10 consigli per una comunicazione email efficace

La comunicazione email è iniziata nel 1971 quando Ray Tomlinson ha inviato la prima email a se stesso. Sebbene questa tecnologia abbia già più di 50 anni, miliardi di email vengono inviate ogni giorno. A volte leggiamo e inviamo più email al giorno di quante persone incontriamo nella realtà. Tuttavia, nella comunicazione email commettiamo gli stessi errori che dovremmo evitare per il nostro bene. Allora come migliorare le nostre email?

Di seguito sono riportati 10 consigli per una comunicazione email efficace:

1. Sii chiaro e conciso

La maggior parte delle persone ha troppo poco tempo nella giornata per leggere e rispondere alle email. Il corpo dell’email dovrebbe essere informativo e diretto. Anche se stai usando altre alternative all’email, il tuo destinatario apprezzerà messaggi brevi e chiari. Considera l’uso di punti elenco o scrivi un’email separata per ogni argomento che devi comunicare a qualcuno.

Ricorda: Le email lunghe tolgono la vita alle persone.

2. Sii cortese

A meno che tu non sia in buoni rapporti con qualcuno, evita il linguaggio informale, il gergo, lo slang e le abbreviazioni inappropriate. Pensa a come la tua email ‘si sente" emotivamente. Se le tue emozioni potessero essere fraintese, trova un altro modo per formulare le tue parole. Sii amichevole, rispettoso e grato.

Vuoi sapere quando usare un tono casual, formale, serio o amichevole?

3. Usa una riga di oggetto chiara

Sulla base della riga di oggetto le persone decidono se aprire un’email o meno. Molte persone ricevono una grande quantità di email, è importante descrivere cosa troverà il lettore all’interno. La casella di posta del tuo destinatario fa la prima pulizia per loro. E i messaggi senza una riga di oggetto sono considerati email cattive e vengono quindi inoltrati allo spam.

4. Presta attenzione all’ortografia e alla grammatica

Questo è un modo facile per mostrare che ti importa. Prova a leggere il tuo messaggio ad alta voce per aiutarti a individuare eventuali errori di grammatica o frasi scomode che potresti altrimenti perdere.

5. Ricorda che l’email non è mai privata

Il tuo messaggio potrebbe essere inoltrato ad altre persone senza tua conoscenza. Se le tue informazioni sono altamente riservate, assicurati che arrivino alla persona giusta.

6. Metti il tuo punto principale all’inizio

Se stai rispondendo a una domanda nell’email di qualcuno, metti la risposta vicino all’inizio. La maggior parte delle persone non ama leggere lunghi paragrafi per arrivare al punto principale alla fine del messaggio.

7. Usa il tasto RISPONDI

Includi il messaggio precedente quando rispondi a un’email. Non iniziare una nuova email. Questa pratica ti fa risparmiare tempo e tempo al tuo destinatario.

8. Sii ecologico

Evita di stampare le email quando possibile. Potrai mantenere le tue comunicazioni meglio organizzate e inoltre salvare gli alberi.

9. Evita di URLARE

Non usare tutte le maiuscole, implica urlare. È anche PIÙ DIFFICILE LEGGERE lettere digitate che sono tutte della stessa dimensione, quindi dai ai tuoi lettori una pausa.

10. Includi la tua firma

Non nasconderti dietro un’email e includi il tuo nome. Chiudi il tuo messaggio con ‘Cordiali saluti,", “Distinti saluti”, " o “Tutto il meglio”, " a seconda della situazione. Non dimenticare di scrivere il nome di un’azienda sotto il tuo nome o condividi il tuo biglietto da visita digitale.

Considerazioni finali

Realizza che una volta inviato il tuo messaggio, è impossibile richiamarlo. Inviando il messaggio sbagliato a qualcuno potresti danneggiare e rovinare la tua attività o carriera. Controlla sempre due volte il tuo messaggio e la riga del destinatario prima di inviare qualsiasi email. È anche una buona idea creare un nuovo account email dedicato al contatto e alle comunicazioni con i clienti.