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Best practice per l’help desk

Ogni giorno un numero enorme di aziende, grandi e piccole, in quasi tutti i settori si affidano al software dell’help desk per tenere traccia e risolvere i problemi dei clienti. Il modo in cui l’help desk viene implementato e gestito determina in ultima analisi se un’organizzazione è in grado di:

Di seguito sono riportate le best practice dell’help desk IT che miglioreranno le prestazioni e la qualità complessiva del supporto/servizio clienti.

15 Best practice per il software dell’help desk

1. Utilizzare il giusto software di help desk

Il primo passo è selezionare il giusto software di help desk in base ai parametri richiesti. Questo per garantire che lo strumento apporti valore alla tua attività.

Alcuni fattori critici da considerare:

  • Tipo di help desk
  • Il set di funzionalità e le personalizzazioni disponibili
  • Opzioni di automazione
  • Sicurezza
  • Facilità di implementazione e utilizzo
  • Integrazioni di canale
  • Funzionalità self-service
  • Prezzi convenienti che si adattano al tuo budget
  • Scalabilità del software
  • Assistenza clienti reattiva

2. Abilitare un unico punto di contatto

Secondo l’indagine 2018 sulle aspettative del servizio clienti di Gladly; L’87% dei consumatori si sente frustrato quando deve ripetersi più volte a diversi agenti sullo stesso problema. Assicurati che il tuo help desk sia l’unico punto di contatto (SPOC). Aiuta a ridurre la confusione tra gli utenti finali, conferisce coerenza al processo di supporto e fornisce tempi di risposta più rapidi.

3. Automatizza i processi di help desk

Con un potente sistema di help desk, puoi automatizzare una serie di processi e flussi di lavoro. La chiave è automatizzare il maggior numero possibile di attività di basso valore. Pertanto, consenti agli agenti dell’assistenza di concentrarsi su questioni più importanti. Ad esempio, la distribuzione automatizzata dei ticket garantisce che i ticket vengano instradati agli agenti giusti. Ciò si traduce in una risoluzione più rapida e in una maggiore soddisfazione del cliente.

4. Incorporare accordi sul livello di servizio (SLA)

Gli accordi sul livello di servizio (SLA) sono essenziali per la gestione delle prestazioni dello strumento di help desk. Questi infatti assicurano che le richieste dei clienti siano gestite in modo tempestivo. La risoluzione dei ticket con gli SLA consente di impostare obiettivi di prestazioni specifici per gli agenti dell’assistenza. Come? Ad esempio, definendo il tempo di risposta, aiutando così il tuo team a rimanere responsabile.

5. Creare gruppi di help desk dedicati

I gruppi di help desk dedicati sono team segmentati di agenti dell’assistenza specializzati in un prodotto o servizio specifico. Sono i rappresentanti più attrezzati e qualificati per risolvere i casi di supporto relativi a prodotti/servizi in modo rapido ed efficiente. Il loro utilizzo garantisce che i clienti ricevano sempre un supporto rapido e competente.

6. Implementare un’architettura multilivello

La suddivisione dell’assistenza clienti su più piani (livelli) è tra le best practice di help desk più efficienti per i reparti di supporto IT. La struttura potrebbe includere 3 livelli di supporto. Il livello 1 si occupa di problemi comuni, mentre i problemi di livello superiore (più complessi) vengono inoltrati al livello 2 e possibilmente agli agenti di supporto di livello 3, se necessario.

7. Utilizza risposte predefinite

Le risposte predefinite, o macro, sono risposte predeterminate a domande comuni che consentono agli agenti dell’assistenza di rispondere rapidamente ai problemi dei clienti. La creazione di un ampio catalogo di messaggi predefiniti può aumentare l’efficienza degli agenti. Pertanto, consentirà loro di accelerare le loro risposte, risparmiando anche il fastidio per gli agenti di redigere le stesse risposte più e più volte.

