4 segnali che indicano che Outlook non funziona più adeguatamente come casella di posta condivisa

Uno dei primi passi che gli imprenditori compiono quando creano una nuova attività è creare un indirizzo e-mail come hello@company.com per la comunicazione con clienti e partner. Se lavori da solo/a e utilizzi Gmail o Outlook per le tue domande di supporto, dovrebbe andare tutto perfettamente. Entrambi ti consentono di rispondere, eliminare, contrassegnare e-mail con facilità, connettere più indirizzi e-mail e altre cose.

Circa il 40% dei nostri clienti inizia a utilizzare LiveAgent dopo essere passato da una casella di posta condivisa. Il motivo più comune per cui si spostano da una casella di posta del team basata su Outlook o Gmail è che l’hanno semplicemente superata. I problemi di solito iniziano a comparire quando perdi il tuo stato di “operatore singolo” e ce ne sono 2 o più nel tuo team. Il numero di e-mail inizia ad aumentare, il ridimensionamento diventa problematico e l’assegnazione di e-mail a determinati membri del team è quasi inesistente. È allora che ti rendi conto che è ora di cercare qualcosa di diverso.

Facciamo un passo indietro e vediamo perché è ora di potenziare le capacità della tua casella di posta condivisa. In altre parole, passare a un software per il supporto della casella di posta appropriato.

1. Troppi galli nel pollaio

Con quasi zero possibilità di assegnare e-mail a determinati membri del team, capita spesso che le persone lavorino inconsapevolmente sulla stessa e-mail del cliente, spesso rispondendo in modo diverso. Il “rilevamento delle collisioni degli agenti” di LiveAgent ti consente di vedere chi sta rispondendo a un’e-mail e persino di vedere cosa sta digitando in tempo reale. Dà ai tuoi clienti l’impressione che il tuo team sia ben organizzato e coerente.

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2. Connessioni e-mail perse

Le restrizioni sulla configurazione di una casella di posta condivisa possono portare a problemi significativi per il team di supporto. Le e-mail vengono perse, sepolte, cancellate accidentalmente: l’elenco potrebbe continuare e nessuno è responsabile. Man mano che un’azienda cresce, cresce anche il team di supporto. Queste situazioni diventano più comuni e la creazione di un flusso di lavoro per automatizzare le attività semplici è fondamentale. LiveAgent memorizza la cronologia completa delle e-mail con un registro delle attività su ciascuna e-mail.

3. Nessuna priorità o cartella

Tutti i tuoi clienti meritano attenzione e risposte rapide, tuttavia, non è un segreto che i tuoi migliori clienti siano responsabili una quota sproporzionata delle tua attività. Ecco perché meritano attenzioni VIP. Una casella di posta condivisa non ti consente di dare la priorità alle email, il che può portare alla perdita di un’email importante da parte del tuo cliente VIP. L’impostazione delle priorità è strettamente connessa ai reparti della casella di posta e all’assegnazione di tag e SLA, che è anche un grande vantaggio e viene fornito con il pacchetto di base di LiveAgent.

4. I clienti ci contattano tramite Facebook, Twitter o il telefono

Le tendenze del servizio clienti per il 2017 indicano che fornire risposte super veloci è la chiave del successo. Se non rispondi alla loro e-mail abbastanza velocemente, prenderanno il telefono, andranno su Twitter o Facebook. Ciò può creare caos per un team che non ha alcun modo per consolidare le richieste da più canali. Se disponi di un software di help desk, conoscerai ogni cliente ovunque tu lo incontri e vedrai lo stato del caso su ogni canale.