Software gratuito per call center

Che cosa è e come può trarne vantaggio la tua azienda?

Molti clienti preferiscono ancora chiamare i rappresentanti del supporto clienti quando hanno bisogno di risolvere i loro problemi rapidamente. Quindi, se vuoi fornire un servizio clienti eccellente ai tuoi clienti, costruire un call center virtuale è un ottimo modo per iniziare.

Configurare e gestire il tuo hub di contatti è più facile di quanto pensi. Hai solo bisogno di ricevere aiuto da alcuni degli strumenti di call center più apprezzati sul mercato. L’utilizzo dei migliori software per call center può aiutarti a semplificare le tue operazioni e ad eliminare definitivamente il caos dalle attività di supporto telefonico. Un software gratuito di registrazione delle chiamate per il tuo help desk potrebbe essere leggermente più difficile da trovare. Tuttavia, ne vale sicuramente la pena se riesci a trovarne uno adatto alle tue esigenze aziendali.

Ora, diamo un’occhiata al motivo per cui è importante utilizzare il software del call center. Inoltre, come sfruttarlo al meglio, indipendentemente dalla scelta di un sistema di chiamata automatizzato a pagamento o gratuito.

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Software per call center – che cosa è?

In passato, solo le grandi aziende potevano permettersi di avere i propri call center. Tuttavia, con l’avvento delle soluzioni basate su cloud e dei sistemi di chiamata automatizzati, non è più così. Grazie al software di chiamata, ora puoi configurare il tuo call center virtuale. Nessuna installazione complicata, hardware o necessità di spazio di archiviazione locale. Com’è possibile?

In sostanza, il software per call center è una soluzione dedicata che consente agli agenti di effettuare e ricevere chiamate, nonché di accedere alle informazioni necessarie. Come la cronologia del chiamante per migliorare l’esperienza complessiva del cliente. In genere è uno strumento basato su cloud che si integra con i telefoni esistenti e altre applicazioni (CRM, ticketing). Questi sono fondamentali per le operazioni quotidiane delle aziende.

L’utilizzo più comune dei sistemi di call center riguarda il supporto. Tuttavia, non è l’unico motivo che può spingerti ad implementare tali soluzioni. Se i tuoi agenti gestiscono molte conversazioni telefoniche, hanno bisogno di un sistema potente per assisterli. È qui che torna utile un software per call center di alto livello. Consente al tuo team di organizzare e gestire tutti gli aspetti delle interazioni telefoniche in entrata e in uscita.

Utilizzando questo tipo di software, i tuoi agenti possono memorizzare dettagli importanti, informazioni di contatto e cronologia dei clienti in un unico posto, nonché fare un buon uso dei dati disponibili. Apprenderemo i vantaggi dell’utilizzo di questo tipo di soluzione in seguito, ma per ora concentriamoci su come funziona un software per call center.

Come funziona il software del call center?

Come già accennato, il software per call center gratuito o a pagamento, è una parte importante di qualsiasi hub di contatto. In molti casi, fornisce semplicemente un’integrazione con un provider VoIP: una potente soluzione che utilizza Internet (invece di una connessione di rete fissa) per effettuare e ricevere chiamate.

Quindi, affinché un sistema VoIP funzioni correttamente, deve essere in grado di sfruttare un centralino privato virtuale (PBX). Funziona come stazione di commutazione per sistemi telefonici e consente di instradare le chiamate tra utenti o all’esterno dell’organizzazione. In breve, i fornitori di software possono facilmente configurarlo, pagando una tariffa mensile.

All’inizio potrebbe non sembrare così, ma un software come questo è essenziale se si dispone di un ampio team di assistenza clienti e si gestiscono molte chiamate su base giornaliera. Pertanto, dovresti esaminare con precisione quali servizi e funzionalità sono inclusi nel sistema di call center che stai prendendo in considerazione, soprattutto se stai optando per un software gratuito per le chiamate automatiche.

Nella maggior parte dei casi, quando si implementa uno strumento di call center, è sufficiente scegliere un provider VoIP, connettere i dispositivi degli agenti e iniziare a rispondere alle chiamate. E ‘così semplice.

Tuttavia, devi ancora scegliere tra un semplice strumento di call center che può essere integrato con altre soluzioni o una soluzione di supporto omnicanale che ha una funzionalità di call center. Per capire la differenza, diamo un’occhiata ad alcuni vari tipi di software per le chiamate, sia gratuiti che a pagamento.

Tipi di soluzioni per call center

Non dovrebbe sorprendere che sul mercato siano disponibili diversi tipi di soluzioni di call center.

