Che cosโรจ e come puรฒ beneficiarne la tua azienda?
Molti clienti preferiscono ancora chiamare i rappresentanti dellโassistenza clienti quando hanno bisogno di risolvere rapidamente i loro problemi. Pertanto, se vuoi fornire un servizio clienti eccellente ai tuoi clienti, la creazione di un call center virtuale รจ un ottimo modo per iniziare.
Creare e gestire il proprio hub di contatto รจ piรน facile di quanto si pensi. Basta farsi aiutare da alcuni dei migliori strumenti per call center presenti sul mercato. Lโuso dei migliori software per call center puรฒ aiutarti a semplificare le operazioni e a eliminare definitivamente il caos dalle tue attivitร di assistenza telefonica.ย Un software di registrazione delle chiamate gratuito per il tuo help desk potrebbe essere un poโ piรน difficile da trovare. Tuttavia, ne vale sicuramente la pena se riesci a trovarne uno che soddisfi le tue esigenze aziendali.ย
Vediamo ora perchรฉ รจ importante utilizzare un software per le chiamate telefoniche. Inoltre, come รจ possibile sfruttarlo al meglio, indipendentemente dalla scelta di un sistema di chiamata automatica a pagamento o gratuito.ย

Software per il call center โ Cosโรจ?ย
Un tempo solo le grandi aziende potevano permettersi di avere un proprio call center. Tuttavia, con lโavvento delle soluzioni basate sul cloud e dei sistemi di chiamata automatizzati, non รจ piรน cosรฌ.ย Grazie al software di chiamata, รจ possibile creare il proprio call center virtuale. Senza installazioni complicate, hardware o necessitร di spazio di archiviazione locale. Come รจ possibile?ย
In sostanza, il software per call center รจ una soluzione dedicata che consente agli agenti di effettuare e ricevere chiamate, nonchรฉ di accedere alle informazioni necessarie. Ad esempio, la cronologia delle chiamate per migliorare lโesperienza complessiva del cliente. In genere si tratta di uno strumento basato su cloud che si integra con i telefoni esistenti e con altre applicazioni (CRM, ticketing). Queste sono fondamentali per le operazioni quotidiane dellโazienda.

Lโuso piรน diffuso dei sistemi di call center รจ quello di offrire assistenza. Tuttavia, non รจ lโunica ragione per implementare queste soluzioni.ย Se i tuoi agenti devono occuparsi di molte conversazioni telefoniche, hanno bisogno di un sistema potente che li assista. ร qui che un software per call center di alto livello si rivela utile. Permette al team di organizzare e gestire tutti gli aspetti delle interazioni telefoniche in entrata e in uscita.ย
Utilizzando questo tipo di software, i tuoi agenti possono memorizzare i dettagli importanti, le informazioni di contatto e la storia dei clienti in un unico posto, e anche fare un buon uso dei dati disponibili. I vantaggi dellโutilizzo di questo tipo di soluzione saranno illustrati piรน avanti, ma per ora concentriamoci sul funzionamento di un software per call center.
Come funziona il software per call center?
Come giร detto, il software per call center, gratuito o a pagamento, รจ una parte importante di qualsiasi hub di contatto. In molti casi, fornisce semplicemente unโintegrazione con un provider VoIP: una soluzione potente che utilizza Internet (invece di una connessione fissa) per effettuare e ricevere chiamate.ย
Per funzionare correttamente, un sistema VoIP deve essere in grado di sfruttare una centrale telefonica privata virtuale (PBX). Questo funziona come una stazione di commutazione per i sistemi telefonici e consente di instradare le chiamate tra gli utenti o allโesterno dellโorganizzazione. In breve, i fornitori di software possono facilmente configurarlo, in cambio di un canone mensile.ย
Allโinizio puรฒ non sembrare, ma un software di questo tipo รจ essenziale se si dispone di un team di assistenza clienti numeroso e se si gestiscono molte chiamate su base giornaliera. Pertanto, รจ necessario esaminare con precisione quali sono i servizi e le funzionalitร incluse nel sistema di call center che si sta prendendo in considerazione, soprattutto se si opta per un software di chiamata automatica gratuito.ย
Nella maggior parte dei casi, quando si implementa uno strumento per call center, tutto ciรฒ che si deve fare รจ scegliere un provider VoIP, collegare i dispositivi degli agenti e iniziare a rispondere alle chiamate. ร cosรฌ semplice.ย

Tuttavia, รจ ancora necessario scegliere tra un semplice strumento di call center che puรฒ essere integrato con altre soluzioni o una soluzione di assistenza omnichannel con funzionalitร di call center. Per capire la differenza, diamo unโocchiata ad alcuni tipi di software per le chiamate, sia gratuiti che a pagamento.ย ย
Tipi di soluzioni di call center
Non dovrebbe sorprendere che esistano diversi tipi di soluzioni per call center disponibili sul mercato.ย
Innanzitutto, dobbiamo riconoscere la differenza tra call center on-premise e sistemi virtuali. Come suggerisce il nome, tutto ciรฒ che รจ presente in un call center on-premise si trova โin locoโ: software, hardware, server e persino il team di assistenza clienti. I call center virtuali, invece, sfruttano il VoIP e le soluzioni basate sul cloud per permetterti di gestire il tuo call center letteralmente da qualsiasi parte del mondo.ย
Oggi i call center sono spesso classificati come:ย
- I call center inbound sono progettati per ricevere le chiamate in entrata.