8. Garantire una capacità sufficiente dei dipendenti

Se gestisci un’attività internazionale, assicurati che il tuo help desk abbia capacità sufficienti per supportare i tuoi clienti globali. Significa avere un numero sufficiente di agenti dell’help desk per supportare efficacemente i volumi di ticket senza essere sovraccaricati, nonché la capacità di rispondere tempestivamente ai clienti in diversi fusi orari in tutto il mondo o durante le ore di riposo e le vacanze.

9. Offrire un portale self-service per i clienti

Il sondaggio di Microsoft ha rilevato che il 90% dei consumatori globali si aspetta che i brand offrano un portale online per il self-service. L’abilitazione di un portale self-service per i clienti, una funzionalità offerta dalla maggior parte dei sistemi di help desk, consente agli utenti finali di inviare i propri ticket. In effetti, questo consente loro di risolvere i problemi da soli. Inoltre, aiuta a ridurre il carico di lavoro degli agenti consentendo loro di concentrarsi su attività più critiche.

10. Creare un’ampia base di conoscenze e FAQ

L’indagine di Gladly ha rivelato che più della metà dei consumatori che hanno utilizzato le FAQ (51%) ha valutato la propria esperienza ad un livello basso perché le risposte erano:

  • Troppo generiche
  • Mancanza di dettagli
  • Mal organizzate

Quando si creano articoli della base di conoscenza e domande frequenti, assicurarsi di fornire informazioni accurate, complete, ben strutturate e organizzate in modo logico.

11. Sfrutta le analisi dell’help desk

Assicurati di monitorare le tue prestazioni attraverso le metriche chiave dell’help desk.

Metriche degne dell’help desk da monitorare:

  • Tassi di risoluzione dei ticket
  • Tempo risoluzione ticket
  • Tempo medio di presa in carico/risposta del ticket
  • Percentuali di risoluzione del primo contatto

I rapporti dettagliati ti forniranno una visione completa delle metriche dell’help desk (KPI) consentendoti di identificare i punti deboli nei tuoi processi. Pertanto, essere in grado di misurare gli sforzi del tuo team di help desk per apportare miglioramenti dove necessario.

12. Configurare integrazioni di terze parti

Se utilizzi una soluzione software di help desk che supporta l’integrazione con plugin e applicazioni di terze parti, puoi espandere le capacità del tuo strumento di help desk e ridimensionarlo in un sistema più grande e avanzato. Per massimizzare il valore del tuo help desk, la best practice è impostare le integrazioni disponibili offerte dal tuo fornitore di help desk.

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13. Fornire formazione ai dipendenti dell’help desk

Il successo del servizio di help desk dipende in gran parte dalla competenza e dalle capacità degli agenti che utilizzano lo strumento. Fornire un’ampia formazione all’help desk per tutti i rappresentanti dell’assistenza per garantire che siano in grado di utilizzare l’help desk con la massima efficienza. L’apprendimento di tutti gli aspetti di una comunicazione efficace e delle competenze trasversali del servizio clienti dovrebbe anche essere parte integrante di qualsiasi formazione all’help desk.

14. Eseguire regolarmente sondaggi sulla soddisfazione dei clienti

La raccolta del feedback degli utenti finali è di fondamentale importanza per migliorare il processo di assistenza clienti e aumentare la soddisfazione del cliente. Segui regolarmente i ticket risolti con un sondaggio o un modulo di feedback per raccogliere informazioni preziose. In questo modo, puoi comprendere i punti deboli del tuo supporto clienti e scoprire come si sta effettivamente comportando il tuo help desk.

15. Prenditi cura del tuo team di help desk

Gli agenti dell’help desk sono i dipendenti in prima linea e molto spesso sono il primo e l’unico punto di contatto per i clienti. Trattarli nel modo giusto è fondamentale per garantire che forniscano un ottimo servizio e un’esperienza di help desk soddisfacente per i tuoi clienti in modo coerente. Ciò include tenerli impegnati e motivati, utilizzare obiettivi di prestazione realistici, fornire un sistema di ricompensa, prendere sul serio il loro feedback e adottare misure per prevenire il burnout.

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