Innanzitutto, dobbiamo riconoscere la differenza tra call center in sede e sistemi virtuali. Come suggerisce il nome, tutto in un call center in sede si trova “in sede”: software, hardware, server e persino il team di assistenza clienti. I call center virtuali, d’altra parte, sfruttano VoIP e soluzioni basate su cloud per consentirti di gestire il tuo call center letteralmente da qualsiasi parte del mondo.

Al giorno d’oggi, i call center sono spesso classificati come:

• Call center in entrata progettati per ricevere chiamate in arrivo.
• Call center in uscita focalizzati sulle chiamate in uscita. Di solito, gli agenti lavorano con un elenco di contatti di clienti esistenti e/o potenziali che chiamano.
• Contact center multicanale che coprono più canali. Tali centri utilizzano ancora le telefonate come uno dei loro canali di comunicazione, che fanno parte di una più ampia suite di strumenti di comunicazione.
• I contact center omnicanale portano il supporto multicanale a un livello superiore. Offrono una strategia di servizio clienti unificata su tutti i canali, solitamente grazie a un unico strumento in grado di riunire tutte le comunicazioni sotto lo stesso tetto.

Infine, c’è anche una distinzione tra software per chiamate a pagamento e gratuiti.

Call center gratuiti vs a pagamento: le differenze

Non tutti gli strumenti del call center hanno le stesse caratteristiche. Inoltre, i fornitori di software hanno anche diverse opzioni di prezzo, inclusi piani software gratuiti per call center, a seconda delle esigenze. È importante rendersi conto che soluzioni diverse hanno caratteristiche e limitazioni diverse e che spetta a te scegliere il miglior software di chiamata per le tue esigenze. Per fare una scelta ponderata, potresti voler cercare prima tutte le opzioni disponibili.

Con i sistemi di call center gratuiti, puoi ancora comporre e rispondere facilmente a tutte le tue chiamate, comprese le chiamate interne tra agenti.

Le caratteristiche aggiuntive come la registrazione delle chiamate e l’instradamento varieranno, o saranno soggette a certe limitazioni. Per esempio, un software gratuito di registrazione delle chiamate per il tuo helpdesk può aiutarti a memorizzare informazioni sui tuoi chiamanti. Tuttavia, ci può essere una cronologia di ricerca dei ticket limitata o un numero limitato di numeri di telefono che puoi utilizzare all’interno del software. Se sei interessato a utilizzare funzioni più avanzate o a non avere limiti, allora dovresti invece guardare ai piani a pagamento.

A differenza del software gratuito per le chiamate automatiche, i sistemi a pagamento sono più adatti per le aziende più grandi che gestiscono molte chiamate e si sforzano di offrire un’assistenza clienti eccezionale sia al telefono che su altri canali. C’è una varietà di soluzioni tra cui scegliere e non sono necessariamente tutte particolarmente costose. Considera semplicemente tutte le tue esigenze, prova almeno alcuni strumenti diversi con periodi di prova gratuiti e prendi in considerazione tutti i pro e i contro che puoi identificare.

Vantaggi dell’utilizzo di strumenti di call center gratuiti

Non preoccuparti se il tuo budget non copre i costi di utilizzo del miglior software per call center. I migliori strumenti per call center sono disponibili in diverse forme e dimensioni. Puoi fare molto anche con un software gratuito di registrazione delle chiamate per l’helpdesk. Quindi quali sono i vantaggi dell’utilizzo del software gratuito per call center?

Produttività migliorata

I tuoi agenti possono assistere i chiamanti in modo più accurato ed efficace se possono rispondere alle chiamate e avere accesso ai dati importanti dei clienti in un unico posto.

Più trasparenza

Quando si chiama un’azienda, molti clienti si aspettano che gli agenti sappiano chi sono e come si sono precedentemente impegnati con il team di supporto. Un software di registrazione delle chiamate per l’helpdesk può rendere più semplice per l’intero team il controllo dei dati storici con pochi clic.

Maggiore soddisfazione del cliente

In sostanza, più i tuoi agenti conoscono ogni chiamante, meglio possono assisterli. Questo aiuta a costruire relazioni e lealtà, che miglioreranno le entrate a lungo termine.

Una varietà di potenti funzionalità a tua disposizione

Anche se il software gratuito per call center presenta alcune limitazioni, ci sono ancora molte funzionalità che puoi sfruttare. Come la registrazione delle chiamate per scopi di formazione e legali.

Costi ridotti

Parliamone. Quando si tratta di sistemi di call center gratuiti, il costo (o la sua mancanza) è uno dei maggiori vantaggi. La possibilità di mantenere il call center ben organizzato e di accedere a tutte le funzionalità del sistema a costo zero è sicuramente un vantaggio.