- I call center outbound si concentrano sulle chiamate in uscita. Di solito, gli agenti lavorano con un elenco di contatti di clienti esistenti e/o potenziali che chiamano.
- Centri di contatto multicanale che coprono piรน canali. Questi centri utilizzano ancora le telefonate come uno dei loro canali di comunicazione, che fanno parte di un insieme piรน ampio di strumenti di comunicazione.
- I contact center omnichannel portano lโassistenza multicanale a un livello superiore. Offrono una strategia di assistenza clienti unificata su tutti i canali, di solito grazie a un unico strumento in grado di riunire tutte le comunicazioni sotto un unico tetto.ย
Infine, esiste anche una distinzione tra software di chiamata a pagamento e software gratuito.
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Call center gratuiti e a pagamento โ le differenzeย
Non tutti gli strumenti per call center hanno le stesse funzionalitร . Inoltre, i fornitori di software hanno anche diverse opzioni di prezzo, tra cui piani software per call center gratuiti, a seconda delle esigenze. ร importante rendersi conto che le diverse soluzioni hanno funzionalitร e limitazioni diverse e che spetta a te scegliere il software di chiamata migliore per le tue esigenze. Per fare una scelta informata, si consiglia di ricercare prima tutte le opzioni disponibili.
Con i sistemi di call center gratuiti, รจ comunque possibile comporre e rispondere facilmente a tutte le chiamate, comprese quelle interne tra agenti.
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Altre funzionalitร , come la registrazione e lโinstradamento delle chiamate, variano o sono soggette a limitazioni. Ad esempio, un software gratuito di registrazione delle chiamate per il tuo helpdesk puรฒ aiutarti a memorizzare le informazioni sui tuoi chiamanti. Tuttavia, รจ possibile che la cronologia di ricerca dei ticket sia limitata o che il numero di numeri di telefono utilizzabili allโinterno del software sia limitato. Se sei interessato a utilizzare funzionalitร piรน avanzate o a non avere limiti, dovresti invece considerare i piani a pagamento.ย

A differenza dei software gratuiti per le chiamate automatiche, i sistemi a pagamento sono piรน adatti alle grandi aziende che gestiscono molte chiamate e si sforzano di offrire unโeccellente assistenza ai clienti sia al telefono che su altri canali. Esiste una varietร di soluzioni tra cui scegliere e non sono necessariamente tutte particolarmente costose. ร sufficiente considerare tutte le tue esigenze, provare almeno un paio di strumenti diversi con periodi di prova gratuiti e prendere in considerazione tutti i pro e i contro che riesci a individuare.ย
La flessibilitร nel soddisfare le esigenze aziendali rende Live Agent il software gratuito per call center preferito da piccole imprese, imprenditori individuali e start-up.
Vantaggi dellโutilizzo di strumenti gratuiti per call center
Non preoccuparti se il tuo budget non copre il costo dellโutilizzo del miglior software per call center. I migliori strumenti per call center hanno forme e dimensioni diverse. ร comunque possibile fare molto con un software di registrazione delle chiamate gratuito per lโhelpdesk. Quali sono i vantaggi dellโutilizzo di un software gratuito per call center?
Miglioramento della produttivitร
Gli agenti possono assistere i chiamanti in modo piรน accurato ed efficace se possono rispondere alle chiamate e avere accesso ai dati importanti dei clienti in un unico posto.
Piรน trasparenza
Quando chiamano unโazienda, molti clienti si aspettano che gli agenti sappiano chi sono e come hanno interagito in precedenza con il team di assistenza. Un software di registrazione delle chiamate per lโhelpdesk puรฒ facilitare il controllo dei dati storici da parte di tutto il team con pochi clic.
Aumento della soddisfazione dei clienti
In sostanza, piรน gli agenti sanno di ogni chiamante, meglio possono assisterlo. Ciรฒ contribuisce a creare relazioni e a fidelizzare i clienti, migliorando le entrate nel lungo periodo.ย
Avere a disposizione una varietร di potenti funzionalitร
Anche se il software gratuito per call center presenta alcune limitazioni, ci sono ancora molte funzionalitร che si possono sfruttare. Ad esempio, la registrazione delle chiamate per scopi formativi e legali.
Costi ridotti
Ammettiamolo. Quando si parla di sistemi di call center gratuiti, il costo (o la sua mancanza) รจ uno dei maggiori vantaggi. La possibilitร di mantenere il call center ben organizzato e di accedere a tutte le funzionalitร del sistema a costo zero รจ sicuramente un vantaggio.
