tutte le dimensioni:

ERP (Enterprise Resource Planning)

È l’attore principale all’interno di ogni organizzazione che lo utilizza. Le aziende utilizzano l’ERP per archiviare dati da molte attività aziendali, dove hai anche la gestione generale dei costi, delle spese, dei pagamenti, delle riscossioni, della gestione della spesa, tra le altre cose come la produzione, la logistica, ecc.

Software Help Desk

Il software Help Desk è una soluzione che ti consente di fornire ai tuoi clienti tutti i tipi di supporto attraverso vari canali. Dovrebbe includere la comunicazione via email, il call center, la live chat e la possibilità di gestire le interazioni sui social media. Tutto riunito sotto un unico tetto e accessibile in una casella di posta condivisa.

CRM (Customer Relationship Management)

È un software che ti consente di stabilire relazioni con i tuoi prospect prima che diventino clienti, e mentre sono tuoi clienti. Può anche essere utilizzato dai tuoi venditori per gestire i processi di vendita. (Esempio: HubSpot).

BPM (Business Process Management)

Software progettato per assistere nell’automazione dei processi aziendali interni e dei flussi di lavoro. Il software BPM è comunemente utilizzato da aziende di medie e grandi dimensioni. Questi sistemi tendono a concentrarsi su analisi e miglioramenti a lungo termine e continui e consentono agli utenti di controllare la chiarezza dei processi e di essere sempre più produttivi. (Esempio: KiSSFLOW).

CMS (Content Management Software)

Un sistema CMS che ci consente di creare e gestire il contenuto del nostro sito web, blog, landing page.

HRS (Human Resources System)

Sistema progettato principalmente per gestire i necessari processi di risorse umane all’interno di un’organizzazione, documentare gli accordi con ciascuno dei dipendenti, organizzare le ferie e altro ancora. Potrebbe essere anche qualsiasi altro software HR, come Toggl o Sparkbay.

Questi sono solo alcuni esempi di tipi di software utilizzati dalle aziende. Sono elencati principalmente per sottolineare quante diverse soluzioni sono disponibili e quali scopi diversi servono. Ognuno di questi sistemi può essere davvero complesso di per sé, e avrà comunque bisogno di alcuni componenti aggiuntivi o estensioni.

Quali sono i vantaggi delle integrazioni software

1. Accessibilità e sincronizzazione dei dati

Tutti i dati dei sistemi integrati vengono registrati automaticamente in una piattaforma scelta, formando così un database coeso e pulito. Accade in tempo reale. Tutte le informazioni necessarie sono a portata di mano.

2. Riduzione dei costi e risparmio di tempo

Misuri quanto tempo i tuoi dipendenti dedicano a compiti manuali come prendere appunti dopo una chiamata, compilare moduli nel tuo CRM, copiare accordi fatti via email nel tuo BPM? Quanto tempo hanno bisogno per trovare i dati di cui hanno bisogno?

Se introduci le giuste integrazioni software, i tuoi agenti di servizio clienti o i tuoi rappresentanti di vendita avranno tempo per concentrarsi su compiti più importanti che generano reddito (chiudere accordi, cross-selling). Il loro lavoro sarà più efficiente.

I dati mostrano che i dipendenti dedicano il 19% del loro tempo alla ricerca di risorse, documenti e informazioni necessarie per svolgere i loro lavori.

3. Interazione tra varie parti dell’azienda

Le integrazioni software facilitano la visibilità delle attività e delle interazioni tra diversi dipartimenti e team all’interno dell’azienda. Tutti sono meglio informati poiché i dati sono disponibili per tutti.

4. Analisi storica da un’unica posizione

I dati raccolti nel tempo su diverse piattaforme integrate possono essere analizzati da un’unica posizione.

5. Definizione ed esecuzione di nuovi KPI

Avendo accesso a più dati e informazioni, puoi impostare nuovi obiettivi basati su nuovi indicatori rilevanti per l’azienda.

6. Processo decisionale basato sul comportamento dell’utente

L’integrazione tra piattaforme ti consente di concentrarti sugli utenti e sul loro comportamento, poiché tutti i dati sui tuoi clienti e prospect sono disponibili in un unico posto. Puoi fornire supporto personalizzato alle persone giuste, al momento giusto, personalizzare la tua comunicazione o le tue campagne. Non c’è modo migliore per offrire un’esperienza cliente omnichannel.

7. Determinazione della redditività delle campagne eseguite su diversi media

Poiché il calcolo della redditività delle campagne eseguite è integrato, è più facile scartare ciò che non funziona e ottimizzare ciò che è utile in modo veloce ed efficiente.

8. Meno errori

Il lavoro manuale è soggetto a errori; molti errori possono verificarsi mentre i dipendenti spostano i dati avanti e indietro attraverso varie piattaforme. L’integrazione del software riduce la quantità di dati sparsi e sovrapposti. Rende più sicuro prendere decisioni basate sui dati.

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