Facile implementazione

Puoi configurare un software di chiamata gratuito in pochi clic e iniziare a ricevere chiamate quasi istantaneamente.

Lavoro a distanza

Con le soluzioni di call center virtuali, i tuoi agenti possono essere localizzati ovunque. Finché tutti sono connessi a Internet, il tuo team può facilmente rispondere ed effettuare chiamate da qualsiasi dispositivo e da qualsiasi luogo.

Scalabilità

Anche gli strumenti gratuiti del call center possono adattarsi alla tua attività. Se e quando è necessario aggiungere più agenti, numeri di telefono o funzionalità, è possibile aggiornare la soluzione a un piano a pagamento.

Best practice per il software per call center

Non commettere errori: ottenere il massimo da un software di registrazione del call center per l’helpdesk non si riduce solo a scegliere quello giusto. Ci sono altre cose che puoi fare per ottenere il massimo dallo strumento, indipendentemente dal software per call center a pagamento o gratuito.

• Approfitta dell’integrazione del software. Non è un segreto che i call center utilizzino strumenti integrati basati su cloud per gestire e sincronizzare i dati dei clienti. Affidarsi a sistemi integrati infatti elimina la possibilità di perdere informazioni importanti o di commettere errori quando si inseriscono manualmente i dati in più sistemi contemporaneamente.
• Considera l’idea di preparare gli script del call center. Questi infatti possono aiutare i tuoi agenti a diventare più sicuri al telefono, soprattutto se stanno appena iniziando a lavorare in un call center. Assicurati di aggiornare i tuoi script di tanto in tanto, per rimanere aggiornati e per rimanere “sul pezzo”.
• Stabilisci obiettivi specifici per gli agenti del tuo call center. Con il giusto sistema di call center, puoi facilmente monitorare le prestazioni dei tuoi agenti. Stabilire obiettivi per tutti non solo può aumentare lo spirito di squadra, ma può anche incoraggiare gli agenti a ritenersi reciprocamente responsabili dei loro risultati.
• Sforzati di ridurre i tempi di attesa. Al giorno d’oggi, i clienti tendono ad essere impazienti e riluttanti ad aspettare l’assistenza quando contattano gli agenti dell’assistenza clienti. Assicurati di avere un numero sufficiente di membri del team per soddisfare la domanda dei clienti.
• Sfrutta i dati dei clienti. Fornire saluti personalizzati e assistenza rapida ti dà la possibilità di conquistare il cuore di chi chiama. Il software del call center può fornire facilmente informazioni rilevanti sui chiamanti, soprattutto se hanno già collaborato con la tua azienda.

Software per call center gratuito o a pagamento: qual è la scelta migliore?

Quando decidi se investire in sistemi di chiamata automatica a pagamento o gratuiti, dovresti tenere in considerazione le tue attuali esigenze aziendali, i piani per il futuro e tutte le opzioni disponibili.

Ponetevi le seguenti domande:

• Come stai gestendo le chiamate in questo momento?
• Desideri creare un nuovo call center o passare a un altro fornitore di software per call center?
• Quanti clienti gestisci?
• Cosa ti aspetti dalla dashboard del software del call center?
• Quanti agenti di call center hai?
• Quanti numeri di telefono vuoi usare?
• Quali funzionalità del call center ti interessano di più?
• Quali metriche del call center desideri monitorare?

Rispondendo a queste domande, acquisirai una buona comprensione delle tue esigenze e farai un passo avanti verso la scelta giusta per la tua attività.

Non preoccuparti se non puoi ancora permetterti il ​​miglior software per call center. Non c’è nulla di male nello scegliere prima il software gratuito per call center. Ci sono molti fornitori di servizi affidabili là fuori. È un dato di fatto: molte aziende optano per soluzioni gratuite, soprattutto se sono agli inizi o semplicemente non hanno il budget per soluzioni avanzate. Utilizzare un software gratuito di registrazione delle chiamate per un helpdesk è un buon modo per mettere alla prova un particolare strumento di call center per vedere se è adatto alla tua attività. Dopotutto, puoi eseguire l’aggiornamento in qualsiasi momento se la tua azienda ha bisogno di cambiare.

In breve, ti consigliamo di pensare alle tue esigenze, restringere le tue scelte e testare almeno alcuni strumenti gratuiti del call center per vedere cosa funziona meglio per la tua attività. Una volta fatto tutto questo, dovresti essere in grado di decidere di più se investire in una versione a pagamento o attenersi agli strumenti gratuiti, come LiveAgent.

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