Facile da implementare
ร possibile configurare un software di chiamata gratuito in pochi clic e iniziare a ricevere chiamate quasi istantaneamente.ย
Lavoro a distanza
Con le soluzioni di call center virtuale, i tuoi agenti possono essere dislocati ovunque. Finchรฉ tutti sono connessi a Internet, il tuo team puรฒ facilmente rispondere ed effettuare chiamate da qualsiasi dispositivo e da qualsiasi luogo.
Scalabilitร
Anche gli strumenti di call center gratuiti possono scalare con la tua azienda. Se e quando avrai bisogno di aggiungere altri agenti, numeri di telefono o funzionalitร , potrai aggiornare la tua soluzione con un piano a pagamento.
Le migliori pratiche per il software dei call centerย
Non fraintendermi: per ottenere il massimo da un software di registrazione di call center per helpdesk non basta scegliere quello giusto. Ci sono altre cose da fare per ottenere il massimo dallo strumento, che si tratti di un software per call center a pagamento o gratuito.ย
- Sfruttare lโintegrazione del software. Non รจ un segreto che i call center utilizzino strumenti integrati basati su cloud per gestire e sincronizzare i dati dei clienti. Infatti, affidarsi a sistemi integrati elimina la possibilitร di perdere informazioni importanti o di commettere errori quando si inseriscono manualmente i dati in diversi sistemi contemporaneamente.ย
- Prendi in considerazione la preparazione di script per call center. Gli script pertinenti possono aiutare i vostri agenti a diventare piรน sicuri al telefono, soprattutto se hanno appena iniziato a lavorare in un call center. Assicurati di aggiornare i tuoi script di tanto in tanto, per restare al passo con i tempi e per mantenere le cose fresche.ย
- Stabilisci degli obiettivi specifici per gli agenti del tuo call center. Con il giusto sistema di call center, puoi monitorare facilmente le prestazioni dei tuoi agenti. La definizione di obiettivi per tutti non solo puรฒ rafforzare lo spirito del team, ma puรฒ anche incoraggiare gli agenti a ritenersi reciprocamente responsabili dei loro risultati.
- Cerca di ridurre i tempi di attesa. Al giorno dโoggi, i clienti tendono a essere impazienti e non sono disposti ad aspettare per ricevere assistenza quando contattano gli agenti dellโassistenza clienti. Assicurati di avere un numero sufficiente di membri del team per coprire la domanda dei clienti.ย
- Sfrutta i dati dei clienti. Offri dei saluti personalizzati e unโassistenza rapida ti dร la possibilitร di conquistare il cuore di un chiamante. Il software per call center puรฒ facilmente fornirti informazioni rilevanti sui tuoi interlocutori, soprattutto se hanno giร avuto a che fare con la tua azienda.ย
Software per call center gratuito o a pagamento โ qual รจ la scelta migliore?
Quando stai decidendo se investire in sistemi di chiamata automatica a pagamento o gratuiti, devi prendere in considerazione le tue attuali esigenze aziendali, i piani per il futuro e tutte le opzioni disponibili.
Poniti le seguenti domande:
- Come gestisci le chiamate al momento?
- Vuoi creare un call center nuovo di zecca o passare a un altro fornitore di software per contact center?
- Quanti clienti gestisci?
- Cosa ti aspetti dal cruscotto del software per call center?
Hai intenzione di gestire un grande servizio di chiamate a freddo?
- Quanti agenti del call center hai?ย
- Quanti numeri di telefono vuoi utilizzare?
Quali sono le funzionalitร del call center che ti interessano di piรน?
Quali metriche del call center vuoi monitorare?
Rispondendo a queste domande, potrai ottenere una buona comprensione delle tue esigenze e fare un passo avanti verso la scelta giusta per la tua azienda.ย
Non preoccuparti se non puoi ancora permetterti il software per call center piรน quotato. Non cโรจ nulla di male a scegliere prima un software per call center gratuito. Esistono molti fornitori di servizi affidabili. In effetti, molte aziende optano per soluzioni gratuite, soprattutto se sono agli inizi o se non hanno il budget per soluzioni avanzate. Lโuso di un software di registrazione delle chiamate gratuito per un helpdesk รจ un buon modo per mettere alla prova un particolare strumento per call center e vedere se รจ adatto alla tua azienda. Dopotutto, si puรฒ aggiornare in qualsiasi momento se le esigenze aziendali cambiano.ย
In breve, ti consigliamo di riflettere sulle tue esigenze, di restringere il campo di scelta e di testare almeno un paio di strumenti gratuiti per call center per capire cosa funziona meglio per la tua azienda. Una volta fatto tutto questo, sarai in grado di decidere se investire in una versione a pagamento o se rimanere sugli strumenti gratuiti, come LiveAgent.
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